近年来，在国家档案局和山东省档案馆的精心指导下，在威海市委、市政府的大力支持下，威海市档案馆以“大档案、大文化、大开放、多功能、现代化、信息化”为理念，充分利用智慧城市建设成果，建设了一座集档案收藏、展览教育、社会课堂、咨询利用、学术交流等多功能于一体的公共文化服务场所和信息化综合服务中心，在忠实履行“为党管档、为国守史、为民服务”职责的同时，积极探索推进“全市档案一体化管理和建设”的数字发展之路，2021年4月顺利通过国家档案局组织的专家测试，6月正式获批“全国示范数字档案馆”。

一、综合规划，实体与数字档案馆同步建设

威海市档案馆新馆的建设宗旨为“争创国内一流档案馆，达标全国示范数字档案馆”，以打造多元化的馆藏体系、网络化的信息传输体系和社会化的公共服务体系为目标，立足“三区分离”（档案保管区、开发服务区、办公区），建成“三个基地、三个中心”（即重要档案集中保管基地、爱国主义教育基地、教育科研资源基地、档案信息利用服务中心、现行文件利用服务中心、政府信息查询服务中心），全面履行安全保管、开发利用、社会教育、政务公开的基本职责。同时，积极探索基于物联网、云计算等新技术在档案建设中的应用，建设一座档案资源智能管理多元化、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型可综合管理的数字档案馆，达到“互联网 档案馆”综合硬件、软件系统，通过实物档案与数字档案一体化管理以及馆库安全保障体系的大集成，实现档案馆自动感应、感知、互联、共享等目标。

2019年8月，威海市档案馆完成搬迁并正式对外办公，随着新馆的启用，数字档案馆建设在档案“收、管、存、用”全流程都有了质的提升。新馆总建筑面积31090平方米，其中档案保管区共有16个库房，为馆藏文书、照片、音像、实物等各类档案提供了科学、规范、智能的保管场所；整理加工区包括数字化加工间、录播室等功能用房，为档案数字化加工规范化管理提供了安全保障；查阅服务区设置查档中转区、档案阅览区、控制档案查阅区等，可以提供更加高效、便捷、优质的档案查阅利用服务；辅助功能区包括中心机房、总控制室等设施设备用房，为数字档案馆建设提供了基础设施保障。实体与数字档案馆同步设计和建设，节省了人力和资金的投入，也为“全国示范数字档案馆”的成功创建打下坚实基础。

二、共建共享，推进全市档案一体化管理

威海市档案馆依托安全可靠的基础应用环境，提出“区域化、多元化、一体化”的全域档案一体化管理服务机制，打破了区域及部门间条块分割，整合了全市各级档案馆（室）数字档案资源，建设了覆盖市、区（市）、镇（街道）三级联网的“威海档案信息一体化管理平台”。利用在“三网”中部署的全方位、立体化的数字档案管理系统，实现了档案在线移交接收、线上查阅利用、区域内档案馆际共享、智慧档案管理等多元化功能，全面提升全市档案管理和服务水平。

提出“多租户”云档案室管理平台。在政务云规划、部署、实施“多租户”状态下的云档案室管理系统，根据档案数据分离存储的原则，实现多个租户之间共享系统的实例，同时也能实现多租户的系统实例个性化定制。通过使用“多租户”技术保证了系统共性的部分被共享，个性的部分被单独隔离，确保了应用系统最大限度的利用，节省了系统运维成本。

基于云中心的档案安全保管及长期可用管理。加强对电子文件背景信息的采集归档，实现电子文件形成、流转、版式固化、归档、档案室保管、移交进馆与档案馆保管的一体化管理，从源头上规范电子文档管理，解决元数据采集、电子文件保真等问题。探索部门业务档案数据库“以库管库”模式，明确各部门重要业务档案数据库管理范围和模式，将具有长久保存价值业务档案数据库列入进馆范围。通过采用基于分布式计算的异地备份建设，依托省、市云中心进行脱机异地备份，确保电子文件的安全。

实现全市档案信息资源馆际共享。威海市档案馆以“整合资源、集约共享、综合服务”为前提，将“智慧查档”服务与人民群众查档需求相结合，创新探索档案信息资源共享和服务新方式，共建共享覆盖全市各级综合档案馆的“威海市域档案信息馆际共享平台”，研究制定了全市统一的档案资源共享利用规范，签署了馆际档案查阅利用的合作协议，采用数据封装、数据加密、电子签章、口令保护等技术，实现了开放档案线上查阅、控制使用档案的远程服务利用、电子档案签章的调用等功能，达到了“馆际互通、跨馆查档，异地出证”的目标，实现了全市档案资源共享服务利用。

三、科技引领，创新档案安全管理新模式

威海市档案馆基于物联网技术，围绕档案安全管理需求，通过对智能存储装具系统、档案库房防护系统、馆内综合安防系统、周界入侵报警系统等子系统深度设计开发，创造性的建设覆盖智能存储装具、库房区域、机房环控、档案馆内部、档案馆围界的由内到外的四层立体防护体系，并通过系统融合集成，建设档案安全智慧防护一体化管理平台，实现了数字档案馆系统对机房、档案及楼宇的综合管理，具有集中监视、分散控制、系统联动、优化运行等优点，通过“人防、技防、物防”三位一体的安全管理体系，实现了主机房与档案存储环境自动化控制，全面保障档案信息、实体安全、馆舍重点区域全方位无死角的安全管理。

实现基于物联网技术的档案智慧化管理。物联网射频技术的应用，使得档案信息的采集更加便捷，档案的录入检索、借阅管理、统计年报、档案修复、编研管理、工作量统计、档案出入库、档案整理等信息随用随取，档案的识别、定位、跟踪、监控和管理能够可视化、智能化操作，实现了对档案的全生命周期管理。通过数据挖掘技术可以实现档案借阅次数、借阅类型、借阅人群、出入库信息、保存状态等数据的分析研究和挖掘利用，提升了档案的科学管理水平，也为政府决策服务提供强有力的档案数据支持。

四、开拓创新，深化自主可控环境研究

信息化时代的到来，使得档案部门信息化安全问题显得尤为重要，自主可控研究是档案事业可持续发展的保障。威海市档案馆始终秉承自主可控的发展理念，从新馆建设初期就开始规划和设计《威海市数字档案馆自主可控整体解决方案》，通过推进数字档案馆建设，探索建立自主可控的信息系统，以保障数字档案信息资源的可靠可信和长期可用。

在项目方案设计和建设招标时，明确使用自主可控的电子档案管理系统，采购国产化的存储、备份、安全设备及系统软件，数字档案馆具备较高程度的自主可控能力。在数字档案馆建设过程中，积极研究基于开放档案信息系统（OAIS）模型的自主可控电子档案管理系统，采用SOA体系架构、J2EE核心技术、XML数据交换、WebService接口等技术路线，探索能够满足档案数字资源长久保存的需要。系统研发过程严把质量关、安全关，确保全部系统功能兼容自主可控环境，应用系统功能按照国标进行统一设计和开发，并结合威海工作实际进行个性化设计，逐步形成了一套具有威海特色的电子档案管理系统。经过威海档案人多年的实践和不懈的探索，威海市档案信息一体化管理平台完美兼容国产主流服务器及终端，成功适配自主可控操作系统、数据库、中间件、浏览器、文字处理软件等各类应用，具有可靠性、安全性、准确性、容错性、兼容性、互通性等特点。

五、科学规划，扎实推进数字档案馆创建

数字档案馆建设是一项系统工程，威海市档案馆通过赴先进地市调研学习，明确数字档案馆建设的目标任务，科学制订“全国示范数字档案馆”创建计划，对照国家档案局《数字档案馆系统测试办法》，成立了创建工作领导小组，制定了详细的工作方案，逐一查找问题和不足，有的放矢加以整改，对基础设施进行补充，对系统功能进行优化，对数字化比例开展详细计算，对保障制度和体系进行完善，将不足之处逐一进行改进，信息化管理和服务水平不断提升。

优化和完善系统功能。在创建过程中，威海市档案馆数次召开数字档案馆系统测试工作协调会，进行创建工作动员和部署，通过不断解读和细化系统测试技术指标，引导各业务科室工作人员积极参与设计和使用数字档案馆系统，并对实际使用中出现的系统功能问题，开展针对性的优化和完善，为数字档案馆的成功创建提供了保障。

提升数字档案资源质量。申请专项资金用于馆藏档案“存量数字化”，同时，启动档案数据核查，在核查工作中坚持质量控制、全面检查，对照《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《电子档案移交接受办法》等国家标准，反复校对馆藏数字档案，杜绝著录不准确、不规范和数字化加工质量缺陷等问题，馆藏数字档案质量得到全面提升。

推进电子档案在线接收。积极与大数据中心进行协作，完成档案业务系统接口与全市OA办公系统的无缝对接，通过使用数字签名和电子印章技术，实现原生电子文件从形成到办理、从办结到归档的全流转管理闭环，实现“增量电子化”的目标。同时，积极沟通人力资源和社会保障、不动产、行政审批等部门，开展“一网通办”电子文件在线归档模式研究，为下一步实现政务服务类电子档案在线归档打下基础。

威海市档案馆在数字档案馆建设中，采取同步规划、共建共享、资源整合、综合服务的模式，以构建一体化的档案管理体系、网络化的信息采集体系、智慧化的安全管理体系、多元化的数据资源体系、社会化的服务利用体系为目标，将全市各区域、各部门形成的档案信息进行集中统一管理，共建共享全域档案信息共享服务平台，对接山东省档案查阅利用平台，建成了一座集记忆、思考、传输功能为一体的记录城市发展的数字档案馆，为“精致城市·幸福威海”建设贡献了档案力量。