2020年11月13日，山东省济南市平阴县档案馆顺利通过国家级数字档案馆系统测试，成为全省第一家档案馆新馆和数字馆同时建成的档案馆。双馆的同时建成，平阴档案实现了新的跨越。

一、双馆同建，确立创建思路

随着国家档案局《数字档案馆建设指南》的出台，2017年，平阴县档案馆印发《平阴县数字档案馆发展规划》，开启了数字档案馆创建工作。同年，县档案馆迎来了历史新机遇，档案馆新馆建设工程开始立项。恰逢两大历史机遇，县档案馆率先确立了双馆同建的建设理念。要求工程设计方要按照《国家档案局办公室关于印发〈数字档案馆系统测试办法〉的通知》（档办发〔2014〕6号）要求，把所需要的软硬件设施统筹设计；在对新馆智能化项目招标时，明确提出，中标方应严格按照国家数字档案馆的测试标准实施智能化建设，新馆建成之日必须是国家级数字档案馆验收之日，并写入招标合同。数字档案馆的运行紧紧依靠实体档案馆的设施功能，实现全流程管理，新馆建设与数字档案馆建设同步立项，实现了相互融合、相互促进，效能提升。

二、“一加强两创新三优化”，创建工作有序推进

整个创建过程实现了“一加强两创新三优化”，即组织领导加强，管理模式创新、服务方式创新，系统功能优化、数据质量优化、业务流程优化。

（一）加强组织领导

平阴县档案馆高度重视双馆同建工作，成立由馆长担任组长，副馆长担任副组长，科室负责人担任成员的领导小组，同时组织全体干部职工参与进来。根据《数字档案馆建设指南》，将99项任务指标进行细致分工，夯实责任，多次召开专题会议研究创建工作，对出现的问题进行汇总、并积极寻找解决途径。采取月调度、周汇报、日总结，稳步推进创建工作有序开展。

（二）创新管理模式

平阴县档案馆依托新馆建设，建成了符合《电子信息系统机房设计规范》GB50174-2008规定的B级要求的计算机机房，配备UPS、双路供电等设施，保障了机房设备用电安全。同时配备了门禁、视频监控、精密空调、七氟丙烷、漏水检测和温湿度监控系统，全方位对机房环境进行监控和防护。购置了多台服务器、备份一体机等设备，为确保系统运行的稳定性，平阴县档案馆购置安装正版操作系统、数据库等软件，配备防火墙、网络安全审计系统、入侵防御系统、漏洞扫描等系统，保证档案信息的安全。布设了布局合理、安全可靠可扩展的局域网、政务网、因特网三网隔离平台，建成了档案资源管理系统、电子阅览室、涉密档案管理系统、馆室一体化平台、“掌上档案”手机APP等5套系统，建成了“三网四库”的管理模式，实现数字档案全流程管理。

（三）创新服务方式

平阴县档案馆始终坚持以人民为中心，以民生需求为导向、以信息共享为抓手，创新服务举措，提升服务效能。县档案馆依托局域网，建立起查档服务的主阵地，县档案馆在局域网上布设了“档案资源管理系统”，可实现全部馆藏档案的管理查阅等功能。同时在政务网、互联网上布设“馆室一体化平台”“掌上档案”手机APP软件，将服务半径进行延伸，使政务网用户、互联网用户也可享受到平阴县档案馆的档案服务。积极接入“山东省档案目录中心”“济南市民生档案共享服务平台”，并在全市率先将“济南市民生档案共享服务平台”拓展至街镇、重点民生部门等单位，打通了服务民生的最后一公里，实现了省、市、县、街镇（部门）四级联动，使“一馆查档、多馆联动、就地查询、跨馆出证”成为现实。组织县、镇服务窗口开展了首问责任制、来函查阅、延时服务、预约服务、上门送档、绿色通道等服务项目，通过多种形式搭建档案馆与市民的服务连心桥。平阴县档案馆始终秉持“存史、资政、育人”的理念，深入挖掘馆藏资源，主动服务社会，加强档案展陈，举办了“馆藏珍品”“我的家乡——老照片展”“最美档案人”等各类展览，同时组织多次档案馆开放日活动，使群众走进档案、了解档案，获得了群众的一致好评。

（四）优化系统功能

系统功能作为数字化档案馆的基础，是整个创建工作的重中之重。平阴县档案馆原管理系统，功能配备较单一、模块设计不合理、使用体验不流畅。为了使系统功能能够符合《数字档案馆系统测试办法》要求并且能够满足县档案馆个性化需求，县档案馆采取“请进来、走出去”的方式对系统功能进行号脉，多次邀请省市专家来馆对系统功能进行指导、测试，同时到青岛市、淄博市、梁山县等数字档案馆建设先进地区学习参观成熟的档案管理系统。平阴县档案馆本着系统要“好用、管用、实用”的原则，明确了系统整改方向，并制定了整改方案。我们将系统的原构架全部打破，按照相关要求进行重新搭建，首先建立了“收、管、存、用”四个基本功能库，然后根据我们日常工作需求，添加相应模块，建成了包含“档案接收”“档案管理”“档案保存”“日常管理”“档案统计、鉴定”在内的十余个功能模块，在功能齐全的基础上，县档案馆根据实际工作，不断优化管理流程，去除冗余流程，使整个管理流程高效、实用、便捷。最终我们建成了“收、管、存、用”四库功能完备、边界清晰、安全度高，满足数字档案全流程管理及日常工作需求的数字档案管理系统。

（五）优化数据质量

数据是数字档案馆的核心要素。平阴县档案馆数字化加工工作启动早，由于当时缺乏相关标准，经验不足，导致大部分数据质量不高，必录项缺失、目录与原文不相符、目录采集不规范等问题普遍存在，数据的不规范为创建工作带来很大难度。为此，平阴县档案馆参照《山东省地方标准文书档案目录数据采集规范》并结合实际情况，制定了《平阴县档案馆数字档案目录数据库整理标准及要求》，确定的各类目录的必录项及项目著录细则。申请专项资金，委托第三方数字化外包公司对按照《平阴县档案馆数字档案目录数据库整理标准及要求》对全馆80余万条数据进行重新核对，确保每一条数据都是必录项齐全、录入规范、与原文相符的规范目录。通过此番核对，平阴县档案馆建成了涵盖馆藏800余万页档案、80余万条档案目录数据库文书数据库和包含30000余幅照片的照片档案库、250G的音视频档案库。连续7年接收《平阴新闻》，连续5年采集《平阴县政务信息》，建成了近3000条，1.78T的数字资源库。同时，我们积极探索原生档案接收工作，以平阴县审计局、平阴县人民法院为试点，接收其部分原生档案，馆藏数据类型不断丰富，实现了档案数据的科学化管理和信息化利用。为保证档案信息安全，平阴县档案馆对馆藏全部档案进行涉密剥离工作，将涉密档案放置在涉密档案管理系统中进行统一管理、统一利用，防止档案泄密。

（六）优化业务流程

数字档案馆的建设对系统的运维、日常的管理都提出了更高的要求。平阴县档案馆严守安全这条底线不放松，制定了符合数字档案馆运行的、满足日常需求的机房管理制度、设备管理制度、安全管理制度、人员管理制度、数字资源管理制度等多项制度，并严格落实，规范执行，确保数据安全、流程顺畅。制定《平阴县数字档案馆突发事件应急演练的通知》，对可能出现的突发情况制定应急预案、进行实地演练，确保档案安全。制定《档案数字化工作制度》，在开展数字化加工项目时，同步实施数据第三方质检项目，通过“100%自检+10%抽检”的质量验收流程，提高数字化成果质量。

三、系统与数据，创建过程中的重要组成部分

总结整个创建历程，平阴县国家级数字档案馆的成功创建得益于将系统功能完善和数据质量提升放在突出位置上。平阴县档案馆始终围绕建成“好用、管用、实用”数字档案馆的目标，一方面拉高标杆，以“工匠精神”打磨系统。系统是数字档案馆的中枢，它是否好用直接决定了数字档案馆运行的效率，因此平阴县档案馆根据《数字档案馆系统测试方法》的要求并结合实际工作的需求，对系统进行了大刀阔斧的改革，使系统能够切实服务于全县档案工作的发展。另一方面提高标准，严把数据质量。高质量数据是数字档案馆“好用、管用、实用”的基础，只有以高质量数据为依托，数字档案馆才能走上良性循环的轨道，才能使档案系统高效运转。为此平阴县档案馆对全馆80余万条数据进行重新核对，建成了涵盖800余万页档案、80余万条档案目录的文书档案数据库，数据质量得到显著提升。

四、数字赋能，双馆创建成效凸显

档案馆新馆高端大气的外观造型，精致时尚的服务大厅，智慧建设的多媒体中心、报告厅，多功能的青少年活动中心，智能管理的档案库房等设施为实现便民、利民服务提供了强力支撑。创建数字档案馆我们建成了目录录入规范、准确，原文挂接无误的文书数据库，全面升级了全文检索和跨库检索功能，检索响应时间短，准确率高。双馆的同时建成，为平阴档案创新发展奠定了基础，平阴县档案迎来了新机遇。

（一）双馆同建夯实双套制档案进馆基础

“存量数字化、增量电子化”是档案数字化的总体要求。随着数字档案馆的建成，“存量档案数字化”已取得了明显成效，而“增量档案电子化”显然成为下一步档案接收的重点甚至是难点。平阴县档案馆为进一步巩固创建成果，推动双套制档案接收工作，一方面将档案接收进馆工作纳入工作规划，发布《平阴县档案馆2021-2023年档案接收计划》，另一方面制定了《平阴县档案馆档案接收进馆标准》和《平阴县档案馆档案数字化成果接收标准》，明确了档案进馆标准，加强培训和指导，多次召开专题会议，调度档案双套制接收工作，积极推进纸质档案、数字化成果同时进馆。从数字馆创建成功到2022年10月份，已累计接收30余家单位4万余卷件纸质档案、数字化成果同时进馆，档案接收工作成效明显。

（二）双馆同建筑牢档案智能化管理根基

平阴县档案馆依托新馆系统功能，建立人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系，不断提升智能化管理水平。一是库房内设置专门的恒温恒湿机房，配置恒温恒湿机组设备，对库房内部实施无人无设备管理，实现了档案库房温湿度自动测控净化消毒。二是设置了机房建设系统、监控中心建设系统、综合布线系统，一楼设立了专门的监控中心，四楼设置了保密机房，通过监控平台，对库房实施实时监控，并及时将相关信息上传到工作人员手机上。三是建立了RFID实体档案管理系统、智能密集架系统、档案异质备份系统。通过RFID射频、异质备份、智能密集架等技术和设备，实现对档案原始资料的科学化管理和存储。

（三）为档案查阅利用提出更高要求，实现个性化定制服务

为提供更高效、全面的查档服务，平阴县档案馆建立了多个专题数据库，包括脱贫攻坚专题数据库、新冠疫情防控专题数据库等，专题数据库的建立不仅实现了档案信息资源的深度开发，还大大提高了利用者的利用效率，进一步巩固了国家数字档案馆创建成果。同时平阴县档案馆不断将档案利用的网络做大织密，将济南市民生档案服务平台延伸至县婚姻登记处，群众在婚姻登记处就可以查到档案馆的民生档案信息，使数据跑代替群众跑，打通了服务群众的最后一米。