浙江省湖州市档案馆于2018年12月通过“全国示范数字档案馆”系统测试，成为浙江省第二家通过全国示范测试的地级市档案馆。并于2021年5月，在“全国示范数字档案馆”系统应用的基础上，通过“电子文件单套归档与电子档案单套管理国家级试点”验收，不断推进数字档案系统迭代升级、数字赋能，为档案数字化改革持续提供了湖州经验。

一、主要做法

湖州市档案馆在“全国示范数字档案馆”创建中，运用系统观念、强化创新突破，始终以设施为基础、资源为核心、应用为关键、安全为保障，加快打造全国示范的湖州样本。

（一）夯实基础促发展，实现档案人工管理向智能管理转变。按照“设施齐、功能强、效能优”的目标要求，对档案馆场地设施及软硬件设备进行全面智能改造。一是实现机房动环智能监控。建成符合国家B级标准的中心机房，集成分布在机房的电源柜、UPS、精密空调等多种动力设备系统，对门磁、红外、水浸、温湿度、烟感等机房环境进行实时监控。二是建成智能管理的档案库房。库房内高度集成智能密集架、精密空调、高压细水雾消防等设施设备实时数据，建立虚拟档案库房，实现对库房实体档案的定点定位和库房环境参数的预警管控。同时，为确保馆藏珍贵档案的精准管理，对珍贵档案进行RFID智能监管。三是配备专业的多媒体采编室。搭建导播室和演播室，配备专业的数码照相、便携一体式高清摄像机、音视频转换等音视频设备，以及音视频转码软件、非编系统及媒资管理系统，满足馆内音视频档案资源的开发编辑和长久保存需求。

（二）找准定位谋长远，实现档案纸质资源向数字化转变。着眼档案发展新趋势新要求，聚焦档案资源数据化建设，着力提升档案发展“内动力”。一是加快存量档案数字化。实施馆藏档案数字化加工，按照档案著录项等规定或标准，建立馆藏各类档案电子目录，并纳入目录数据库管理。截至目前，馆藏档案数字化率达到96.97%。二是推进增量档案电子化。实施党政机关办公自动化系统电子公文和“最多跑一次”政务服务事项电子文件在线归档接收工作，并试点完成水利业务系统电子文件单套归档。三是加强多媒体资源采集。实现对中国档案资讯网、浙江在线等新闻网站中涉及湖州的重要信息资源以及数字报刊资源进行在线采集归档。并陆续对1983年以来的广电重要音视频资源（包括新闻联播、专题报道等）进行媒资编目入库，累计时长达1565小时，极大地充实数字档案馆的数字资源。

（三）为民服务求实效，实现档案应用孤岛向区域共享转变。以为民服务为落脚点，打破技术壁垒，加快“四网”一体推进，构建全流程管理的区域数字档案管理服务一体化管理应用，提升档案服务效能。一是做强局域网的档案馆馆藏应用。实现馆藏数字档案“收、管、用”功能全覆盖，完善优化档案资源在线编研、档案开放鉴定、档案自动检索等功能，构建分类齐全的数字档案资源总库。二是做优VPN专网的共享利用服务应用。打破档案馆际利用限制，实现区域馆际档案资源共建共享和群众就近查档。建立了婚姻、土地、山林、知青、精减下放、房产等13个民生档案数据共享库，共享条目253.66万条、原文94.25万件。三是做精政务网的数字档案管理服务应用。从客户端和移动端两个维度，建设数字档案室应用系统和机关查档直通车，为党政机关各立档单位提供数字档案管理、归档移交、登记备份、资源共享以及在线监督指导等服务，实现室藏电子文件单套归档和馆室间档案资源共享利用。四是做深互联网的公众服务应用。贯通省域服务平台，实现跨区域协同查档。优化门户网站功能，开辟微信公众号、政务微博等自媒体平台，进一步便捷群众查档服务、展示弘扬档案文化。

（四）固本强基守底线，实现档案安全事后处置向智能预警转变。始终将“一失万无”的底线思维贯穿“全国示范数字档案馆”建设全过程，把好档案“安全关”。一是强化档案安全防范能力。建立涵盖机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理、档案数字化工作等全方位制度体系，定期组织开展安全培训和应急演练，确保安全防范有章可依、有人能管。加强机房、库房、功能用房、楼道、电梯等全方位的视频监控系统和设备预警系统管理，确保档案实体防护安全。加强档案信息系统网络安全等级保护，局域网严格物理隔离，保障档案信息基础设施和安全设备的自主可控。二是优化档案安全监管流程。加强档案“收、管、用”全环节的安全监管。时刻把牢进馆档案质量关，实体档案必须质检、电子档案必须进行四性检测。严密管控档案数字化加工安全关，对场所、人员、流程、数据进行全过程监管。严格把控档案利用关，对跨馆利用的档案必须以专用的操作密钥进行出证操作。三是细化档案安全保障举措。以信息化手段加强安全，建设了“湖州市电子数据安全检测预警及保全平台”，实现各档案信息应用系统的档案数据实时保全、监管、预警、恢复。夯实备份守住底线，对馆藏重要档案数据进行常态化的异地异质备份管理。健全运维机制保障运行，做到专人负责，确保数字档案馆正常运行。

二、创新应用

在“全国示范数字档案馆”建设过程中，始终坚持“人无我有，人有我优”理念，着力创新四大亮点工程。

（一）搭建全领域的共享服务网络。形成馆际、馆室、公众全覆盖的档案服务体系。一是搭建VPN档案利用专网，贯通档案馆际数据安全通道，实现全市6个国家综合档案馆的数字档案资源跨馆共享利用，并将查档利用服务延伸至乡镇、村社区，真正实现“数据多跑路、群众少跑腿”。二是开通机关查档直通车，打通档案馆室数据通道，为各领域提供档案资政服务。三是优化微信等自媒体查档申请功能，实时发布开放档案，便捷掌上查档。

（二）实现全流程的电子文件管理。构建电子文件在线归档全流程业务链。一是确保电子文件应收尽收，通过规范预归档标准和统一接口标准，做到政务服务事项、电子公文、网页信息、业务数据等电子文件在线接收。二是建立电子文件归档业务标准，对电子文件的归档流程、归档接口规范、归档信息包组织结构、归档格式要求等内容制定规范化标准，优化“四性”检测，按不同档案类型进行个性定制检测项，确保电子文件数据的安全性、完整性、真实性和可用性。三是优化电子档案进馆移交方式，以“电子签章+离线介质”的形式实现电子档案进馆长久保存。

（三）确保全链条的数据安全可信。以信息化手段夯实电子档案数据安全。一是加强档案数据保全，与浙江省档案局联合研发了“湖州市电子数据安全检测预警及保全平台”，对电子文件和电子档案进行实时备份，进行实时监测、实时预警、实时保全和实时恢复。二是探索“区块链”的实践应用，将电子文件收集、归档、利用环节的过程上链，标志可信“档案码”，通过区块链时间轴，对每一份电子档案的全流程过程进行追溯。

（四）打造全方位的智能化档案馆。运用物联网、智能控制等信息化手段强化数字档案馆智能监管。一是建设智能档案库房，库房内配备智能门禁、智能密集架、智能监控、高压细水雾、温湿度自动监测、RFID智能标识等智能监控的设施设备。二是搭建智能管控一体化平台，集成各类机房、库房智能设备控制系统和档案信息系统，实时一屏管控数字档案馆的机房动力环境、库房环境、档案清点盘库、档案接收、利用等情况。

三、创建成效

通过“全国示范数字档案馆”创建，在档案智能管控、数据安全、共享利用等方面优化升级，大大提升档案管理服务效能。

（一）智能管控更优。通过监控大屏对馆内各类设备、各大库房、各个平台等进行信息采集、实时反馈、全面监管和智能服务，实现从实体管理到信息管理、线下接收到在线接收、资源分散到整合共享、单一利用到多维交互利用等方面的创新升级。

（二）安全防护更强。通过对电力保障、环境监控、视频监控、温湿度控制等数字档案馆核心系统的全方位升级改造，以及对关键网络设备、存储设备采取冗余配置，实现了对档案实体和电子档案数据的全方位保障，确保档案安全无风险、零事故。

（三）便民服务更好。通过馆际、馆室各类档案服务应用，充分共享各类重要民生档案数据，按照“一验、二查、三核、四出证”的查档四步法，从查阅到出证不到5分钟时间，档案查询利用、检索查阅的响应更迅速，近3年累计提供查档服务3702人次，满意度100%，被群众誉为“百姓家门口的档案馆”，真正解决了群众查档“最后一公里”问题。