山东省青岛市崂山区档案馆在崂山区委、区政府的正确领导和上级业务部门悉心指导下，依据国家和行业相关规范，立足实际，发挥优势，不断探索数字档案馆建设的升级发展进程，构建起了“收、管、存、用”功能于一体的数字档案馆。2018年11月，成功创建国家级数字档案馆。

一、提高认识，超前谋划，高起点推进崂山数字档案馆建设

2003年5月，习近平同志在浙江省档案局（馆）考察时曾经指出，“要提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作”。建设国家级数字档案馆，是加快信息化步伐，推动崂山档案事业转型发展的客观需要。崂山区自2002年开始，便把数字档案馆建设提上议事日程，制发了《崂山区档案事业发展信息化建设规划》，确立了“规范流程、数据共享、网络互动”的发展目标。经过了多年的探索、提升，崂山档案信息化建设稳步推进，到2015年，初步建成了集专业机房、系统功能、网络平台、设施设备等齐全一体的数字档案馆，“崂山区数字档案馆系统”和“区级电子文件中心”先后获得了国家档案科技成果三等奖。数字档案馆建设从无到有、从小到大，由少到多、由弱到强，不断发展壮大，为创建国家级数字档案馆奠定了坚实的基础。

2016年，崂山区把创建国家级数字档案馆作为中心工作，提出了“早布置、早行动、早准备、早自评”的工作方针。按照“高起点、高标准、高水平”的目标定位，围绕“强化基础设施建设、提升网络系统功能、丰富档案信息资源、完善安全保障体系、深化服务能力建设”五大方面内容，夯基础、拓功能、增资源、抓保障、强服务，依托局域网、政务网、互联网，建成了涵盖“一个专业机房、两项科研成果、三大网络平台、四种系统功能”的数字档案馆，构建了以数字档案馆为核心，覆盖机关文件在线归档、档案信息长久保存、档案查阅利用服务“三位一体”的档案信息化工作体系，数字档案馆建设进入全国先进行列。

二、夯实基础，精准实施，高标准建设国家级数字档案馆

崂山区立足实际，发挥优势，认真分析研判国家档案局《数字档案馆建设指南》及测评要求，坚持“目标引领、精准发力、重在实效”的理念，不断夯实数字档案馆各项基础工作，积极推动数字档案馆升级完善。

（一）强化目标引领，切实加强组织领导。

创建过程中，以“同一个目标、同一种动力”为驱动，强化组织领导、优化协同机制、细化分工合作。建立组织机构，成立数字档案馆创建工作领导小组，形成主要领导总体抓、分管领导靠上抓、责任科室具体抓、各分工科室协同抓的工作机制。召开专题会议，对照《数字档案馆建设指南》及测评要求，逐项逐条逐字梳理定位，分析现状、不足和努力方向，形成了《数字档案馆创建工作方案及任务分工》，明确任务、责任到人。强化工作落实，按照方案分工要求，对各项指标进一步量化、细化、指标化，制定作战图和进度表，定期调度进展情况，部署推进工作，保障工作科学合理有序的推进。

（二）积极争取支持，形成创建工作合力。

区档案馆起草了《关于创建国家级数字档案馆的报告》，向区委进行了专题汇报，得到区委、区政府领导的肯定和支持。区委区政府将创建国家级数字档案馆列入崂山区经济社会发展“十三五”规划和崂山区档案事业发展“十三五”规划之中，使工作开展有了重要抓手；区委分管领导定期召开调度会议，研究解决遇到的困难和问题；区政府财政部门专门拨付资金300余万元，为数字档案馆建设提供了强力的保障。加强与市档案馆的请示沟通，市馆专家领导多次亲临现场指导，从制度建设、机房完善、网络平台搭建、资源建设等方面提供了可行性高、建设性强的意见和建议，为数字档案馆的建设提供了政策支撑。在各级领导的支持下，全馆上下通力协作，心往一起想，劲往一处使，团结一心、攻坚克难，齐抓共管，形成强大的合力。

（三）坚持精准发力，对崂山数字档案馆进行全方位升级。

1.加强基础设施建设。

建成B级专业独立机房，面积100平方米，高标准高配置打造数字档案馆运行核心。机房采用双路供电，配备了不间断电源、配电箱、避雷设施等防护设备，配备了防火墙、堡垒机、漏洞扫描等安全保障设备，配备了门禁设施和视频监控系统，配备了自动灭火系统等消防设备，配备了双外机精密空调，搭建了环境监测系统，做好防漏水检测、电压检测等，全方位多角度提升安全防范水平，为数字档案馆的安全运维提供了保障。

2.提升网络系统功能。

构建了局域网、政务网、因特网三大网络系统平台。“三网”实现物理隔离，保证了档案信息安全。局域网数字档案馆作为内部管理的自建网络，是数字档案信息收、管、存、用的基础平台，实现了数据采集、处理、利用、存储的流程化、规范化管理。政务网数字档案馆依托电子政务系统，建立起区电子文件中心，在线实施对区直机关电子文件的归档、接收和指导，实现了馆际共享、馆室共享、机关共享。因特网数字档案馆，依托崂山档案信息网，公布开放信息、开通查档平台、搭建网上展厅，宣传、展示崂山档案文化，发挥档案存史资政作用。

3.丰富信息资源建设。

深化档案目录数据库和原文数据库建设。建立了72万条的目录数据库，馆藏所有实体档案均对应录入了电子目录数据。根据群众查档需求，对馆藏档案目录进行梳理优化，建立了就工就业、干部任免、刑事诉讼等10余万条的专题目录数据库。建立档案数字化长期工作机制，每年投入30万元，先后对文书、照片、音像、实物档案进行了全文数字化，建立了380万页的原文数据库，馆藏纸质档案数字化率达到95%，音像档案数字化率达到100%。

4.完善安全保障体系。

强化技术保护，实现核心设备冗余配备，包括双主服务器、双机存储、双核心交换等，确保网络数据安全。搭建冗灾备份系统，对各单位在线归档数据、局域网存储数据制定备份策略，进行在线和离线备份，每年开展跨省、跨市异地备份。健全完善各类制度20余个、并认真落实到位。坚持每天对机房服务器、磁带库等设备进行安全巡检，填写记录。制定突发事件应急预案，强化对灾难发生、非法入侵和人为操作失误等情况下档案信息数据的应急处置和灾备恢复，并定期开展应急演练。

5.深化服务能力建设。

以提升档案管理工作效能和用户满意度为重点，不断增强档案业务服务能力。数字档案馆建设基本实现数字档案移交、接收、整理、编目、鉴定、管理、保存、编研、利用、统计等的全流程管理。完成了“电子公文和档案信息共享工程”，签订了《青岛市民生档案信息馆际联动远程查阅服务公约》，与青岛其他区市综合档案馆实现了信息共享。优化查档流程，无缝衔接山东省档案目录中心系统，创新搭建崂山区远程查档平台，实现了“省、市、区、街、管区”五级共享，做到服务百姓“零距离”，用户满意度100%。

三、突出实效，全面提升，充分发挥崂山数字档案馆功能作用

通过崂山区数字档案馆建设，使各项功能更加完备并得到充分应用，推动崂山区档案管理从传统载体档案管理到数字档案资源智能化、精细化管理的转变。

（一）档案接收自动化。

崂山区从最初自主研发的“崂山区数字档案馆系统”，经过不断迭代升级，逐步实现机关档案数据的在线和离线接收工作，接收内容包括档案目录数据、电子档案和档案数字化成果。在移交和接收环节可以通过软件进行检测，保障档案的真实性、完整性、可读性和安全性。目前，列入接收范围的70个单位全部实现文本、图像、音频、视频、实物档案数据在线接收。

（二）档案管理科学化。

崂山区数字档案馆在智慧化管理方面做出了有益的探索。在人机交互方面，进一步强化了系统与硬件的有机衔接，在档案管理方面实现了智能化盘点、远程定位和远程调阅。在流程管理方面，通过建立数据组织、数据关联、编目、专题检索、编辑、统计等六大功能，实现了管理的精准化、精细化。

（三）档案存储安全化。

崂山区数字档案馆形成了以目录、全文、照片和多媒体四大基础数据库为核心的多种类型和格式规范的数字档案信息资源。为确保数字档案安全利用和长久保存，我们制定了《崂山区数字档案馆数据存储方案》，对各类数字档案信息的存储方式、存储要求、文件组织结构、命名规则以及利用要求进行明确的规定，确保数字档案信息的安全。

（四）服务利用在线化。

数字档案馆系统全部实现在线利用，查档用户在查阅系统登记注册后，实现全程在线查询服务。区档案馆对馆藏数据中的保密数据全部剥离，按照开放划控标识（A、B、C、D四种），进行档案利用的审核、审批。建立用户利用满意度收集功能，根据查阅目的、效果、时间、件次进行利用统计，不断优化服务品质。同时，机关开放数据实时归档，在线共享。

崂山区数字档案馆建设取得了显著进步和成效，但在档案数据质量、系统功能优化、业务流程规范、服务能力水平等方面还存在一定的短板和不足，仍有提高的能力和空间。下一步，我们将按照崂山区“打造智慧城市新标杆”的目标定位，将档案信息化融入崂山区数字政府建设，认真研究、大胆探索，扎实推进数字化转型试点工作，加快数字档案馆和新电子档案中心建设，推动由数字化向智能化的转型升级，推动跨区域、跨部门、跨层级的互联互通，构建系统完备、高效实用、安全可靠的机制和体系，为奋力开创崂山区高质量发展新篇章贡献档案力量。