20世纪90年代，杭州市萧山区档案馆开始开展电子目录录入；2004年，启动全区数字档案室创建；2010年，新馆建成启用，软硬件设施设备得到大幅提升；2018年，成功创建国家级数字档案馆。

在萧山区委、区政府的大力支持和上级业务部门的精心指导下，萧山区档案馆多年来始终坚持档案工作数字化的探索和实践，不断加快档案数字化转型步伐，在数字化改革驱动下，着力建设“一提三化”工程，向档案智治新高地不断迈进。

一、硬件+软件，全面助推数字档案馆提质升级

数字档案馆建设是一项技术性高、工作面宽、任务量大的综合性系统性工程，其中数字档案馆平台建设是根基。萧山区档案馆围绕“存量数字化、增量电子化、服务网络化”总体要求，建设数字档案馆平台，加大软硬件投入，并不断提质升级、更新迭代，使该平台能够持续满足萧山档案工作的实际需求。

一是早谋划、精部署，确保数字档案馆有序建设。2015年，萧山区委办、区府办联合印发了《关于进一步加强和改进新形势下全区档案工作的实施意见》，要求“全区要以档案资源数字化、管理手段现代化、档案服务网络化为导向，加快推进数字档案馆（室）建设。”档案发展作为智慧城市的一部分被列入萧山区“十三五”发展规划中，并给予了充分的经费保障，数字化经费总投入超千万元。为顺利通过国家级数字档案馆系统测试，又拨专项经费300余万元，并每年安排专项数字化建设与维护经费150万元，持续加强数字档案馆建设的投入。

二是多维度、全覆盖，满足数字档案馆利用需求。在已有信息化建设的基础上，为探索一条适合萧山的数字档案馆建设之路，萧山区专门成立了数字档案馆建设工作领导小组，在上级档案部门的指导和帮助下，围绕数字档案馆总体框架和规范要求，搭建了“1+2+3+4”体系架构，即一个中心（全区档案资源共享中心），两套管理系统（馆室一体化系统、数字档案馆综合管理系统），三个网端（因特网、政务网、局域网），四大资源库（档案资源收集库、管理库、利用库和总库），并打通了馆室一体化系统与区政府办公OA系统的接口，搭建电子文件归档处理模块，实现电子公文与政务服务事项文件的在线“双”归档。整个系统满足了数字档案接收、管理、保存、利用的四大需求。

三是促创新、谋发展，提升数字档案馆整体水平。2021年，为推动全区档案工作从传统实体管理向数字管理进一步转变，实现档案智治，萧山积极融入省、市档案部门数字化改革要求，探索局馆协作、共同推进，通过系统迭代，倾力建设区域一体化的萧山区数字档案智慧服务系统。该系统将构建一屏掌控、一键智达、一通到底的档案数字化工作场景，从档案的收、管、用方面进行全面优化，实现对档案工作实时指数化监管，通过对数据的挖掘和提取，建成多种专题库，并探索进行传统媒体与新媒体的双向采集归档，丰富各立档单位的档案资源，最终实现并强化区档案馆与区各立档单位档案数据的共建共享。该系统还将创新基层档案治理模式，结合未来社区、数字乡村建设等，推动实现档案数据在强化基层治理、完善基层工作、健全基层服务中的应用，致力于打造档案服务基层社会治理的智治样板。目前，系统已开始实施建设，建成后将为萧山区提升档案数字化治理提供系统支撑。

二、基础+特色，全面实现档案资源数字化

数字档案馆建设的过程中，数字档案资源的建设是重中之重。丰富的数字档案资源，是提升档案服务绩效，发挥档案作用的关键所在。萧山区档案馆在坚持档案资源的高质量、多样化建设上进行了不懈的努力。

一是从紧保证档案数字资源归集。2010年出台《萧山区档案馆档案接收标准》，要求各单位在移交纸质档案的同时，同步移交数字化成果。在此前提下，坚持贯彻执行“共建共享”原则，积极推进区级部门和镇街、村社档案室的数字化建设，目前，萧山区所有进馆序列单位均已建成数字档案室。各数字档案室通过基于政务网建设的馆室一体化系统，实现数字档案的收集、管理、利用、移交。同时，量化考核标准，通过网上年检的方式，在系统内对各单位年度档案工作进行考核，重点对档案数据进行考核，确保档案数据归集到位。据统计，该系统现有区级部门和镇街档案目录383.5万条、扫描件172万件，村社档案目录222万条、扫描件近57万件。系统全区统一建设、数据执行统一规范，使得馆室同步、数据同源，实现了资源的优化，为馆藏数字资源打开了源头活水。

二是从严提高档案数字资源质量。在前期编制《萧山区档案馆收集档案范围细则》的基础上，又下发了《关于开展档案接收工作的通知》，明确规范了各进馆单位档案的移交范围和标准，使档案数据接收工作有章可循、有规可依、有据可查。在此基础上，严把进馆档案指导关，提前对进馆单位的档案实体、数据、扫描原文进行指导检查，明确标准要求；严把进馆档案数据关，对进馆档案的数字化成果分批进行质检，对进馆的档案实体与目录进行逐件清点、逐条比对；严把数据安全关，通过利用数字档案馆综合管理系统具备的检测功能，对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性进行“四性”检测，确保接收数据的规范、安全。通过“三严”把关程序，极大地提高了进馆档案的数据质量。此外，还对23万件出生医学证明档案、118万件土地确权档案等馆藏档案开展专项数据质检，并通过在档案利用服务中随机进行的档案数据抽查，随时报备，及时修改错误数据，确保数字化质量达到标准要求。

三是从深进行档案数字资源整合。通过专项档案归集等手段，接收并建设各类专题档案，不断优化馆藏资源数据结构。截至目前，萧山区数字档案馆综合管理系统总库内已有文书档案目录库数据483余万条，纸质档案扫描件1360余万页；印章档案、荣誉档案、照片档案、声像档案、光盘档案、书画档案等在内的特种载体库数据2万余条；脱贫攻坚、新冠防疫、婚姻登记、土地管理、户籍迁移、知青名册、干部任免等各类专题库目录数据398万条；红色档案、民国档案、名人档案、家谱档案、古建筑档案等特色档案库目录数据近7万条。

三、信息+实体，全面实现档案安全数字化

在数字档案馆建设过程中，萧山区档案馆坚持档案信息安全与档案实体安全并举，网络安全、系统安全与数据安全并重，坚决执行网络与信息安全的常态管控、责任落实、闭环管理机制。

一是制度先行，抓好落实。建立起一套较为成熟的安全管理制度、运维管理机制和突发事件应急预案等制度规定，并在实践中不断调整完善。提升管理实效，将责任体系压紧压实，确立系统管理员、安全管理员、审计员三员管理，并与各管理人员签订责任书，进一步明晰责任分工，厘清职责边界，避免出现责任落实真空。每年开展针对不同情况的应急演练，有效提高信息安全应急防范能力。

二是完善备份，升级硬件。对政务网系统采用企业级云备份机制+离线光盘、硬盘备份，局域网系统采用分布式存储备份机制+火星舱备份一体机+磁带库备份等方式，不断完善数据的存储备份，并不定期将档案数据进行异地备份。英特网、政务网、局域网网络相互隔离，各系统均通过公安部门信息系统安全等级保护二级测评，取得二级等保证书。配备必要的网络安全设备，对安全资产核查理清，做好资产清单、网络拓扑图及设备配置清单。关键网络设备和存储设备采取冗余配置。

三是射频识别，跟踪管理。启动RFID档案智能管理系统建设，将新型射频识别技术引入库房管理，新增档案标签67万个，层架标签1.25万个，配备四套门禁系统、四台馆员一体机、两台盘点车、一台服务器，实现档案的快速、批量盘点，精准查询与定位等功能，满足了实体档案安全管理的需要。同时，将该系统与局域网数字档案综合管理系统实现贯通对接，对馆藏档案实行著录盘点。两大系统协同管理，实现了馆藏实体档案进出库、统计、管理、利用等的全面管控。

四、线上+线下，全面深化档案服务数字化

数字档案馆撬动了档案管理与服务的变革，查阅档案的繁琐、复杂、奔波已成为历史。在开展查档服务工作中，以数字档案馆为依托，运用“互联网+档案”模式，突破技术瓶颈、破解服务难题，实行档案查阅的网上办、掌上办、就近办、异地办等多种模式，真正实现让档案信息多跑路，办事群众少跑腿。

一是异地查档显身手，跨馆服务解民忧。2017年11月，在浙江省档案馆的统一部署下，萧山区档案馆积极参与馆际协作、跨馆查档工作机制，通过“浙江档案服务网”与省内各综合档案馆形成互查协作，本地居民和异地群众均可享受就近申请、就近取证的“一站式服务”。2019年，萧山区档案馆又成为长三角一体化协作查档中的一员，服务范围进一步扩展，实现了上海市、江苏省、浙江省、安徽省三省一市原有省域民生档案查档平台的互联互通。截至2022年2月，共办结省内、跨省馆际协作查档3260件次。

二是服务触角再延伸，查档服务不出村。2019年萧山区积极推进民生事项“就近办”工作，将馆藏8类与群众利益密切相关的涉民档案查阅下沉至镇街公共服务中心，实现了群众查档不出镇。2021年结合民生档案查阅服务下放各镇街公共服务中心的实践经验，对就近办工作流程进行了优化与简化，将就近办推广到村（社区），真正实现“足不出村”办结查档事项。2019年通过“就近办”，办理群众查档124件次，2020年258件次，2021年493件次，2022年1-2月共1535件次，年增幅率超100%。

三是查档不用两头跑，线上服务不打烊。萧山区档案馆通过民生档案信息共享，与区民政局等部门形成协作，有效解决了群众办事需要“来回跑腿”查档案的问题，让“最多跑一次”真正落到了实处，有效辅助我区集中补办结婚证、计生奖扶补助申领等惠民政策的推行。2020年以来，为解决疫情原因群众查档不便的问题，萧山区档案馆积极宣传和推广“不见面”的查档方式——档案查阅“网上办”“掌上办”，延伸了档案服务，提升了服务效能，实现了档案查阅服务24小时“不打烊”。截至2022年2月，受益群众达5142人次。五年来，依托数字档案馆，萧山区档案馆共接待各类查档市民约9.6万人次，查阅档案10.5万卷，出具各类档案证明10.8万页，数字档案馆在便民服务上的功效日益显现。萧山档案工作也得到了上级部门的肯定，赢得了广大人民群众的信赖和赞誉。2017年、2019年萧山区档案馆获评萧山区“政务服务优胜单位”；2018年，获评萧山区“百佳示范文明窗口”、萧山区办事服务中心年度红旗窗口、萧山区“最美巾帼服务奖”；2020年，萧山区档案馆“兰台”岗获得浙江省巾帼文明岗荣誉称号；2021年，本馆派驻行政服务中心查档窗口获评2021年度萧山区“共产党员先锋岗”。

逐梦数字时代，拥抱档案未来。萧山区档案馆将坚定目标方向，坚持为民服务，不忘初心、继续前行，在推进“亚运国际城·数智新萧山”建设中展现新作为，在提升档案数字化水平上实现新突破，在服务保障民生需求上拓展新空间，不断将数字档案馆建设工作引向深入，以数字化改革为引领推动全区档案工作的整体智治。