2016年9月，上海市徐汇区档案馆接受全国示范数字档案馆测评，并最终成功通过测评，成为上海第一家全国示范数字档案馆。徐汇区档案馆始终将建设高水平数字档案馆作为局馆的主要工作，持续将其纳入档案事业发展。在迎接测评的日子里，我们全面对标找差距，稳步推进求创新，积极打造国内一流数字档案馆，展示上海改革开放排头兵、创新发展先行者的形象。

一、对标自测，科学规划，深化数字档案馆工作数字转型

上海市档案局高度重视档案信息化建设，2014年3月，印发《关于推进本市数字档案馆（室）建设的意见》，2016年9月，印发《上海市档案信息化建设五年发展计划（2016-2020）》。在面上大力推进的同时，市档案局对徐汇的创建工作精心指导，现场把脉，帮助基层解决困难。

徐汇区委、区政府根据国家档案局的要求和本市的安排，把档案信息化纳入智慧城区建设的总体布局，下发了《关于进一步加强和改进新形势下徐汇区档案工作的实施意见》，要求“以档案资源数字化、管理手段现代化、档案服务网络化”为导向，加快推进数字档案馆（室）建设。2016年年初，提出争取创建成为“全国示范数字档案馆”的工作目标，与区档案局签订目标责任书，并在财力上提供保障。

2014年2月，区档案局制定了《关于推进徐汇区数字档案馆（室）建设（2014-2016）三年行动计划》，确定以数字档案馆建设实现我区档案事业“弯道超车”的目标，力争以数字化促进我区档案工作转型升级，构建资源丰富、安全可靠、方便利用的现代化档案工作新格局。三年中，局馆全体工作人员爬坡过坎，顽强拼搏，在收获数字档案馆建设成果的同时，干部队伍的政治业务素质也得到了锻炼提高。

二、聚焦信息资源建设，厚植档案信息化发展基础

存量数字化。徐汇区档案馆数字化工作起始于1998年，对解放前的馆藏2号全宗进行数字化扫描，2004年建成徐汇档案信息综合管理系统（一期），截至2021年底，馆藏档案总页数1770余万页，除涉密档案、敏感档案、短期档案外，已数字化档案页数1620万页，全文数字化率超91%，馆藏档案案卷级、文件级目录数字化率100%。

在存量数字化建设中，我馆坚持全程质量控制、全面质量检查。2012年起，启动了数据核查工作，消除著录不准确、不规范等情况，进一步提高和保障馆藏档案数据准确性、规范性和完整性。根据“四性检测”要求，对进馆单位档案信息数据核查质检，坚决做到合格一批、进馆一批。

增量电子化。随着政府电子政务发展、无纸化办公日益普及和对数字档案信息原始凭证性的重视程度不断提高，区档案局（馆）依据国家和本市电子文件归档管理和电子档案移交、接收的相关标准和规定，与区府办电子政务科等相关部门积极协作，通过系统接口与区政务网OA办公系统无缝对接，打通原生电子文件全生命周期流转通道，实现原生电子文件归档管理和电子档案接收进馆。

管理有序化。对数字档案资源进行有序管理，建立起“全文档案数据库”“多媒体档案数据库”和“档案目录数据库”等档案资源管理库，通过格式转换、开放鉴定、利用审批等工作，分别在政务网、因特网建立数字档案资源利用库。对各类数字档案资源实施分类管理，对各种业务环境划分安全域并实施边界控制。

三、聚焦管理系统建设，确保数据资源可管可控

档案管理系统是数字档案馆的“总管家”。徐汇区数字档案馆系统由4大核心系统和6个附属系统组成。核心系统分别是徐汇档案信息综合管理系统、分布式档案室管理系统、民生档案服务平台系统、徐汇档案门户网站系统；附属系统分别是婚姻档案查询出证系统、徐汇区地情资料管理系统、多媒体资源管理系统、查档接待叫号系统、满意度评价系统、大屏幕播报系统。系统实现了对档案的采集、整理、存储、检索、传递、保管、鉴定、销毁、统计等全过程管理工作，并能通过良好的人机交互，为用户提供跨地域、跨部门的信息服务，是徐汇区数字档案馆正常运作的关键。

在档案接收方面，徐汇区数字档案馆系统具备在线、离线方式接收目录数据及其数字档案功能，在移交、接收等关键业务环节实现了电子、纸质“双套制”管理。通过离线接收方式，确保了物理隔离的政务网与局域网之间的脱机数据安全导入导出。在数字档案进馆前，对所有条目数据及其全文均做了准确性、完整性、可用性、安全性的“四性检测”，检测通过后方可纳入局域网资源总库。

在管理功能方面，徐汇区数字档案馆系统具备数据组织功能。通过系统中档案类型自定义功能，可随时按需求拓展档案类型、专题种类，定制案卷级、卷内文件级、一文一件等不同立档方式，且各个档案（专题）类型中的业务信息点也可根据实际情况通过数据字典进行灵活配置。库房管理模块则实现了实体调归卷的登记审核；通过档案存址管理可在线以可视化的方式查看档案物理存址，可实时提供档案库房排架剩余长度信息，辅助档案实体管理；通过档案保管状况排查登记，可及时了解馆藏档案中诸如脱页、破损、脆黄、虫蛀、霉变等实体状况，为下一步档案修裱等工作打好基础。此外，为方便掌握“收、管、存、用”各环节工作，系统提供了丰富多样的统计方式，如全宗信息统计、档案进馆统计、开放档案统计、专题档案统计、满意度评价统计、借阅利用统计等，可实时从不同维度摸清徐汇档案馆“家底”。

在利用功能方面，徐汇区数字档案馆具备接待利用登记、管理功能。通过身份证读卡器方便快捷地登记查档人的基本信息，并根据实际需要，在系统中通过目录检索、拼音模糊检索、全文检索等方式进行快速定位。此外，系统可实时查询接待利用历史数据，掌握所查档案、用户评价等利用全过程信息。

徐汇区数字档案馆系统根据局域网、政务网、因特网不同的网络环境，实现不同的数据阅览功能。如在局域网环境下，可查阅馆藏档案目录及全文；在政务网环境下可查阅本单位档案及馆藏开放档案目录及全文；在因特网环境下可查阅部分馆藏开放档案目录及全文。此外，在局域网中诸如区委常委会记录、区长办公会记录、纪委书记会记录等档案全文的在线借阅管理、档案实体出入库管理、馆藏档案数据导出等方面，系统具备控制利用功能，如需利用需进行审批操作。

在系统管理功能方面，为确保系统收、管、存、用各项业务工作的顺利开展及安全可控，徐汇区数字档案馆系统采用了以身份认证和权限管理为主的用户管理模式。根据系统权限及角色的不同，系统中进行的任何操作，如用户登录、用户对业务数据的增、删、改、查等操作，系统都进行日志记录。同时，针对在非工作时间段内的用户登录以及特定用户的疑似危险操作，系统会进行行为审计。在业务流程定制方面，系统通过工作流引擎制定业务流程模版，实现了收、管、存、用工作的自定义。馆藏数据在进行版式固定、添加水印等安全措施后，可根据需求提供利用，保障了数字档案馆的高效安全可用。

四、注重安全保密，实施全面系统的防护措施

数字档案馆系统测试对“发生过重大安全事故或存在严重安全隐患”实行一票否决。徐汇区数字档案馆始终把安全工作放在第一位，为加强对数字化加工，数据资源传输、管理、发布、利用，软硬件升级等各个环节的把控，我馆先后建立了23项安全管理制度，人防技防结合，确保数字档案安全、万无一失。

注重制度的健全和落实。依据档案安全管理的各项规定，结合徐汇数字档案馆管理运行的实践，我馆已建立起一套较为成熟的数字档案馆安全管理制度、运维管理机制和突发事件应急预案，用制度管人、管事，指导规范工作，保障数字档案馆安全、有序运行。

注重硬件维护和系统升级。我区每年投入一定经费用于硬件维护和系统升级，及时更换不适用的硬件设施设备，更新升级管理系统和网络平台，确保“硬件过硬，软件不软”，使数字档案馆保持最佳运行状态。

注重科学规划安全策略。信息安全是数字档案馆的生命线。我馆加强系统安全审计智能化建设，除了采用防火墙、安全审计、漏洞扫描、入侵检测等手段外，建立健全了对移动介质、系统数据查询、下载和修改权限的利用访问控制机制。通过设定数据安全策略将所有档案数据“每日增量备，半月一全备”，保证数据安全。

五、坚持服务至上，着力提高档案资源利用共享水平

数字档案馆建设的出发点和落脚点在于提高档案馆工作效率，更充分地实现档案的利用价值，更好地服务经济社会。通过这些年的努力，我区数字档案馆取得了以下效应：一是便捷查档。徐汇区数字档案馆核心系统，根据用户权限以及角色的不同查询利用相应馆藏数字档案信息资源，通过提升系统档案检索技术能级，实现档案目录检索响应时间不超过5秒，全文信息检索响应时间不超过20秒。二是服务基层。数字档案室管理系统，为各委办局、街道镇开展室藏档案的管理和检索利用提供了便利，也为局（馆）实时查看各立档单位室藏档案整理情况、开展在线指导提供了便利。三是服务百姓。上海市民生档案服务平台系统，可检索全市各区级档案馆婚姻、独生子女等民生类档案专题目录，实现民生档案“就地查档、跨馆出证、馆社联动、全市通办”。四是服务社会。徐汇档案门户网站，承担面向社会的档案文化展示宣传、档案资讯交流互动、信息资源服务利用功能。

数字档案馆建设是一项长期的系统工程，快速发展的信息化外部环境，也对档案领域信息化工作和数字档案馆建设提出了更高要求。下一步，我们将在丰富数字档案资源、提高电子档案接收比例、探索档案智能化应用场景、推动系统功能迭代升级等方面进一步努力，积极探索数字档案馆未来发展方向，朝着更高层次的智慧档案馆建设迈进。