福建省漳州市数字档案馆是2016年11月经国家档案局组织专家组测评验收、2017年1月正式批准确认的“全国示范数字档案馆”。是福建省唯一、全国地级市第五家被国家档案局确认的示范数字档案馆。从创建和实践运行中我们的做法和体会是：

一、扎实做好馆藏档案数字化工作

建设数字档案馆，首当其冲的工作就是要全力做好馆藏档案数字化，这是一项最基础工作任务，必须先行完成。因此在这一过程我们主要采取如下措施：

（一）精心规划，试点先行

档案数字化工作在行内已实施多年，正反两方面的经验教训颇多，这一点我馆感受深刻。特别是在建立档案目录数据库阶段，我们走过了弯路，吃过了大亏，几乎是做成了废库。由于有了这一前车之鉴，2011年在开展档案全文数字化工作时，我们审慎行事，不急于全面上马，而是集合大家的智慧，进行充分讨论研究，参照吸收兄弟单位的成功经验，制定出详细的规划方案，然后再组织实施。主要分三个步骤进行：第一步，试点先行。2011年，我们先从专题档案入手，拿出了招工、婚姻、知青等专题档案进行全文扫描试点，当年共扫描档案26万多页，初步摸清了档案全文扫描应把握的要领和注意事项，积累了经验。第二步，适度扩大。2012年，结合我馆创建国家二级档案馆的奋斗目标，我们把步子再迈开一大步，选择案卷质量较好，日常利用率较高的档案进行扫描，当年扫描了约100万页。同时，我们把上述档案数据导入管理系统进行测试利用，结果令人满意，为全面上马奠定了基础。第三步，全面铺开。2013年，由于有了前两年的试点实践和经验积累，我们底气十足，全面开展馆藏档案全文数字化时机已经成熟，结合我馆创建国家一级档案馆奋斗目标，局里提出向馆藏档案100%实现全文数字化目标冲刺，在中标单位和局馆相关人员的奋力拼搏下，2013年完成了馆藏量的50%，2014年再打歼灭战，共计扫描档案约720多万页，终于实现馆藏档案全文数字化目标。

（二）脚踏实地，打好基础

档案数字化大家都在做，成效各不同，这是目前业内的普遍现象。我们的实践体会是，必须在三个基础工作上打扎实：一是案卷质量基础。这是基础中的基础。可以想象，假如一本案卷页码错漏、目录残缺，档案实体虫蛀、破损、字迹褪变等问题众多，在这样的状态下开展档案全文数字化，其结果是不言而喻的。所以，在档案全文数字化前应投入大量精力对馆藏档案进行质量大检查，将有问题的档案进行全面的、细致的前处理，使档案完整齐全，而处理重点应放在建国前和建国后五六十年代的档案。这一环节做好了，后续的工作才可迎刃而解。二是目录数据质量基础。这是关系到档案数据能不能投入使用的关键环节，应下足功夫把它做好。从2004年到2008年，我们足足用了5年的时间，参与人员全部为本局馆干部职工，对馆藏档案目录数据进行全方位录入、校对、检测，当时经省档案局检测验收合格率达97%。之后，我们把这些数据投入到档案查询利用中，效果很理想，既检验了数据的准确性和可用性，又为档案全文检索打下了坚实的基础。三是专业技术人才基础。档案数字化过程其实也是计算机及信息化技术的应用过程，没有专业技术人才做支撑，几乎寸步难行。如数字化工作前的设备准备、实施过程中的技术指导、监管、数据验收，数字化结束后的日常管理、网络运营、维护等等，都离不开专业技术人员的作用。所以，这项工作应提前准备。

（三）加强监管，确保安全

档案安全始终是档案工作的首要任务。档案数字化工作同样必不可少，况且这一过程可能出现的问题比平常要多得多。为此，我们实施了如下防范措施：（1）设定准入门坎。要求服务机构必须持有国家保密管理机构颁发的保密许可资质；参与的服务机构人员要提供无犯罪证明；服务机构必须无失泄密记录。（2）签定保密协议。由我方与中标方签定保密协议，明确各方责任，并报市保密局备案。（3）设备保密检测。由我方提请市保密检测机构派技术员到数字化工作场所对服务机构进场的设备进行保密安全检测，检测合格后才开始工作。（4）工作全程监控。在数字化工作场所安装可视探头，全方位全天候进行监控，数据留存三个月。（5）明确工作职责。馆里专门制定了《档案全文扫描安全管理工作方案》，成立档案全文扫描安全管理工作领导小组，馆长亲自任组长。领导小组下设后勤保障部、案卷调度部、数据安检部。三个部各司其职，后勤保障部主要负责场地的布置、用电配备与安全，消防设施配置，监控录相开启，扫描人员在馆内的管理等。案卷调度部主要负责案卷的进出，质量抽查，数量清点，以确保无误。数据安检部主要负责为扫描承包方提供所需的存贮设备、保密安全检查并封上封条、扫描后数据的检查验收、备份、导入服务器等。

二、建设合规基础设施及配套功能系统

建设合规的基础设施，就好比建设标准档案库房一样，必须符合建设规范，这一点我们严格以《数字档案馆指南》为依据进行建设与配置，主要有：

（一）建设了专用主机房。主机房总面积91.5平方米。配有6组标准机柜，1台精密空调，1套消防设备，1个专用防磁柜和1套工作台。供电采用双回路和16KV不间断电源。入门采取身份、人脸识别系统和机械锁设置，视频监控实现全覆盖。整个机房全部依据《电子信息系统机房设计规范》B级要求建设。

（二）构建了三网物理隔离运行模式。数字档案馆按局域网、政务网、因特网三网物理隔离模式建设。局域网部署了漳州市数字档案馆综合管理平台，收、管、存、用各项业务在该平台上开展。政务网部署了数字档案室、馆际共享出证和数字档案接收三个平台，数字档案接收、共享利用、在线监督指导在此平台实现。互联网部署了漳州档案信息网和漳州档案APP系统两个平台，既是开放数字档案的网上利用、展览、特色档案的展示阵地，又是档案馆采集数字资源等各类网络资源的渠道。

（三）配备了服务器等硬件设备。主机房内配备了5台专用服务器，2台数据备份专用服务器，存储总容量为45T，可满足5年以上的数据增长需求。

（四）配足计算机终端设备。局馆内共有工作人员28人，配备电脑56台，人均配备电脑超过1台，满足不同网络内的日常工作需求。

（五）配备档案数字化工作设备。馆内设置了档案数字化工作室，配备了高速扫描仪1台、平板扫描仪4台，扫描区域内视频监控全覆盖，视频内容可保留3个月以上。

（六）配备音视频等辅助设备。馆内配备了数码相机2台，摄像机1台、录音笔1支，搭建了非线性编辑处理系统，能够满足重大活动照片、音视频的采集需要。

（七）配备了完备的基础软件。数字档案馆服务器操作系统、数据库系统、备份软件、防病毒软件、文字处理软件、图片编辑软件等各类常用软件均使用正版软件。

三、实现档案多功能数字化管理

建成后的数字档案馆实现了全方位多功能数字化管理。主要有：

（一）接收功能。系统可通过政务网实现在线和离线接收各种不同类型档案数据，也可通过局域网进行离线接收。在移交和接收环节中，对所接收的每一条目录、每一件数字档案均可做到准确性、完整性、可用性、安全性的四性检测，检测通过才纳入“漳州数字档案馆系统”进行管理、保存和利用。

（二）管理功能。系统可根据需求对数字档案资源进行有序管理和辅助实体档案管理，具备数据组织管理功能。如目录与原文关联，数据编辑、发布、鉴定、保管状况描述等，通过应用二维码技术和虚拟库房显示，实现了出入库及档案位置的实时指示等辅助档案实体管理功能。此外，系统还具有数量、类型、保管期限、形成单位、时间等统计功能。

（三）保存功能。系统可根据不同数字档案类别的不同特点，采取不同的存储方法和策略，确保数字档案的分类存储和扩展功能。在数字档案移交进馆后，可对格式进行转换。在线存储可采取双机热备策略，即使出现不可预知的故障，也能实现零间隔实时恢复系统运行，保障系统稳定和数据安全。在备份方面，提供了在线备份和离线备份功能，在线备份的频率可在24小时以内，离线备份通过专业的备份软件选择移动硬盘、光盘、磁带库进行备份，保障数字档案安全。

（四）利用功能。系统可满足局域网、政务网和因特网等三个不同网络环境下的利用需求。具备登记注册、授权利用、服务接待、利用审核审批、相关目录、全文检索功能，可提供对内容的数据阅览，对不开放数据进行控制利用，对利用过程记录进行监控。还具有辅助编研、利用人次、目的、效果、件次、时间的统计功能，可根据利用效果进行评价。在此基础上，通过政务网可实现数字档案馆际共享利用。

（五）用户管理功能。系统采用了以身份认证和权限管理为主的用户管理模式，各用户根据其业务需求，可精确定义其查阅范围到字段、查阅时间到秒，详细记录的系统日志，可备查兼做，确保用户层面的安全利用。另外系统还具备代码、数据字典的管理，各业务流程也可根据需求进行定制，数据可根据需求进行导入、导出操作，保障了数字档案馆的高效可用。

四、建成后数字档案馆应用成效

（一）示范指导作用。漳州市数字档案馆从2017年被国家档案局确认为“全国示范数字档案馆”以来，主动作为，积极实践，在行业内起到了一定的示范指导作用。一是从运行至今共接待了来自浙江、安徽、河北、广西、山西、吉林等6个省外档案馆同行来漳参观交流，互相学习。二是省档案局2017年在漳召开了省市县级档案馆项目建设暨数字档案馆（室）建设推进会，漳州档案馆在会上作了经验介绍，为推进全省档案数字化工作作出了贡献。

（二）工作推动作用。由于在本市建成了示范数字档案馆，在县（区）数字档案馆建设方面，也起到了积极推动作用。目前，全市11个县（区）档案数字化工作都有比较大的进展。其中，龙文区长泰区、漳浦县馆藏档案数字化已完成了98%以上，芗城区、平和县、南靖县馆藏档案数字化率也达到70%以上，其他各县档案数字化工作也在加快推进中。市直机关各档案室的数字化工作也一并带动了起来，目前已实现纸质档案和档案数字化副本（含电子档案）同步移交。

（三）档案宣传作用。利用全国示范数字档案馆平台开展网上档案宣传，提高全社会档案意识，取得了良好档案宣传效果。我们将原旧馆内（现已拆除）7个常设展厅（含“抗战70周年图片展”、“党和国家领导人来漳视察图片展”、“漳州市馆藏实物档案图片展”、“漳州市对外友好交流图片展”、漳州“田园都市、城市记忆”图片展、“中央档案馆珍品档案图片展”、“百年跨国两地书”侨批展）全部制作成3DVR形式，在漳州档案信息网上展厅进行展览，将档案展览搬进互联网，让广大市民通过手机、电脑可足不出户浏览市档案馆7个展厅，打造“没有围墙的档案馆”和全天候、可移动、永不落幕的爱国主义教育基地。

（四）效率提升作用。数字档案馆运行以来，实现了查档利用全流程数字化，档案公共服务能力显著提升，群众来档案馆查阅档案大多可在5分钟内办结，查档服务群众满意度达100%。此外，我们还在漳州通APP、漳州档案信息网上开通查档预约、在线咨询，拓宽服务渠道。2021年在漳州通APP、漳州档案信息网后台处理查档咨询预约服务共计335人次。

漳州市档案馆数字化工作实践告诉我们，开展档案数字化工作是一项系统工程，需要投入大量人力、物力、财力，要做到事前做好各项筹划和准备工作；事中要注重过程管理，及时发现问题和解决问题，并把档案安全和数据安全贯穿到数字化工作的全过程，确保档案安全，万无一失。实践也同时证明，档案数字化、信息化工作是档案服务社会各界，提升档案服务水平的必由之路。