以习近平总书记为核心的党中央高度重视数字化发展，提出实施国家大数据战略，加快建设数字中国。档案数据作为国家基础性战略资源，是数字中国建设的重要组成部分。为加快推进档案工作信息化战略转型，近年国家档案局在全国积极推进数字档案馆建设。广东省中山市档案馆顺势而为，主动适应新角色、新要求，积极贯彻落实党和国家方针政策，在国家档案局、广东省档案局的指导帮助下，在中山市委、市政府的重视支持下，分别于2017年1月、2020年3月被国家档案局批准为“全国示范数字档案室”和“全国示范数字档案馆”，成为广东省唯一的“双示范”单位。

一、理性思考，依托数字档案馆建设破解新时代档案工作难题

习近平总书记反复强调，要坚持问题导向，坚持底线思维，把问题作为研究制定政策的起点，把工作的着力点放在解决最突出的矛盾和问题上。中山市档案馆通过数字档案馆建设，解决了以下档案事业发展中最突出的问题：一是多年积累在党政机关信息系统中的海量电子文件不能有效归档的问题。二是党政机关纸质文件归档内容不齐全、碎片化问题。三是传统档案管理理论、方法、标准不适应电子档案管理问题。四是纸质档案存放地点分散、管理权分散，档案共享难、利用难问题。五是市档案主管部门业务督导工作量大和人员不足的矛盾问题。六是镇街分馆与下属各立档单位间档案管理不方便的问题。

二、改革创新，借助数字档案馆建设夯实档案工作基础

数字档案馆建设不仅仅是一项工作任务，更是促进工作上新台阶、促进档案事业发展的动力和契机。中山紧紧围绕全市工作大局推进数字档案馆建设，总体规划、统一标准、分步实施，全市一盘棋，不局限于一馆一室，以安全助应用，以应用促发展，借助数字档案馆建设夯实档案工作基础。

（一）固本强基、建好系统

应用系统是数字档案馆的灵魂，也是数字档案馆建设的基础工程。中山从全市角度整体设计数字档案馆应用系统架构体系，既保证系统架构设计符合数字档案馆各项测评指标要求，又要兼顾应用便捷。具体做法是：数字档案馆核心系统部署在本馆局域网，服务本馆用户，数字档案室系统（含档案进馆接收功能）部署在中山市电子政务云服务平台，服务全市立档单位，各立档单位无需再重复开发数字档案室应用系统。两个系统环境分别部署网络、存储、备份、安全和系统软件等软硬件基础设施。在资源层按不同档案门类建立元数据库和全文数据库，并实现数字档案馆和数字档案室同类元数据的统一标准管理。在应用层以电子文件在线收集、归档、进馆、利用为主线，同时兼顾实体档案增补、挂接、库房管理等功能模块，并通过标准接口与市数据交换中心对接，实现各立档单位业务系统归档数据的接收和移交进馆。由于总体架构体系设计科学、合理、清晰，为全市档案信息化战略转型奠定了良好基础。

（二）以人为本、强化服务

做好档案利用服务是档案事业发展的生命线。为保障数字档案馆系统有好的应用效果，中山坚持“服务”和“考核”两手抓。一是按照“大服务”理念，由市财政统一建设中山文档平台，免费推广到全市各立档单位使用，各基层档案室不用再投资建设档案信息管理系统，也无需再投入人财物进行软硬件维护，不用再为档案数据备份、系统维护、设备管理操心，而是把主要精力放在应用上，更好地做好档案服务。二是市档案馆克服人力不足、工作量大的困难，将技术性强的平台基础配置工作承担起来，最大程度减轻基层档案人员工作负担，让他们将主要精力用在归档、查档、用档上，提高基层档案服务效率。三是坚持需求驱动，强化服务意识，坚持“好用的系统是改出来的”理念。在2013到2020年数字档案馆建设期间，市档案馆通过设立服务专线、调查问卷、座谈会、现场交流等多种方法收集系统问题，平均每年处置用户各类需求超过450个，实施人员加班加点，累计配置了380多个档案大类近3万个属类、560多个报表、2600多个界面。四是在档案年度检查时加强对应用系统使用效果的考核评价。

（三）整合资源、重质保量

档案信息资源建设是数字档案馆建设的“重头戏”。中山按照“增量优先、存量并举”的方针推进数字档案馆信息资源建设。一是把档案增量电子化放在数字档案资源建设的优先位置。将政务信息化系统配置归档功能纳入新修订的《中山市政务信息化项目建设管理办法》，要求各单位在信息化系统建设立项时就配置归档功能，从源头上彻底解决增量电子文件归档问题。二是申请专项资金，加快推进馆藏纸质档案数字化。目前馆藏档案数字化率达到94%。三是加大档案信息资源整合力度，将各立档单位单机软件历史数据迁移到中山文档平台中。四是通过制定数据标准、加强培训、数据清洗等措施提高数字档案资源质量。截止2022年3月，中山文档平台存储的档案数据已超过1087万件，中山市数字档案馆存储的档案数据超过533万件，分别是建设数字档案馆系统前数量的9倍和3.5倍，数字档案馆建设对档案信息资源建设的促进作用非常显著。

（四）规范管理、确保安全

为保障档案数据安全，中山市档案馆采取了一系列措施：一是按要求对信息化系统进行安全等级保护测评和备案。二是制定了数据备份制度并严格执行。三是制定数字化加工管理制度，加强档案数字化加工场所安全管理。四是与数字档案馆系统运维公司、政务云平台分别签订了安全保密协议，加强系统运维制度建设，防止内部出现安全风险。五是强化技术保障，配备了访问控制防火墙、入侵检测、漏洞扫描、网络接入管理、数据库审计、用户行为审计、信息系统运维审计等一系列信息安全防护设备。

三、务求实效，通过数字档案馆建设促进档案事业跨越式发展

数字档案馆建设过程是一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作的变革过程。中山市档案部门在这一过程中，加快推进档案工作信息化战略转型，取得了实实在在的成效，促进了中山档案事业跨越式发展。

（一）解放了思想、锻炼了队伍

中山市档案馆成功创建全国示范数字档案馆最大的收获就是促成了文件产生者、管理者和利用者的思想统一到“数字观念”上来，为中山培养了既懂档案管理又懂计算机知识的复合型人才，一批想干事、能干事、干成事的档案管理人才在这一过程中得到了锻炼，增强了本领，提升了业务能力。这种思想转变体现在两个方面：一是从实体档案数字化观念转向电子档案数字资产观念。建设数字档案馆让广大档案工作者认识到数字档案馆的资源主体不是纸质档案数字化副本，而是电子档案，必须想办法保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。二是从实体档案思维转向电子档案思维。建设数字档案馆让广大档案工作者认识到不能把过去纸质档案管理经验照搬到电子档案管理中，必须转变传统思想观念，遵循电子档案管理规律，以信息化思维去管理电子档案。

（二）开拓了视野，凝聚了共识

在创建国家数字档案馆过程中，我们得到了国家档案局、广东省档案局的大力支持，得到了全国知名档案专家的现场指导，获得了参与“中国电子文件管理论坛”的机会，与海关部署、自然资源部及浙江、江苏、深圳等省市档案部门进行了深入交流学习，学习电子文件归档的先进做法，开拓了视野，增长了见识。在建设数字档案馆期间，中山市人大常委会教科文卫外侨工作委员会首次就档案工作提出人大建议，建议从顶层设计入手，将档案信息化纳入政府信息化建设规划，统筹考虑各部门、各镇街业务系统与档案管理系统对接机制，解决电子政务数据归档和移交进馆问题，实现政务数据规范化和集中统一管理。中山市人民政府批复了“基于大数据背景下的中山市档案服务转型升级专题研究”、“中山市数字政府档案信息资源安全保障体系建设研究”等两项政府调研课题。九三学社中山市委会也提出了有关加强档案信息安全保护方面的政协提案，市档案馆首次与中国人民大学信息资源管理学院进行课题研究合作，并向市政府提出资政报告。这逐步促成了档案部门与网信、保密、政务信息化、网监及各立档单位业务部门间协同联动，是对全市档案决策者、管理者、形成者、利用者的全方位思想洗礼，让大家认识到了电子文件归档和电子档案管理的重要性，提高了档案数据服务中山经济社会发展大局的能力。

（三）节约了成本，整合了资源

数字档案馆的成功创建，重新梳理了传统档案管理业务流程，剔除或简化了不合理的工作流程，减少了文件形成部门、档案室、档案馆之间对归档数据的重复采集，切实减轻了档案管理人员的工作负担，促进了业务系统和档案系统的有效对接，减少了档案管理系统重复建设，节约了档案系统建设和运维成本，提高了档案工作效率。同时，也整合了档案信息资源，实现了档案信息资源集中统一管理和分级分类共享，全市档案元数据库、目录数据库、全文数据库初步形成，各类专题档案数据库正在抓紧建设。

（四）提升了服务，保障了安全

通过数字档案馆建设，中山市档案馆建立了面向局域网、政务网和互联网的档案利用服务体系，档案服务实现了从单一查档服务向多样化服务、从手工服务向线上线下结合服务、从面向机关内部服务为主向面向社会服务为主的转变，档案服务大局、服务决策、服务社会的能力明显提升，让基层档案工作者和人民群众有了更多的档案获得感。在档案治理上创新了档案业务监督指导方式，档案主管部门人员在线即可对全市各级各类立档单位进行业务指导。在服务范围上基本实现了对全市党政机关、中小学校、村（社区）、医院的全覆盖归档服务。在服务功能上实现了档案收、管、存、用的全业务环节线上操作。

通过数字档案馆建设，中山档案系统和档案数据的安全管理水平也明显提升。各类档案管理系统都通过了信息系统安全等级保护测评和备案，并建立了数据备份策略和工作机制，计算机机房、网络、档案数字化加工等工作管理更加规范，档案信息系统安全防护设备更加健全，档案数据和脱机存储载体管理更加规范，降低了电子档案的散失风险。

未来，中山市档案馆将在现有工作基础上，在电子文件归档单轨制、档案数据治理、档案数据跨地区跨部门跨系统共享利用、电子档案长久保存、电子档案安全保障等方面持续发力，促进档案工作全面融入中山经济和社会发展大局，为建设更加美丽中山、打造一流营商环境做出应有贡献。