2018年1月，浙江省嘉兴市嘉善县数字档案馆被国家档案局批准为“全国示范数字档案馆”，成为浙江省各县（市、区）中首个“全国示范数字档案馆”，也标志着嘉善县实体档案馆向数字档案馆转型取得质的提升，进入了新的发展阶段。在数字档案馆建设与发展中，嘉善县档案馆始终以习近平总书记关于档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述为根本遵循，按照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保障安全，合理适用、稳步实施”的原则，以创建、巩固和提升全国示范数字档案馆为主抓手，以档案“收、管、存、用”管理系统化、利用服务功能化为根本，以档案实体虚拟化、资源数字化为基础，以平台建设一体化、信息传递网络化为手段，坚持实体档案馆和数字档案馆双轮驱动、实体档案和数字档案一体建设。嘉善县档案馆从2012年启动数字档案馆建设、特别是2017年通过专家测评后，在浙江“最多跑一次改革”、数字化改革中继续深化实施，大力推动以档案信息化为核心的档案工作现代化转型，以实际行动和标志成果服务嘉善长三角生态绿色一体化发展示范区和全国县域发展示范点建设国家战略创新实施。

一、坚持规划先行，重统筹、抓协调推进

数字档案馆建设需要方方面面条件保障。2011年9月，嘉善县档案馆新馆正式启用，为县数字档案馆建设创造良好基础环境；并以此为起点，坚持项目、资源、平台、环境“四位一体”，统筹推进数字档案馆建设。一是以规划为先，实施项目建设。嘉善县数字档案馆建设被纳入嘉善县档案事业“十二五”“十三五”“十四五”发展规划。2012年、2013年实施了“县数字档案馆建设工程”“馆藏档案数字化转换工程”（总投资1500万元），为数字档案馆建设奠定了基础。2017年，建成县电子文件统一归档管理平台，服务“最多跑一次改革”。二是以数据为要，整合档案资源。实施“馆藏档案数字化转换工程”，着力将存量档案数字化；以“最多跑一次改革”为契机，全面推进增量档案电子化，突出数字档案资源整合、标准和质量，构建数字档案资源总库、管理库和利用库。三是以安全为基，构架网络平台。实施“嘉善县数字档案馆建设工程”，以B级机房为标准，高起点新建机房，高质量配强服务存储设备，高冗余配备网络终端设备，高可靠布局局域网、政务网、公众网“三网隔离”信息网络，高性能配足档案管理服务平台。四是以服务为本，改善应用环境。把数字档案应用服务作为出发点和落脚点，坚持统筹谋划与分步实施、系统开发与规范执行、具体功能与技术保障、分级管理与横向利用、对内应用与对外服务有机结合，健全系统各项应用功能，成熟应用于馆室和公众服务。同时，重视数字档案馆建设与创建工作全过程融合，成立了创建工作领导小组，局领导班子分工牵头，落实“五大版块”指标体系人员责任分工，确保各项工作统筹有计划、任务有推进、落实有人员，并根据不同阶段实际，分清轻重缓急，理清先行后续，找准工作节奏，举全局之力，保障各项工作有序有力有效实施。

二、坚持平台支撑，重布局、抓应用推广

布局建成局域网馆藏基础平台、政务网室藏主干平台和政务云统一归档管理平台、因特网公众服务平台的“三网隔离”档案服务平台。在局域网馆藏基础平台上，“馆藏档案系统”实现了“收、管、存、用”基本功能及辅助档案实体管理功能应用，并对虚拟档案库房上架管理、数据资源在线编研利用、前台式接待查档、开放式自助查档和授权式利用查档等功能集成作了探索突破和应用，为本馆工作人员和来馆利用档案人员提供便捷服务。在政务网室藏主干平台上，“档案一体化综合管理系统”开通全县县级机关、镇（街道）和村（社区）用户336家，实行“统一领导、分级管理、三级联动”，接收各立档单位数字档案，并进行档案资源共建共享、业务协同和管理指导。在因特网公众互动平台上，民生档案远程利用系统在全县各镇（街道）和村（社区）便民服务中心受理点可就近申请、远程出证。近年来，嘉善还应用了浙江省档案服务网跨馆查档、嘉兴市民生档案利用平台网上查档、嘉兴档案手机查档等新形式开展跨馆查档。在政务云统一归档管理平台，建立了政务服务“最多跑一次”网办事项电子文件和电子档案接收、检测、归档、管理和长久保存运作机制。

三、坚持数据为要，重资源、抓归集整合

档案数据资源具有不可估量的价值。高度重视实体档案、数字档案、电子档案资源综合治理，聚力“存量数字化”“增量电子化”档案资源建设。一是盘活馆藏档案数字资源。馆藏存量档案数字化率98.18%（除涉密件、会计档案外），馆藏增量实体档案和数字档案已常态化按年度计划同步接收。截止目前，馆藏档案16.7万卷、42.25万件，馆藏档案数字化案卷级目录16.7万条、文件级目录297万条、全文1812.13万页、容量13.6TB；馆藏各类档案电子目录全部建立并纳入目录数据库管理，照片、录音、录像、人物、家谱、软图、印章等特种载体档案已全部数字化；建有婚姻、建房、二轮土地承包等专题民生数据库25种以上。二是做大室藏档案数字资源。推动部门、乡镇和村级档案数字化转换、归档和长效保存。档案一体化综合管理系统336家用户有电子目录318.91万条电子全文110.31万件1112.78万页容量5.741TB，各类电子档案281.16万件容量6.03TB；2021年，重点推进农村存量重要档案数字化，数字化率（按件归档）由原来54%跃升到99%，为常态化做好全县增量档案数字化奠定了基础。三是扩大增量电子数据资源。通过2017年以来“最多跑一次”改革与实践，许可服务事项归档常态化。电子文件统一归档管理平台累计接收30家单位预归档包155.91万个容量679.35GB，其中合格包154.94万个容量657.55GB，合格率99.38%。2021年，通过电子文件单套制省级试点验收，形成电子公文、不动产抵押登记等单套制归档数据包54986个，并通过企业增值税电子发票电子化归档省级试点验收。

四、坚持安全底线，重防范、抓系统管理

围绕档案安全和条件保障，致力于信息化条件下档案安全保障体系建设。近年来，数字档案馆及数字档案资源未发生安全事故。在物理安全上，强化机房日常管理，对门禁、消防、漏水、温湿度、UPS、供配电、空调、视频、空气清洁度九大指标进行实时监控，警示短信到责任人、视频监控到安保室，并落实设备年度维保措施。在网络安全上，规范局域网、政务网、因特网“三网隔离”措施，特别是加强馆藏系统端口管理和一体化系统VPM专网设置管理。在数据安全上，重点加强数字化加工场所和数据安全管理、数据库系统安全配置、多种方式数据存储备份（物理磁带库和虚拟磁带库各备一份，每年异地容灾备份）。同时，采用数据保全系统，对馆室藏数据实时监测、实时预警、实时保全、实时恢复，确保备份数据原始性和有效性。在系统安全上，重点加强病毒防范及应急处置，审计系统操作日志管理，修复安全漏洞。信息系统通过安全等级保护二级测试并报市公安局备案。在应用安全上，重点完善安全管理制度，做好用户访问、攻击防护、应用代码等安全管理，每年至少开展一次网络安全或数据恢复应急演练。

五、坚持数字赋能，重效能、抓精准服务

档案工作信息化、数字化转型，提升了档案资政便民的工作水平。一是管理更智能。数字档案的移交、接收、整理、编目、鉴定、管理、保存、编研、业务管理和工作流程全部纳入数字档案馆平台运行流转，实现了传统人工档案管理向档案资源数字化、管理规范化、利用便捷化的转变。通过软硬件投入，查询利用、检索查阅等功能实现更精准、更便捷、更智能。二是利用更高效。传统人工档案利用向数字档案资源利用转变，数字档案资源的优势得以体现。就检索而言，馆藏系统单次检索查阅档案目录信息计算机响应时间在5秒以内，全文信息在20秒以内，显著提高了对内对外资源共享、利用服务效率。2018年以来，县档案馆年均接待利用者6700余人次，调卷、件达到2.2万卷、12.56万件，这是过去人工办理和服务难以想象的。三是赋能更广泛。随着“最多跑一次”改革、数字化改革深入推进，跨馆查档、远程查档、手机查档、网上查档、自助查档等让“数据跑路”的档案利用方式迎合了逐年上升的查档需求和多形式利用需求。2021年，县档案馆查档量井喷式增长，其中调卷、调件分别同比增长177%（1.49万卷）、242%（34.18万件），其中村志编纂、建党百年、区域征迁等996批次单位查考均通过批量推送、自助查档解决，不仅满足了有关单位精准、高效查档的需求，更验证了取消传统纸质查档的可行性和必要性；同时，县档案馆通过省档案服务网长三角地区“异地查档、便民服务”平台，2021年办理查档377例（其中跨省7例），2018年以来年均增幅133%，跨馆查档日益成为区域化需求。