一、东营区档案馆概况

东营区档案馆于2012年在我市首家通过“国家一级档案馆”验收，2013年创建为“全省社会主义新农村建设档案工作示范区”，2014年创建为“全省中小学档案教育社会实践基地”，2016年被评为“全省档案系统先进集体”。东营区档案馆馆舍面积5000平方米，现有153个全宗，23个档案门类，馆藏各类档案资料6.6万卷（件、册），藏有商周、五代、宋元陶瓷，清代道光五彩“诰命圣旨”，抗战报刊，文革宣传画等档案珍品78件。目前，档案馆已建起了涵盖全部馆藏档案案卷级和文件级的目录数据库，建成了集收、管、存、用功能为一体的较高水平的数字档案馆，实现了档案信息的共享。

二、东营区数字档案馆建设思路

东营区档案馆在2017年开始着手准备国家级数字档案馆的创建工作，档案馆领导班子提前布局谋划，从基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效五个方面进行分解细化，逐项分析，先易后难，逐项清零。在档案馆数字化建设过程中，首先考虑的是科学合理的整体规划，为管理、保存、利用数字档案信息构建档案资源总库、长期保存库、管理库和利用库，并配套完善基础设施作为保障。其次，做好基础工作之后则需要对档案馆的规章制度进行及时的更新，以确保数字档案馆建成之后的落实，让其真正发挥作用。此外，还需要继续加强对数字档案馆管理系统工作的熟练与整合，在这一过程中也必须注重对于管理人员的培训以及人才的引进。可以说，在整个建设思路中，主要涵盖了对东营区档案馆的设计、施工、保障、完善、落实与发展的各个工作阶段。这些工作阶段的目标只有一个，那就是促进东营区数字档案馆更好地查档、用档、管档，服务于单位管理工作，提升各单位间的工作效率与工作质量。

三、东营区数字档案馆建设具体做法

一个标准化机房

按照数字档案馆建设要求，东营区档案馆于2012年底建成标准化机房。机房按照标准要求全部做了防静电、防磁处理，配备空调、UPS不间断电源、视频监控系统和消防设施，保证机房的安全。机房配备服务器、存储器、交换机、防火墙、漏洞扫描、安全审计等一系列设备，满足档案业务需要。

两个档案管理系统

一是东营区档案综合管理系统（局域网）于2018年投入使用，包括档案管理、接收管理、数据管理、利用管理等主要模块，基本实现了数字档案的全流程管理，实现了数字档案的移交、接收、整理、编目、鉴定、管理、保存、编研、利用和统计功能。

二是数字档案馆室一体化系统（政务网）于2018年开始全区推广使用，借助政务网实现了在线查询利用档案。目前区委、区政府部门单位及全区10个镇街已全部使用该系统。

三个基础设施平台

一是建立了档案库房智能化管理平台。配套安装了信息流监控平台软件、短信模块，实时对漏水、空气质量、红外传感、烟雾传感、温湿感应进行智能监测，并对数据进行实时传送，实现了全方位智能化管理要求。

二是建立了数字档案信息存储、备份平台。东营区数字档案馆配备了专用磁盘阵列，存储容量达到34T，能够满足我馆数字档案数据增长需求；建立备份平台，实现了各类数据信息的在线备份，同时配备了刻录机、移动硬盘、档案级专用光盘等离线备份设备。

三是建立了数字档案信息传输、利用平台。东营区档案馆依托局域网、政务网和互联网，分别部署了档案综合管理平台（局域网），实现了馆藏数字档案内部检索、服务利用等功能；部署了数字档案馆室一体化平台（政务网），实现了区直部门档案室和镇街档案室档案检索利用、监督指导等功能；部署了数字档案信息网（互联网），实现了数字档案信息发布、展览、查档等功能。局域网、政务网和互联网实现了三网物理隔离，保证了档案信息的安全。

五个数据库

截止目前，东营区档案馆馆藏档案全部实现了数字化管理，建成了涵盖馆藏档案的文书档案数据库、婚姻档案数据库、照片档案数据库、实物档案数据库、城建档案数据库，制定了严格的工作制度和流程，对各类数据库开展档案的接收、检测、编目、格式转换、鉴定、划控、发布等工作。

两项保障措施

一是建章立制，有章可循。数字档案馆建设期间，我们先后制定了《数字档案馆管理制度》、《馆室一体化管理制度》、《档案数字化加工质量与技术要求》等制度和标准，对档案数字化加工的前处理、扫描、图像数据挂接、档案装订、安全保密等都做了明确规定，使数字化加工工作有章可循；，同时在加工室安装摄像头，实时监控加工现场，保证档案的安全与保密。

二是全员参与，保证质量。为保证数字化加工质量，成立了数字化档案加工领导小组和数字化档案加工检查领导小组，负责调度、检查数字化加工工作。制定了数字化加工监督检查制度，安排专人值班，监督指导拆卷、案卷质量检查、目录录入、数据挂接、总检、装订等工作，随时解答加工人员提出的各种疑问；局馆全体人员积极参与，每月给全体人员分配任务，对已加工完成全宗档案数量的50%进行检查，鉴定小组在此基础上，再按档案数量的20%进行抽查，保证了加工质量，最终高标准、高质量地完成档案数字化工作。

四、东营区数字档案馆建设过程中的创新应用

一是为扩大数字档案馆的社会影响。东营区档案馆于2017年开通了“东营区档案”微信公众号，设置了“档案资讯”、“档案服务”、“图片展厅”三大特色栏目，包含“信息速递”、“八面来风”、“档案百事通”、“查档须知”、“档案征集”、“吕剧传承”等子栏目。通过文字、图片等形式及时、准确发布全区档案工作最新动态，介绍工作成果，展示档案馆藏精品，有效提供档案利用咨询服务，从而发挥了宣传档案工作、推进档案业务、提升档案意识、服务社会公众的良好作用。

二是加强民生档案资源共享，提高民生档案利用率。利用查档大数据分析民生档案门类，将婚姻、城建、房产、人事、公证等民生档案数据库进一步完善，对已数字化加工的涉及民生、利用率高的电子档案及时进行鉴定开放，并将开放档案目录进行权限设定。建立民生专题档案数据库，通过网络平台，实现民生档案异地查询及资源共享。各镇街、区直各部门根据档案馆要求，及时将涉及民生的原生档案及电子档案向区档案馆移交，大大丰富了馆藏资源，方便了广大社会公众查询利用。

五、东营区数字档案馆建设过程中的不足

尽管目前东营区的数字档案馆初步建设工作已经完成，但在建设中也仍然存在一些不足之处，将其归纳为以下几点：

（一）缺乏统一的标准及操作规程

根据经验，要制定软件开发的标准，除开前期的充分调研和准备外，还需要通过实践进行验证。因此，与计算机技术的快速发展相比，相关标准的制定速度相对缓慢。然而，为了确保档案信息化建设和管理顺利进行，应用系统平台离不开标准制度的准绳，系统平台的研究与开发需要有严格的科学标准和规范作为研究与开发的基础；缺乏软件开发的标准，不一定能满足档案信息化建设的统一要求。目前，由于我国尚未建立一套统一了数据库、网络协议、工程规范和质量标准的档案管理信息系统，因此在缺乏统一标准和操作规程的情况下开发数字化档案管理软件，建立数字档案数据库，可能会导致实践过程中软件使用出现一系列的问题，无法提升档案管理的效率，导致一些管理模式慢慢地弃之不理。

（二）资金投入存在不足

档案数字化建设规模大、系统性强、耗时长，需要充足的资金支持。在建设初期，首先要改善办公环境，增加计算机、高速扫描仪、条码打印机等必要设备，其次要购置网络管理软件终端等配套软件。但在东营区档案数字化开展的过程中，财政部门并没有主动地投入相应的资金，使得资金投入不足。

其次就是资金投入不持续。数字化档案建设除了需要大量的资金来购买软硬件，，后期的运营和维护成本也不少。无论是信息技术设备的更新、软件的开发、网络安全的保障以及日常的管理都需要资金的支持。因此，，一旦缺乏资金，后期的投入和维护都无法得到相应的保障。

六、东营区数字档案馆建设过程中的经验体会

在分析了东营区数字档案馆建设的具体做法以及存在的不足之后，认为在数字档案馆的建设过程中必须实现整体相统一的建设目标。

首先是要保证数字化建设顶层设计工作的落实。在建设前期，建设思路的梳理与具体建设做法的制定十分重要。这过程就像写文章，需要先搭建框架，有了大框架的指导才能顺利行文一样，使其在实际建设的过程中有依据，能够及时进行问题的调整。

其次是要提供一定的保障条件。建设出数字档案馆并不难，难的是如何保证建设出的数字档案馆能够在档案工作中真正得到落实并发挥出应有的作用。这需要建设单位通过一系列的措施进行保障。比较有效的保障方式是完善相关规章制度与引进专业的管理人才。

最后是要善于对数字档案馆在使用中出现的问题进行总结归纳，并及时做出相应的改进与优化。数字档案馆在建设的过程中，除了满足本单位的一些建设需要与建设特点外，更多的是采用一套比较固定的建设技术，尤其是对于相关设备与系统的建设过程大多都是大同小异。在这样一种建设背景下就会使得数字档案馆在建成之后不会完全贴合本单位各方面不同的需求，那么就需要单位在使用数字档案馆进行管理工作时，对发现的一些问题进行有效的总结和改进，从而使数字档案馆的管理与使用实现动态化与时效性。