山东省潍坊市诸城市档案馆于2011年启动档案数字化工作，次年9月投入使用。2017年12月，国家档案局委托山东省档案局组织专家对诸城市数字档案馆系统进行测试。测试项目分基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效五大方面，包括99个关键指标、300多个子项目。最终，诸城市档案馆顺利通过测试，成功创建国家级数字档案馆。

一、创建思路

县级档案馆是基层档案馆，在人员、经费、技术等各个方面都要落后于省、市档案馆，在创建数字档案馆时，也面临着更多的困难，很难通过一个项目，短期内就建成数字档案馆。而且，数字档案馆要有现代化的实体档案馆相匹配，老旧档案馆不具备创建数字档案馆的条件。因而，诸城市档案馆确立了数字馆与实体馆同步建设、分阶段稳步推进档案数字化的思路，并结合时代的发展，不断深化数字档案馆建设。

二、具体做法

（一）档案数字化与新馆建设同步启动

在2011年之前，诸城市档案馆在老馆办公，各项条件都比较差，不仅库容面临饱和，无法接收新的档案进馆，馆内也没有场所安装现代化设备，以满足创建数字档案馆的需要。加之，当时的档案馆位于市委大院内，造成档案馆处于相对封闭的状态，不利于对外开放提供查档服务。受限于客观条件，当时档案馆虽然已经意识到了档案数字化的重要性，但并没有开展这项工作。

2009年8月，诸城市决定建设档案馆新馆，新馆与市博物馆、名人馆为品字形布局，三馆相互依托，组成了诸城市重要的文化中心。这样的选址，保证了档案馆在建成之后可以充分融入地方文化发展的大环境，也有利于提升档案馆的知名度和综合利用率。新馆于2011年底投入使用。

在新馆建设过程中，诸城市档案馆就积极争取政策和财政支持，提前筹备数字档案馆建设，在2011年2月完成了立项、招投标等前期工作，并于当年4月正式启动档案数字化一期项目。

（二）分阶段建成数字档案馆

诸城市档案馆的档案数字化一期项目，包括基础设施建设和馆藏部分档案数字化两部分。该项目建设了标准化机房，并配备了相应软硬件平台，建立起了标准化档案数字化加工室和数字档案利用服务大厅，配备了数字档案馆管理软件，建立了数字档案馆安全保障体系和信息服务体系。这一期项目要加工的是利用率较高的部分全宗，前期档案数字化加工是在老馆开展的，新馆建成之后，搬迁到新馆继续进行。2012年9月，一期项目结束，经过验收之后，马上投入了使用。

2013至2014年，诸城市档案馆接收全市各单位1997至2006年档案进馆。2015年1月至2017年10月档案数字化二期项目，对除部分保管期限为短期的文书档案之外的所有纸质档案完成了数字化。此外，档案馆还根据工作实际，对全市各单位2007至2014年度的室藏档案提前进行了数字化。

前后两期项目共加工档案96779卷，建成了1596852条目录数据库、10856971页全文数据库、36027张照片数据库、11160分钟的多媒体数据库，12809条图书资料目录数据。

在完成前两期档案数字化项目的基础上，2021年，诸城市档案馆又完成了全市各单位2015至2017年室藏文书档案的数字化工作，共计加工123个单位4293卷，录入条目84358条，扫描495565张。

在完成档案数字化的同时，诸城市档案馆还对档案数据做了异地异质备份，保障了档案数据资源安全。

（三）由数字化向智能化迈进

数字档案馆是时代发展到一个阶段的产物，其更高形态是智能档案馆。在持续深入开展档案数字化的同时，诸城市档案馆积极探索，推进档案管理由数字化向智能化转变。

诸城市档案馆新馆在建设时，就已经安装了智能化库房管理系统，实现了温度、湿度、消毒等的自动化控制，可以对烟、火、灰尘等发出警示，对档案馆周边和馆内各个区域实行视频监控，确保了馆藏档案的安全存储。数字档案馆的建成，则大大提升了档案利用环节的效率。

为实现档案智能化管理，在初步建成数字档案馆之后，诸城市档案馆开始筹划安装智能化档案管理系统。2019年8月份开始安装RFID智能化档案管理系统硬件设施，10月完成，并通过测试。2020年，档案馆又安装了智能门禁系统，实现双人双锁出入库房。

三、创建经验

（一）现代化实体档案馆是创建数字档案馆的前提

数字档案馆虽然是现代信息技术的产物，但并非单纯依托于技术，而是需要一系列的配套设施才能实现。要想创建数字档案馆，首先要建设现代化的实体档案馆，否则数字档案馆就是空中楼阁。如果没有现代化实体档案馆的支撑，即使完成了馆藏档案的数字化，也无法发挥出应有的作用。诸城市档案馆新馆于2011年底交付使用，当年就晋升为国家一级综合档案馆。新馆建筑面积5800平方米，其中库房面积1800平方米，库房内安装档案密集架1270立方米，配备了智能化管理系统，设置计算机查阅大厅，完全可以满足创建数字档案馆的条件。正是依靠现代化的新馆，诸城市档案馆才完成了多期数字化项目，并成功创建国家级数字档案馆。

（二）分阶段进行

创建数字档案馆是一项系统性工程，需要持续投入资金，尤其是在初期，因为要购买相关的设施、设备，就需要先期投入高额的财政资金。对于很多县级档案馆而言，要把创建数字档案馆的经费一次性全部申请到位，是一件非常困难的事情。有鉴于此，诸城市档案馆在工作中，就采取了分阶段推进的方式，分期分批完成馆藏档案全部数字化。

（三）要有前瞻性

数字档案馆是与传统档案馆截然不同的一种形态，要有现代化的设施、设备作为物理基础，还要有符合要求的管理平台，这些都有很高的技术含量。现代社会，科技飞速发展，技术更新的速度越来越快。这就要求档案馆在创建数字档案馆时，必须有前瞻性，否则就会面临数字档案馆刚刚建成就已经落后的不利局面，日常维护和售后维修也会受到影响。诸城市档案馆在启动档案数字化一期项目之时，就充分考虑到了这个问题，主要的设施、设备和管理平台已经使用超过十年，仍然正常发挥功能。

（四）以利用者为中心

档案馆工作的根本目的是提供利用，以利用者为中心，已经成为国际档案界的共识。数字档案馆的产生，一个重要目的就是为公众提供更为便捷高效的查档服务。正式基于这一点，诸城市档案馆在建设新馆和创建数字档案馆之初，就充分考虑到了查档者的需求，在档案馆查阅大厅设置休息区域，在进行档案数字化时，首先加工的也是利用率高的全宗，之后又提前对未进馆的室藏档案完成了数字化加工。在日常提供档案查阅利用时，也是将用户的需求放在首位。

（五）严格规范制度和流程

创建数字档案馆，环节很多，任务很重，其中有很多工作是档案馆无法独自完成的。目前，国内档案馆普遍将档案数字化加工工作委托给软件技术公司承担。在这个过程中，不仅会发生扫描不清晰、挂接错误等各种质量问题，还存在信息泄露、文件被篡改等多种风险。在创建数字档案馆的过程中，必须严格按照相关规范来操作，将发生问题的概率降到最低。为确保数字档案馆的正常规范运行，档案馆制定了一系列数字档案馆管理制度，包括计算机房管理制度、设备管理制度、数字信息安全管理制度、数字档案馆管理人员制度、数字资源管理制度、突发事件应急预案、档案数字化工作制度等，对数字档案馆工作人员、用户及设备的管理、利用，以及电子档案管理、硬件基础设施建设、系统及应用工作平台技术要求等明确了规范，保障了数字档案馆建设和运维工作的安全有序开展。

四、创新应用

（一）建成两个平台、四个网络、五个资源库

诸城市档案馆建成了以“两个平台（档案安全保护一体化平台、数字档案馆综合管理平台）、四个网络（局域网、互联网、政务网、管理网）、五个资源库（接收库、管理库、保存库、利用库、采集库）”为核心的档案信息化工作体系。建成馆际互查、馆室共享利用和互联网开放利用等多渠道在线利用系统。通过建立基于局域网的数字档案管理平台，数字档案馆核心数据库与互联网、政务网完全物理隔离。实现了档案数字化程序规范化、数据库管理科学化、提供利用现代化。局域网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作，实现了电子档案的接收、保管、利用、存储等功能，利用局域网数字档案馆平台，能够完成档案的查询、利用、鉴定、发布等多种功能。所有涉密信息只能在局域网络处理，严格控制使用人员，确保档案信息安全。

（二）搭建网上平台

诸城市档案馆建设了诸城档案信息网，设有“信息公开”、“馆藏介绍”、“业务园地”、“档案查询”、“网上展厅”等专栏。用户登录网站，就可以了解档案馆的概况、档案查阅方式、珍贵档案等信息，还可以在线观看档案馆的展览。在“档案查询”专栏，用户可以通过“目录检索”，查询部分公开档案的目录，也可以通过“预约查档”，填写个人信息，完成网上预约。

五、建成后取得的成效

（一）极大地提高了档案查阅利用服务水平

诸城市档案馆充分发挥数字档案馆功能，积极围绕全市中心工作，积极做好工人、退伍士兵、党员、农村主职干部等各类群体的查档服务。查档服务从线下到线上，实现档案服务网查档代办点覆盖到档案室，用数字技术赋能查档服务，极大地提升了查档工作效率。数字档案馆在多次查档高峰中都发挥了至关重要的作用，经受住了实践的检验，在2013年的查档高峰中还曾经创造了3个月接待8000余人次的记录。2017至2021年，查档利用人次为年均3200余人次，提供利用档案资料11520余卷（册）。

（二）成为重要的文化中心和知识库

诸城市档案馆拥有较为丰富的馆藏，通过创建数字档案馆，这些馆藏被更多的人所知晓，从而使档案馆成为重要的文化中心和知识库。不仅本地的居民和学生经常到档案馆查阅资料，外地的大学生、研究生、文化爱好者乃至外国友人等，也通过电话查档、现场查档等方式查询到了需要的档案。

（三）提高了档案馆的知名度，获得社会广泛认可

成功创建数字档案馆，也提高了诸城市档案馆的知名度，安丘、莒县、五莲等多个地方档案馆都专程到诸城考察学习相关经验。档案馆也获得了上级的肯定，除了2017年通过国家级数字档案馆测试之外，诸城市档案馆还于2014年和2019年分别获评山东省档案利用工作最佳服务窗口和潍坊市级文明单位。

六、结语

信息技术的发展引领全球进入了数字化时代，这对各行各业都带来了巨大的影响。在信息技术的影响下，世界各国陆续开启了档案数字化、信息化工作，并提出了数字档案馆等概念。在数字档案馆建设方面，我国档案馆虽然起步较晚，但取得了很大的成就。在这个大背景下，诸城市档案馆启动了数字化工作，并成功创建国家级数字档案馆。数字档案馆建设是一项需要不断深化的过程，而并非阶段性工作。未来，诸城市档案馆将继续提升软硬件水平，优化系统，推进档案管理全流程的智慧化，更好地发挥档案馆存史、资政、育人的作用。