2021年9月，上海市宝山区档案馆数字档案馆通过了国家档案局组织的系统测试，测试专家意见一致认为“宝山区数字档案馆系统建设规范、技术选择合理、整体水平较先进”。自此，上海市宝山区档案馆充分发挥后发优势，成为“十四五”期间上海市第一家通过测试的高水平国家级数字档案馆。

宝山区档案馆深入贯彻落实习近平总书记对档案工作“四个好”“两个服务”的重要批示精神，通过数字赋能“档案治理、档案资源、档案利用、档案安全”四大体系建设，提升档案工作现代化水平，实现信息化与档案事业各项工作深度融合。经过多年的积累，截至2021年8月，馆藏档案数字化率为96.37%，数字化档案涵盖了文书、专题、专业、音像、照片等门类。建成了涵盖全部馆藏案卷级、文件级目录数据库。接收57家单位37471件（含文书、照片、音频、视频4种类型）电子档案进馆；接收视频类电子档案《宝山新闻》632件，电子资料《宝山报》电子报1049件。13类民生档案实现“分钟级”在线查档、跨馆出证，查档服务方式多样，服务人次逐年上升……这些成绩是在宝山区委、区政府的重视支持下和上海市档案局的关心指导下取得的，是宝山区档案馆执着追求档案事业高质量转型发展的生动实践。

一、高度重视保障度，全面开启档案工作新局面

宝山区档案馆建成于上世纪80年代末，馆舍条件较为简陋，档案馆新馆尚未建成，制约着各项档案事业发展的因素较多。早在2004年，宝山区档案馆经过全面分析档案发展形势后，坚信档案数字化是今后档案事业发展的战略方向，也是老馆创新发展的重大机遇，创建数字档案馆时不我待。

在“十三五”期间，宝山区委、区政府主要领导先后17次到区档案馆开展调研，调研期间专题研究数字档案馆创建的相关工作，协调解决创建工作中遇到的资金申请、多部门协作等实际问题。上海市档案局领导及专家先后4次来宝山区档案馆指导，协助解决数字档案馆创建过程中发现的各类问题，为宝山区档案馆顺利创建“国家级数字档案馆”保驾护航。

宝山区档案馆成立以局馆长为组长的数字档案馆创建工作领导小组，局馆全体人员参与。通过对标国家级数字档案馆建设要求，坚持规划引领，着力补齐短板，遵照“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，有力、有序推进数字档案馆创建。2017年至2021年期间，宝山区档案馆先后投入500多万元，用于全面开展包括档案机房改造、应用系统开发、信息安全系统建设和馆藏数据核查等数字档案馆创建相关工作，有效提升了档案信息化水平。在创建工作攻坚克难时期，由局馆长全面统筹，深入调研把脉、制定工作方案，严格对标对表、科学分配任务，强化责任担当、狠抓工作落实，坚持每两周听取一次创建工作进展情况汇报，总计召开十余次专题工作会议，全面指导落实各阶段任务目标，形成了局馆上下凝心聚力、共同创建的良好氛围。

二、持续丰富资源库，大力构建资源建设新格局

在“资源为本”的时代潮流中，档案数字资源建设是数字档案馆建设的根本。宝山区档案馆着眼于数字档案资源体系建设，先后制定了《宝山区数字档案馆数字资源管理办法》《宝山区纸质档案数字化要求及操作流程》《宝山区档案馆数字化加工实施办法》，规范工作流程，明确管理责任，有序规范开展档案数字资源建设。

宝山区档案馆按照“存量数字化、增量电子化”的工作要求，着重落实好纸质档案数字化和电子档案接收进馆，致力于不断丰富和拓展全区的档案数字资源。2006年起逐步开展馆藏档案全文数字化工作，在坚持档案信息安全的基础上，不断提高馆藏档案的数字化率和利用率。在全区部分立档单位档案数字化副本移交进馆过程中，发现数字化副本质量参差不齐等问题。为确保各单位档案数字化工作安全有效开展，2015年宝山区档案馆创新式提出为全区进馆单位提供档案数字化集中扫描的工作模式，资金由各进馆单位落实，档案数字化场地和第三方服务人员的管理由档案馆落实，各单位完成进馆档案数字化并通过验收后，方可进行实体档案的移交进馆，大大提升了档案数字化工作的质量和效率。移交进馆的档案数字化副本，尤其是民生档案，在利用过程中发现存在部分著录不准确、全文挂接偏差等问题。2020年宝山区档案馆积极争取287万专项资金，引入第三方公司开展馆藏档案数字资源的核查工作，对全部馆藏档案数字资源进行全面核查。为进一步确保馆藏档案数字资源准确规范，避免影响后续的资源利用，宝山区档案馆抽调业务骨干10人，按照20%的比例对通过核查的档案数字资源进行抽检验收。宝山区档案馆对数字档案资源进行有序管理，构建了档案资源总库、管理库和利用库，并按期、按策略进行数据备份。档案资源总库作为长期保存库，利用备份一体机进行在线增备、在线全备；并通过离线备份、异地备份方式确保档案数据长期安全保存。在网络建设中，按照“收、管、存、用”等不同业务环境，划分安全域并实施边界控制管理。在防止档案数据资源被篡改方面，采用数据封装、版式固定等技术，对数据导入、导出等重要操作行为采取安全措施保障数据安全。

三、有效增添便捷度，竭力提升高效服务新水平

习近平总书记指出，档案工作要“更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众”。宝山区档案馆推进建设了一套安全系数高、性能稳定可靠，能满足档案“收、管、存、用”业务全流程的数字档案馆系统。通过软硬件系统一体化建设和推广应用，横向实现了馆际同步联动；纵向实现了馆室联动，在服务民生、促进地区文化繁荣和信息资源管理中发挥作用，更好地满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。

宝山区档案馆结合档案利用实际，优先开展区内民生档案的数字化工作，实现利用率最高的婚姻档案数字化副本优先进馆，为民生档案查询全市“一网通办”打下扎实基础。全区12个街镇的社区事务受理服务中心14个查询点民生档案查询服务实现全覆盖，让群众不出社区就能享受优质的服务。2018年至2021年6月，数字档案馆系统利用人次总计55915人次，利用人数每年均递增。此外，自2018年长三角民生档案“异地查档、便民服务”正式启动以来，宝山区档案馆立足于本地区外来人口众多的区情，全面落实异地查档工作，2019年至2021年6月期间共服务135人次，真正实现“让档案信息多跑路，让查档群众少跑腿”。

宝山区档案馆通过“宝山区档案馆馆藏档案综合管理”和“宝山档案服务电子阅览室”等系统，利用全覆盖的案卷级和文件级目录，快速、准确地检索汇编各类档案信息资源，充分挖掘宝山红色档案资源，编成了《宝山区庆祝改革开放40周年、“撤二建一”30周年主题图片展》《宝山区庆祝“新中国成立70年”展览》《开国将军、新中国卫生事业奠基人钱信忠珍档陈列展》、《宝山区档案局（馆）抗疫档案征集展》等多种档案编研成果，并同步在“宝山档案信息网”“今古宝山”微信公众号等新媒体平台进行网上展览，真正实现将“故纸堆”变为“信息库”。

宝山区档案馆秉承数字档案馆系统“好用、能用、用好”的使用原则，积极为开展档案日常业务工作提供更为便利、快捷的平台。新修订的《档案法》规定档案向社会开放的期限由30年缩短为25年，直接加大了档案开放鉴定的工作量，宝山区档案馆摆脱传统“进库房”查阅档案的手段，通过“进系统”和“进库房”相结合的方式，极力避免传统鉴定方式对实体档案的调用，促进档案开放鉴定工作既快又好地完成。

四、不断强化责任制，筑牢巩固信息安全新防线

数字档案馆创建工作在安全防线上采取的是“一票否决”制。宝山区档案馆虽然馆舍条件一般，但始终坚守档案安全底线意识，以建成人防、物防、技防的“三位一体”安全防范体系为目标，落实各项安全保障措施。宝山区档案局馆领导亲自抓安全问题，先后制定完善了《宝山区档案局（馆）网络信息安全管理规定》《宝山区档案局（馆）信息机房安全管理制度》《宝山区档案馆档案数字化加工安全管理办法》等制度，并将制度落实到实处。针对自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等情况制定相应的应急预案并开展安全演练，提升应对突发事件的处理能力。同时定期开展信息安全保密教育和档案法制教育，以案说法，以案明纪，有力加强全体人员的保密意识。数字档案馆创建工作引入第三方服务是常见的需求，如何管好第三方服务方的人员和设备，保障馆藏档案数字化、馆藏档案数据核查等工作安全有序开展，成为档案工作中必须面对的问题。宝山区档案馆抓住档案安全防范的关键环节，严格落实防范措施。一是严格审查承包方相关保密资质，与承包方签订安全保密协议，对承包方进驻人员信息做好备案、登记管理，发放出入证件。二是开辟专门用于数字化加工和数据核查的场所，配备消防设施、防盗设施、视频监控系统等，做到安全防范无死角。三是强化日常管理，每天派2名档案工作人员入驻场地对当天完成的任务进行质量检查，对场地内外环境进行安全巡视。四是严格管控档案数字化设备和档案数据存储介质，使用安全机箱以封闭计算机终端信息出口，项目结束后做好档案数据移交手续，同时回收计算机存储介质并销毁工作中产生的各类无需归档的材料，确保档案信息不外泄。

宝山区档案馆结合馆舍实际条件，严格对照数字档案馆测试指标，对档案信息机房出入、温湿度控制、视频监控、气体消防等系统进行了升级改造，全方位对机房环境进行监控和防护。同时配备了安全、高效、可扩展的数据服务器、应用服务器、备份一体机、磁盘阵列、交换机等硬件，配置了入侵防御系统、网络审计系统、数据库审计系统、日志审计系统、堡垒机、加密机、防火墙等网络安全设备，确保信息系统运行的稳定与安全。

宝山区数字档案馆经过十多年的建设，在各个方面取得了一定的成绩。下一步，将继续丰富馆藏档案数字资源，充分挖掘宝山红色档案资源，进一步推动电子文件归档和电子档案管理规范化开展，应用新技术创新为民服务方式，真正将习近平总书记对档案工作“四个好”“两个服务”等重要批示精神落到实处，努力向智慧型数字档案馆不断迈进，推动宝山档案事业创新发展取得新的更大成效。