档案信息化建设是档案工作迈向现代化的必由之路。在国家档案局、上海市档案局的精心指导下，在奉贤区委、区政府的正确领导下，奉贤区档案局（馆）紧紧围绕奉贤“互联网+”行动、智慧城市建设和数字化转型，持续推进档案工作与信息技术深度融合，以整体规划、分段实施、建用并举方式推进奉贤区数字档案馆建设，于2016年9月顺利通过国家档案局专家组的测试验收，成功创建为上海市首家“国家级数字档案馆”。

一、创建工作中的经验与做法

创建过程中，数字档案馆建设的辐射效应已加速显现，结合新馆建设，档案系统软硬件全面升级换代，系统功能和数据资源不断优化，档案工作的“收、管、存、用”环节全部纳入档案信息管理系统。

（一）以创建工作为抓手，全力推进数字档案馆建设

建设数字档案馆是一项系统工程，需要投入大量的人力、物力、财力和技术力量。奉贤区档案局（馆）为做好此项工作，将数字档案馆建设项目列入全区国民经济和社会发展“十二五”和“十三五”规划、奉贤智慧城市建设行动计划，有序有力推动档案信息化工作。奉贤区档案馆结合新馆建设，同步设立了数字档案馆项目，并被批准列入2015年度政府投资项目计划，项目总投资800万元。同时，逐步加大馆藏档案数字化建设投入，投入600多万元积极推进馆藏档案数字化，每年的项目运维经费约为20万元，档案数字化经费纳入年度财政预算，并逐年增加，保证落实。为确保创建工作的顺利推进，奉贤区档案局成立了数字档案馆创建领导小组，明确人员、落实分工。将国家级数字档案馆创建工作列为年度重点工作，要求每季度汇报创建工作进度，严格监督创建工作推进。

（二）以新馆建设为契机，不断提升软硬件水平

随着档案馆新馆的建成，数字档案馆项目在2015年11月份顺利验收，使得档案馆信息化软硬件水平再上新台阶，为国家级数字档案馆的创建打下了坚实基础。

一是强化硬件建设，夯实发展基础。基于数字档案馆系统建设需要，按照计算机房B级建设标准，完成了约100m2机房的建设，包括：49m2的中心机房、26m2的动力机房（含屏蔽机房预留区）和31m2的控制室建设。同时，根据区电子政务网络建设规划和我馆业务工作实际需要，组建了局域网、政务网、互联网三条运行通道，实现千兆接入、百兆到桌面的带宽环境构建。

二是强化系统建设，涵盖档案业务全流程。在软件升级开发方面，数字档案馆项目主要包括了档案资源管理系统、虚拟库房管理系统、电子档案移交接收平台、虚拟档案室系统、档案利用服务平台（政务网、互联网）和档案信息门户网站等十套系统。目前，这些系统都已得到了全面推广应用，数字档案资源“收、管、存、用”等业务全部纳入系统管理。

三是强化制度建设，确保档案信息安全。严格执行国家保密安全制度，将档案信息安全与实体安全放在同等重要位置，不断完善档案信息安全管理制度。建立了机房、设备、人员、数字资源等安全管理制度和应急预案，并做到按制度办事。开展数字档案资源异地备份工作，制定数字档案馆应急处理预案，加强演练，提高应对突发事件的处置能力。

（三）以自测为主线，全面梳理问题

按照《数字档案馆系统测试指标表》，共五大类一级指标，18个二级指标，99个考核项，奉贤区档案馆逐一对标，严格按照指标要求进行自测，通过自测发现问题、分析问题、解决问题，以测促建、以测促改。

一是抓住准入条件。抓住国家级数字档案馆的入门级条件：案卷级目录和文件级目录必须100%；全文数字化率70%以上；必须开展电子档案接收工作，电子档案质量必须符合要求，要有元数据、四性检测、交接手续等。

二是摸清家底，全面梳理馆藏目录。《数字档案馆系统测试指标表》中第三类指标是数字资源建设，这一部分是最为重要和分值最高的（共计52分），也最能检验档案馆是否符合国家级数字档案馆建设水平。针对数字资源每一个扣分点，奉贤区档案馆自创建工作开始就着手数字化基础工作，按照著录规则重新核对检查案卷目录和文件目录，对题名、责任者等关键著录项有问题的条目进行修改完善，同时完成全部声像档案的数字化，全面提高了馆藏数据的质量，丰富了数字馆藏。

三是完善系统功能。通过多次自测和市局指导，完善系统统计、全文检索、系统管理等核心功能，争取在系统功能上全面赋能档案“收、管、存、用”各项业务。

四是注重安全问题。对于馆藏系统中档案数据进行全面核查，确保非涉密系统中无涉密内容，对信息化扫描场地安全措施、设备不到位情况进行逐项整改，排除安全隐患。

（四）以指导意见为突破口，加快整改薄弱环节

奉贤区国家级数字档案馆创建工作自2016年2月正式启动，期间得到了上海市档案局的大力支持和指导，先后多次实地指导工作，对机房的硬件设备、系统的功能、数据的质量和安全问题等方面提出意见。针对市局提出的意见，奉贤区档案局（馆）制定相应的整改计划，明确薄弱环节和整改时间，以问题为导向加大整改力度，确保创建工作目标的实现，从而为奉贤区成功创建国家级数字档案馆奠定了基础。

（五）以完善制度为基础，注重建立台账

建立制度的目的是为了保障数字档案馆的安全运行和长效管理。为此，奉贤区档案局（馆）对照《数字档案馆系统测试指标》要求，梳理完善了18项制度，同时规定各项制度要抓好日常落实、保存好实施记录。在此基础上，对照99个评估指标，对所有台帐进行了全面梳理和重点完善，将各项制度和实施进行分类，建立台帐、查缺补漏，使内容更加全面可靠、清晰完整，力争达到各项工作的制度化、系统化和规范化的目标。

（六）以提升管理能力为目标，开展全员培训

以数字档案馆建设为契机提升了档案馆工作人员的信息管理能力。奉贤区档案局（馆）对数字档案馆系统进行了全员培训，并将迎检任务分解到各个科室：一是结合指标内容和具体业务科室开展培训，对信息技术科、接待管理科、业务指导科等系统操作人员开展针对性的培训，如信息技术科务必了解系统的数据接收、数据编辑、数据统计等功能，接待管理科务必了解系统的接待流程管理、库房的出入库登记等功能；二是根据系统权限对人员进行培训，按照系统管理员、审计员、安全员等不同权限培训，增强人员的系统管理能力；三是指标解释人员加强对指标的学习和深入解读，增强业务和系统操作能力。由各个科室相关负责同志对具体指标进行解释，务必做到每一项指标都心中有数，清清楚楚。

二、创建成功后取得的成效

在上海市档案局和奉贤区委、区政府的统一部署下，奉贤档案部门始终坚持“档案工作姓党”的政治方向，立足本职、真抓实干、精准发力，进一步巩固了“国家级数字档案馆”创建成果，档案事业发展迈出了坚实步伐。2019年度奉贤区档案局（馆）荣获2016—2019年度“全国档案系统先进集体”称号。

（一）以“增量电子化”为导向，数字档案馆建设全面提升电子文件归档数量和质量

围绕电子档案管理规范化、标准化、常态化的总体目标，立足本区实际，研究制定《加快推进“一网通办”电子文件归档和电子档案管理实施方案》。主动对接区政务办，指导完成区级“一网通办”平台电子文件归档功能建设。协助区水务局开展“一网通办”电子文件归档试点工作，生成首批“一网通办”电子档案。加强档案信息化建设，自2018年起探索电子文件单套制归档和管理，初步在OA系统上实现电子文件归档，形成电子档案，并通过电子档案移交接收平台实现在线接收和管理。目前已接收区档区信息委、南桥镇等9家单位OA系统电子文件归档工作，累计归档9000余件。

（二）以“人民为中心”为宗旨，数字档案馆建设不断增强人民群众在档案领域的获得感、满意度

推动档案资源共建共享，增设区行政服务中心查阅点，全区13个街镇、开发区的社区事务受理服务中心均设立民生档案查档出证远程服务窗口，档案查询利用平台延伸至基层“最后一公里”。与全市各综合档案馆跨馆联动、馆际共享，婚姻登记、独生子女证等22类民生档案实现“全市通办”，其中18类纳入全市“一网通办”平台，群众查档更为便捷。融入长三角一体化发展，配合推进沪苏浙皖“异地查档、便民服务”工作，服务能级全面提升。编写《奉贤区档案馆馆藏指南》，为查阅利用档案提供参考。

（三）以“个点带全面”为方针，数字档案馆建设持续夯实基层档案工作

2018年以来，以扶植培育市级“样板档案室”为目标，科学遴选、精心指导区法院、奉城镇、奉浦街道强弱项、补短板、凸亮点，加强组织制度建设、规范档案业务、加强安全管理、开展档案数字化、推进开发利用，树立档案管理法治化、规范化、科学化新标杆，发挥示范引领作用，推动全区档案工作提质增效。加快档案数字化转型，积极推进“数字档案室”建设。指导奉贤法院成功创建“上海市示范数字档案室”，为全市首家创成的区级机关。奉贤法院在基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系和服务绩效等方面较为完善，电子诉讼档案实现在线归档，承担上海市高院单套归档和电子档案单套管理试点任务取得显著成效，为推动全区档案数字化转型发挥了示范引领作用。

（四）以“档案讲故事”为主线，数字档案馆建设助力拓展全方位、立体式档案新媒体宣传阵地

着力用好档案资源，讲好红色故事、奉贤故事，积极拓展新媒体时代档案宣传阵地，全面开通奉贤档案新媒体宣传平台，创新线上展览、微纪录片等传播载体，档案文化辐射面和影响力进一步扩大，“奉贤档案”入围全国档案微信公众号百强。先后推出“图说奉贤”“馆藏珍粹介绍”“奉贤历史上的今天”“小褚说档”“档案小课堂”等短视频栏目，全年发布短视频55条，播放量达42万次。《把幸福装进档案》系列微纪录片荣获国家级、市级奖项。微视频《一个都不能少》入围全国档案系统庆祝建党百年微视频目录，档案宣传效应持续放大。

（五）以“信创改造升级”为契机，数字档案馆建设顺应信息技术应用创新、发展现实需要

基于信息技术应用创新环境，《奉贤区档案资源综合业务系统》项目于2022年2月完成招标，预计2022年底完成硬件设备替换以及软件系统改造整合，改善现有系统存在的功能性和安全性缺陷，实现档案资源收集、管理、保存及利用的安全和统一，并提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务。通过自主化的建设，逐步实现真正可控、能控和在控的新要求，不断强化党政系统自身的精细化管理能力，优化架构设计提升系统安全性监测力，助力国家网络安全和信息化战略的实施，搭建安全可控的信息系统，确保数字档案资源可靠可信，并得以长期有效保存。

习近平总书记提出档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。数字档案馆建设是一项长期工作，通过测试认定只是第一步，奉贤区档案局（馆）仍将不断调整、完善、提升，持续做到信息化管理各领域、各流程全覆盖，始终体现高效、快捷、便民的服务绩效，主动破局、奋勇作为、补齐短板，找准档案事业改革发展创新的具体方位，努力开创奉贤档案事业发展新局面。