近年来，广州市档案馆坚持将数字化转型作为战略发展方向，夯实基础，科学规划，全面完成数字档案馆系统国产化替代，系统全面覆盖档案收、管、存、用业务，成为日常工作台；强化数字资源建设与质量管控，馆藏档案目录数据达1085万条，8300万画幅，建设起数量丰富、类型多样的档案专题数据库、电子目录库、口述历史库等；着力推进档案开放审核，强化档案数字资源开发利用，档案服务效能显著提升。经多年努力，2024年12月完成高水平数字档案馆创建。

一、做法和经验

（一）高度重视、精心谋划，一体化推动数字档案馆建设。广州市委市政府高度重视档案信息化工作，把“加强档案馆建设，促进数字化转型，推动历史档案开放服务”写入“广州市十四五规划纲要”，“示范数字档案馆建设”纳入“十四五时期十大工程之智慧城市工程”。近5年，先后投入7600多万元一体化高质量推进档案信息化、智能化和数字资源建设，为数字档案馆建设提供充分保障。

（二）强化安全保障，着力推进信创环境安全体系建设。以国产化替代为契机，将数字档案馆系统纳入广州市国产化替代工程，建设了“政务外网电子档案管理系统”“局域网数字档案馆系统”“政务内网电子档案管理系统”“智慧管理平台”，并对服务器、防火墙、操作系统、数据库、中间件等软硬件进行全面国产化迭代升级，构建起坚实的数字档案安全防线。以智慧安防项目实施为依托，综合运用物联网、传感、移动交互、大数据、楼宇自动控制、人工智能等技术，建设了集实用性、扩展性、广泛适用性于一体的“智慧管理平台”，实现了数据跨业务、跨部门、跨层级实时在线高效协同，发挥了信息化服务安全防范、日常管理、减负增效、深度智能的保障作用，馆库安全监测和预警能力进一步提升。

（三）突出应用导向，推动信息化与业务工作深度融合。打造线上线下深度融合的档案业务工作新模式，将档案工作的收、管、存、用、研等业务全部纳入信息化流程管理。打造联合检查验收模块，通过表单跟踪、闭环落实、全程质量管理，实现档案接收线上线下一体化管理。完善全宗卷管理、档案调卷、出入库登记和档案位置信息等辅助实体档案管理功能，优化档案分类、编目、检索、辅助鉴定、统计等，提升科学管理水平。完善档案利用登记、审核、审批、阅览、数据输出、过程记录、辅助编研等功能，不断满足不同层次不同类型的利用需求，将管理平台真正打造为开展日常业务的工作平台。

（四）聚焦增存并重，着力提升数字档案资源质量。坚持质量为本，创新工作方式方法，将进馆档案质量控制端口前移，成立档案接收联合检查验收小组，提前对档案整理与数字化质量、涉密清理、开放审核等工作进行服务指导，在确保100%“增量电子化”的同时保证进馆档案质量。同时，以党支部为单位，全员参与，对所有馆藏档案数字化成果进行100%质检，确保“存量数字化”的扫描质量与著录信息的完整准确，不断提升数字档案资源质量。截至2024年12月，馆藏民国档案、新中国成立后文书档案数字化率已达100%。以数字档案资源为基础，建立起体系完备的资源总库、接收库、管理库、利用库和长期保存库，明确不同数据库数据导入、数据管理、数据利用、数据备份等节点每个经办人员的具体职责，确保数据使用边界有效控制，确保数据安全。

（五）融入数字政府建设，着力推进电子公文归档和电子档案接收。在全市统建OA之初提前介入，按照《党政机关电子公文归档规范》和《数字档案室建设指南》提出电子公文归档数据和格式要求，通过政务外网电子档案管理系统与OA系统对接，实现了电子公文在线归档和电子档案在线移交与接收。截至2024年12月，已有48家市直单位接入电子档案管理系统，12家OA系统与档案管理系统完成对接，打通了电子公文归档和电子档案接收进馆路径，接收广州市纪委监委、市人大办公厅、市发改委等10家单位的文书类电子档案17431件。归档数据包含了电子公文的正本、修改痕迹稿、文件处理单、相应过程信息和背景元数据信息，并在归档环节、移交接收环节进行数据四性验证等，达到了来源可靠、程序规范、要素合规等要求。以广州市档案馆机关档案室为试点，积极进行单套制探索，待应用成熟后逐步进行推广。

（六）强化科技引领，注重以新技术助推日常工作智能化。推进新技术在系统建设中的应用，集成OCR文字识别软件到档案系统，逐步开展全文识别，提升全文检索、主题词检索等功能，并根据业务需要逐步扩大数据全文识别和应用范围。将人脸识别、以图搜图、语音识别等技术应用到声像档案管理模块，提高声像档案著录效率和准确性。将自然语言分析应用到系统中，在预归档模块，结合归档范围和保管期限表，辅助生成档案保管期限等要素；在档案鉴定模块，通过设置敏感词库并不断学习校正，辅助档案开放审核。

二、应用成效

（一）实现档案精细安全管理，推动业务工作转型升级。通过数字档案馆建设，实现了馆藏档案精细安全管理，推动档案整理、统计、保管、保护等业务工作转型升级。广州市档案馆通过馆藏档案100%文件级目录体系建设和逐件逐页数字化，进一步充实档案目录，规范档案基础业务，同步登记破损档案、特殊载体档案和照片、邮票等信息，将以“卷”为单元的手工管理转型升级到以“件”为单元和以“页”为统计单位的精准管理，科学、安全、高效、管理的水平得到整体提升。

（二）增强数字档案管理能力，更好履行档案工作职能。数字档案馆系统与馆智慧安防平台进行有效衔接，实现了主机房、档案库房及楼宇的综合管理，具有集中监视、分散控制、系统联动、优化运行等优点，加之“人防、技防、物防”三位一体的安全管理体系，实现了主机房与档案存储环境的自动化控制，全面提升数字档案管理能力。数字档案馆系统对档案的整理、录入、检索、出入库、借阅管理、统计年报、档案修复、编研开发、开放审核等信息随用随取，档案的识别、定位、跟踪、监控和管理实现可视化、智能化操作，实现了对档案的全生命周期管理。

（三）全面提升档案服务效能，更好地服务人民群众。随着数字档案馆创建和数字化工作的基本完成，档案查阅利用方式实现从“纸间”到“指尖”转变，档案利用不再调取原件，节省了档案出入库登记、复印、清点统计的环节和时间，查档者一键式检索便可快捷准确获取档案信息，档案利用服务的数量、效率与质量显著提升。2024年，共提供档案利用服务7808人次，同比增长75%；提供档案利用105,890卷（件）次，同比增长47%；实体档案利用量1813卷（件）次，同比下降45%；高效便捷的查档方式吸引了哈佛大学、香港中文大学、澳门大学、清华大学等世界各地的学者前来查档，档案利用效率和群众满意度显著提升。