数字档案馆是信息化时代档案职能机构的发展方向，是具体实践习近平总书记关于档案工作“三个走向”科学论断的载体。近年来，浙江省舟山市定海区认真贯彻落实省委办、省府办《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》精神，将档案事业发展纳入国民经济和社会发展规划，列入信息化建设整体谋划，持续推动档案工作规范化、标准化、现代化，并对数字档案馆（室）的建设工作给予了高度的重视和大力的投入。在进入创建冲刺阶段的2019年，时任省档案局刘芸局长于5月专程赴定海区调研指导档案工作，要求在机构改革的大背景下，充分实践习近平总书记提出的档案工作“三个走向”指示。6月，时任定海区委书记专程调研全区档案工作，强调既要规范达标，又要做出自己特色，将定海的历史文化底蕴淋漓尽致地展现出来。市档案局主要领导也多次到定海实地调研，帮助指导定海开展数字档案馆建设。正是在各级领导的大力支持和推动下，定海档案人上下联动、协力攻坚，共同交出了一份令人满意的答卷。

一、创建工作总体情况

按照国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》的要求，定海区档案馆对照国家数字档案馆测评标准，以局域网、区政务外网和互联网为依托，积极建设系统先进、功能完善、安全可靠的数字档案综合管理硬件平台和软件系统，切实加强数字档案资源有序管理，全面完善馆藏档案资源信息库，总体提升档案业务管理水平，严谨细致认真做好各项准备工作。

（一）加强组织领导，创新工作机制。馆党组认真贯彻落实区委和上级档案部门指示精神，成立由馆主要领导为组长，分管领导为副组长，各业务科室负责人为成员的领导小组，下设运行维护工作小组，含有系统管理员、硬件管理员、软件管理员、数据管理员、安全管理员、审计管理员等“六员”岗位，任务到岗，责任到人，具体负责数字档案馆建设日常运行和维护，全面履行各项工作职责。分解《数字档案馆系统测试办法》，全面梳理基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效等五大方面存在的问题，实施清单销号制管理，逐项突破，逐个销号。同时，围绕清单建立“四个一”工作推进机制，即一个任务落实一个人，一周汇报进度一次，一月专题研究一次，半月一次督查。遇到难点，组织全馆力量，群策群力，协同攻坚，打破“单兵作战”的局限，深入推进创建工作。

（二）巧借东风，争取创建资源。紧紧抓住“最多跑一次”改革电子文件归档平台建设机遇，多方汇报，争取支持，进一步整合年度档案工作经费，集中全馆人力财力物力，全力保障创建工作需要，当年投入数字档案馆软硬件经费累计达200余万元。同时，一切以创建为中心，调整内部组织架构，打破科室藩篱，集中全部人力资源，保障创建工作顺利推进。

（三）博采众长，全力补足短板。坚持学习在先，谋划在先，统筹在先。由馆领导带队到绍兴、丽水、漳州等地进行学习取经，借鉴创建经验。组织全馆有关干部轮流参加省局（馆）组织的档案业务培训班和省内专家对数字档案馆系统评价指标表解读培训，增强理论素养和业务能力。在学习、借鉴的基础上，结合本馆实际，进一步明确了短板所在和创建方向，进而在软硬件采购、安装、调试、升级等方面少走很多弯路，节约大量时间。

（四）群策群力，攻坚克难。针对创建工作不同阶段的重点难点，馆党组把对标找问题、补短板、促整改作为推动工作的有力抓手，克服数据量大、工作繁复、基础薄弱等困难，组织开展会战攻坚行动。一是开展档案数字化扫尾工作。截至当年共完成4万6千余卷、18万余件馆藏档案数字化，产生电子目录139万余条，数字化副本600多万页，馆藏档案数字化率达95%以上。二是推进档案脱密工作。组织人力，招聘工作人员，对馆藏档案开展抽密脱密工作。先是以件为单位逐件修改核对条目著录，再以页为单位对机选涉密档案进行逐页核对，基本排除了馆藏档案涉密管理的隐患。三是综合推进业务整改。坚持问题导向，根据工作实际多次调整任务细分方案，编列清单实行销号管理，多次组织专题会商，围绕创建要点，总结经验，探讨存在的问题和解决方法。

二、创建工作的主要特点与重点举措

数字档案馆的创建既是一次考验，也是一个机会。馆党组围绕中心大局，聚全馆之智，集全馆之力，通过构建“文档一体化、馆室一体化、馆际一体化”的档案业务综合管理系统、数字档案资源体系、共建共享利用体系和安全保障体系，全面推进档案工作和档案利用方式的转型升级。

（一）围绕中心大局，主动发挥档案基础性作用。主动对接服务浙江政务服务网建设，把“最多跑一次”电子文件归档作为档案工作数字化转型关键，于2018年将电子化归档工作纳入年度档案工作考核。同时积极争取区领导支持，在预归档开展较好的区安监局召开现场会，向相关单位讲解重难点及注意事项，推广经验并开展动员。专门召开定海区行政审批电子化档案建设工作推进会，邀请公司技术员对30余家窗口单位工作人员进行集中培训与动员，并对审交办窗口单位上门开展一对一培训指导，确保其掌握操作方法，并督促做好电子文件归档移交。年内便有25家单位开展电子档案归档移交，通过省交换中心检测的归档档案已达75456件。

（二）强化民生宗旨，提升档案公共服务能力。增强群众获得感是档案工作的出发点和落脚点。当传统的档案利用服务模式已无法满足社会各方日益增长的档案利用需求，让“信息多跑路，群众少跑腿”便成为大势所趋。根据这一特点，定海区在数字化创建中主动作为，进一步突出民生需求，强化民生档案数据资源建设，方便群众查档。一是馆室一体化，构建档案服务新平台。自2011年起，有效对接数字档案室系统与OA协同办公系统，实现了全区电子文档一体化管理，宣告了定海档案“数字化时代”的到来。按“先集中统一保存，再逐步规范管理”的原则，依托政务外网，升级档案在线接收管理平台，搭建了一个对全区各单位电子档案信息产生、存储、管理、归档、集中、中转、发布、进馆等全过程进行管理的软硬件平台系统，即“档案云综合利用平台”，实现全区档案数据，尤其是全区民生档案的统一指导、集中保存、共享服务。平台以政务外网为通道，统一标准，统一软件，统一流程，构建档案馆室一体化利用服务集成平台网络构架，设立在线指导、在线接收、在线查询、在线答疑等功能，建立以档案馆为点，各基层单位档案室为面的分布式管理，大容量储存，高密度整合，形成全区目录、全文、多媒体三个大型档案信息基础数据库，完成了区档案馆与基层档案室之间的衔接贯通，实现一体化网络全程管理。各单位档案管理员只需使用区档案局统一分配的专用账号，登陆平台，即可查阅检索本单位已移交进馆的档案。二是突出民生需求，建设民生档案大数据。根据查档窗口档案利用情况分析，确定婚姻、户口迁移、土地征用、土地承包、精简下放、山林、自留山等7类民生档案为群众平时查询利用最频繁的档案；在馆藏档案基本实现数字化的基础上，优先上传挂接该7类民生档案数据至平台，将相关数据“一对一”授权返还给各镇街道（“一对一”，即各单位只能检索查阅本单位的档案数据，不能查阅其他单位的档案），既实现了档案效用最大化，又保障了档案信息安全。2019年，平台数据量便已达86万条，11个镇（街道）、58家区属进馆单位均实现异地查档，成功实现把档案馆安在群众“家门口”，受到群众好评和区委区政府高度肯定。2016年底，该项目荣获定海区政府工作创新奖三等奖。三是升级查档服务，丰富民生档案利用方式。秉持“想群众之所想，急群众之所急”的信念，联络排摸各单位各部门，将全区各种民生档案的保管单位、内容和查询方式编印成册，绘制成“民生档案地图”，广为发放，有效解决“查无此档”的后续问题。设置党员服务岗，发挥党员先锋模范作用，落实首问负责制，保障服务质量。升级、改造查档服务大厅，在推出电子查档、预约查档、异地查档三种服务的基础上，开发微信公众号掌上预约查档新模式，并增设电子化自助查档终端设备，更好地满足人民群众的查档需求。通过浙江档案服务网，进一步拓展异地查档服务，落实“一网查档、百馆联动”省域跨馆查档利用，推进馆际互联，提供长三角地区及贵州省的民生档案异地查询服务，唱好“互联网+档案服务”定海篇章。

（三）强化红线思维，加强档案安全体系建设。档案安全重于泰山，定海区档案馆不断强化档案登记备份、异地备份等基础工作，定期开展各类自查活动，消弭各类安全风险，加强档案安全体系建设，多重保障馆藏档案安全。一是升级软硬件设施配备。加强机房升级改造，增配更新磁盘阵列存储、防火墙、漏洞扫描、日志审计、核心交换机冗余等重要设施设备，进一步完善局域网、政务网与因特网。整顿网络接口和机房管理，定期开展安全漏洞扫描，加强备份策略和实施，实现服务器磁盘阵列在线备份、磁带机离线备份、资源总库全面备份、重要数据异地备份“四管齐下”，确保档案数据资源绝对安全。重视档案查阅利用安全保障，前台查阅系统增加高拍仪和指纹采集设备，留存查阅利用者信息，记录查阅过程。先后建成数字馆藏管理系统、数字档案长久保存系统、数字档案管理系统、数字档案接收管理系统、档案信息资源共享利用平台（定海档案史志网、浙江档案服务网），推动数字档案馆平台迭代升级。二是加强档案登记备份。按照《浙江省档案登记备份工作规范》要求，建立相关制度和机制，在电子政务外网部署了档案登记备份平台，具备在线备份申请、情况登记、数据上传、统计分析、用户管理等功能，以满足全区登记备份工作需要。对接收的登记备份数据，严格采用在线和离线双套的方式进行备份，确保数据安全，备份数据总量超过12TB，并于2017年成功创建省级规范化档案登记备份中心。加强异地备份，在长期与海宁市档案馆进行省内异地互备的基础上，2018年11月，定海区档案馆全部馆藏数据向市档案馆备份，再由市档案馆组织人员到西安市莲湖区档案馆进行馆藏数据异地备份，共23.9TB。三是加强涉密档案排查和管理。定期组织人员对在线接收平台和馆藏数字档案管理平台进行普查，区分涉密件，严防死守，保证涉密信息不上网。在档案数据脱密基础上，单独设置涉密档案管理系统，制定涉密档案查阅利用制度。四是加强安全管理和教育。健全档案的接收、整理、保密、保管、借阅、查阅、利用、统计、鉴定、安全保卫等各项制度，建立良好的制度体系，并设置检查登记薄，与相关人员签定安全管理责任书，堵住管理漏洞。定期开展档案安全培训、保密法规教育、消防应急演练等工作，明确数据安全应急处置职责，结合工作实际开展档案数据恢复应急演练，对馆藏数据资源、室藏数据资源的存储、挂接进行全面检验。

三、数字档案馆创建成果

自2011年起，定海区累计投入777.733万元，其中数字化费用413.965万元，软硬件设备采购费用292.91万元，取得了一系列显著成果。馆藏档案形成电子目录139万余条，数字化副本618万页，数据容量36.19TB；建立了户口迁移、土地征用、婚姻、计生、山林、股改等11个涉民档案专题数据库，数字档案资源收、管、存、用等业务全部纳入系统管理，实现了馆际、馆室联动，资源共享；建成符合标准的主机房，网络平台建设布局合理、设备齐全、安全可靠，局域网、政务网、因特网三网隔离；系统建设符合接收、管理、保存、利用等功能的标准和要求，满足在线离线接收、有序管理、分类存储和不同利用需求；建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全条件的资源总库，各类档案电子目录全部建立并纳入目录数据库管理，馆藏档案数据全面、准确、规范；建立健全数字档案馆各项制度，建立起与数字档案馆建设运行相适应的制度体系；实现数字档案全流程管理和辅助实体档案管理，利用服务更加便民高效，用户满意度显著提升；全区64家进馆单位全面完成数字档案室创建工作，其中18家为省级示范数字档案室。最终，定海区数字档案馆成功通过国家级数字档案馆测评，成为全市第一家国家级数字档案馆。

定海区档案馆将倍加珍惜已经获得的成绩和荣誉，继续坚持习近平总书记“三个走向”指示精神，进一步贯彻落实省、市档案部门和区委区政府的工作部署，持之以恒抓好档案领域数字化转型升级，不断加强档案干部队伍专业化建设，倍加努力为我省档案事业“继续走在前列”，早日实现档案工作“两个高水平”的宏伟目标作出应有的贡献。