一、理清思路：明确工作步骤

国家级数字档案馆创建不是一个简单的工程，不是一朝一夕即可完成的，同时客观上存在的诸多限制因素，使得县档案馆的数字化建设之路面临着许多问题：

首先是资金的落实。数字档案馆建设是一个投资巨大的工程，不是增加两台电脑和服务器，增加两个人手就能解决问题的，从档案数字化加工到基础设施建设，从库房机房安全和智能改造、网络环境提升到后期的维护，都需要巨大的资金支持。

其次是对于数字档案馆建设指南和测评标准要吃透学透理解透彻，逐条分解逐条落实，不能盲目而动，避免浪费财政，合理充分地利用全馆人力物力财力，有序推进各项创建工作。

再次应选择较成熟有水平的信息技术公司，进行档案数字化建设及数字档案馆管理系统开发。数字档案馆的核心即是馆藏档案数字资源及提供管理和服务等功能的数字档案馆管理软件，目前市面上许多软件公司都能生产档案管理软件及加工档案数字化，但其功能和技术水平却千差万别，有的仅仅能实现档案管理的自动化和信息的数字化检索，真正能实现数字档案馆运作的公司屈指可数。此外，建设数字档案馆数字资源平台不仅仅需要过硬的技术，还需要规范的质量管理水平，雄厚的资金基础以及强大稳定的售后服务能力。

对于这些问题，我局馆领导自2015年数字档案馆建设启动时就有比较清醒的认识。局馆领导一方面积极落实资金缺口，另一方面尽量选择与本单位实际需求相适应的档案信息化数字化建设方案，既要保证完成后的数字档案馆系统能够胜任业务工作要求和处理更多的业务需求，又要尽可能地少走弯路，做到“少花钱、多办事”。

2017-2019年，先后考察了省市内外数家先行档案馆的建设情况，通过交流学习更深入了解了数字档案馆建设的重点和要点，随之进行了档案数字化加工公开招标，由信息技术科和保管利用科协作负责管理，另外还配备了监理团队，通过现场巡察管理和加工成果高比例抽查等手段，确保数字化建设成果质量水平和流程管理规范。数字档案馆软件系统则选择采购全市统一部署的馆室档案管理平台，方面后续发展馆际共享和数据互通。

档案馆成立工作领导小组，建设任务分工到各责任科室，定期开展数字档案馆建设指南、测评标准学习和建设进度交流会议，科学规划统筹分工，制定实施创馆方案及任务分解表，集中力量攻关难点痛点，责任细分到人，确保任务落实推进。

二、建设经验：关注重点、直面问题

一要确定目的用途，估计服务器会承受的最大负荷。不需要投资太多的经费去采购档次很高、技术很先进的服务器，最重要的是根据实际情况，并科学评估中长期新增数据容量的需求，有针对性地选择以满足当前需要，服务器、存储等设备应留足必要的扩容余地，避免采购时容量过度，浪费太多财力和设备资源。

二要确保过硬的运维技术支持。数字档案馆系统涉及到软件和硬件网络等，由于其专业性较强，后期的系统运维服务是必需的。例如在系统使用中业务发生变化；工作人员误操作造成数据或系统出错；网络及硬件系统出现故障；数据备份设备故障；设备日常维护等等。因此在选择系统集成商时就不仅要看提供的产品质量和价格，更要注重其售后服务的能力。外地厂商的应急响应时间无法保证，本地小企业的人员技术素质和稳定性也难以保证，因此，在本省市相对范围内选一家有实力的专业技术公司是一个很不错的选择；同时应切实考量档案馆本身的技术力量水平是否充足，能否满足日常运维管理工作，避免出现采购来的设备未设置完善、未运行良好甚至空置，影响数字档案馆系统平稳运行。建设时期岱山县档案馆信息技术专业在岗人员仅一人，因此数字化档案馆基础设施设备采用整体方案招标采购，统一售后技术支持，并由系统承建商提供一名技术人员常驻档案馆日常运维和应急处置，解决了馆内技术力量不足的短板。

三、创新理念：夯实数字化改革基础

2015年，岱山县档案馆全面铺开数字档案馆建设的基础工作。基于这样的目标，岱山县档案馆领导班子多次向岱山县委、县政府领导汇报，争取资金和政策支持。2015年至2020年，县财政总计投入1000万元用于数字档案馆建设和维护。健全领导机构。馆党组认真贯彻落实县委县政府和上级档案部门指示精神，成立由馆长为组长，分管领导为副组长，各业务科室负责人为成员的数字档案馆建设领导小组。以“创建工作，人人有责”的精神，组织全馆力量充分参与创建工作。责任直接到人。对标创建考核体系，细化指标任务，逐项落实责任人，倒排时间表，挂图作战，全力推进创建工作。协调机制到位。建立两周一次进度汇总、一月一次专题汇报的工作推进机制。集中人力解决难题，补齐短板，扎实推进各项工作。

数字档案馆的建设和可持续发展，关键在于数字档案资源的支撑。为夯实基础，打造高品质的数字档案资源体系，岱山县档案馆着力从以下两个方面入手。一是拓展数字档案室覆盖面。岱山县档案馆在十三五期间大力推进全县数字档案馆室规范化建设，截至2020年底，县属机关、乡镇等75家进馆单位省级规范化数字档案室覆盖率100%，其中15家为省级示范化数字档案室。服务县中心工作，积极进馆接收鱼山岛、黄泽山等相关重点建设项目档案，拓宽档案数字资源库；二是量质并举，持续提高馆藏档案数字化比例。2015年岱山县档案局（馆）启动馆藏档案数字化建设项目，并组建监理队伍对档案数字化成果进行高比例质检校对，确保良品率95%以上，累计完成三期数字化建设项目。截止2021年初，馆藏存量应数字化纸质档案数字化成果810万页幅，馆藏数字化率达到97.2%；全县70余家进馆单位已完成2015年度前室藏档案数字化及数据库建设工作，有力促进了数字岱山的建设。此外，共建立各类民生档案文件级12类专题数据库，总量近34万条。

四、全面推进：共享数字档案资源

在前期工作的基础上，为探索一条适合岱山的数字档案馆建设之路，岱山县档案馆经过充分调研，并积极与业内专家座谈讨论，在上级部门的指导和帮助下，围绕数字档案馆总体框架和规范要求，制定了一整套档案信息资源共建共享和有效利用的建设模式，搭建数字档案馆综合管理系统、查阅利用电子阅览系统、全县数字档案室系统和数字档案资源数据库管理及备份系统等4个平台。

在联通数字档案资源和实体档案资源的管理流程方面，岱山县档案馆根据各类档案收、存、管、用各流程的不同节点和要求，采用了全市统一部署的档案管理系统流程，让数据组织适配多种分类方式。数字档案的编目、关联、编辑、发布、导入导出、辅助鉴定等功能更加开放灵活，实体档案的调卷、出入库、位置等情况有案可据，便于进行不同情况下的档案资源分类统计，同步实现了数字档案的有序管理和实体档案的辅助管理功能。

在联通全县数字档案资源管理平台方面，岱山县数字档案馆还完善了县镇村三级档案馆档案资源共享平台，提供包括婚姻、招工、土地等专题目录数据，供机关单位查阅利用，并将这些民生档案查阅服务向乡镇、社区（村）延伸，打通查档服务的“最后一公里”，实现群众查档不出镇、不出村。

在联通全县数字档案馆室交互管理方面，岱山县档案馆按照“统一领导、多方联动、分工协作、合力推动”的思路，努力构建在线归档、在线指导、在线管理、在线利用、在线进馆的档案管理模式，在政务外网安装部署全县数字档案室管理平台，对接各立档单位的自动化办公系统，实现文档一体化管理，并兼容文本、图像、音频、视频等不同类型数字档案，为馆室间从业务流到数据流的双向交互提供了有效途径。

档案的便捷利用是数字档案馆系统建设的重要目标。在联通档案馆资源端和利用端的快速交流方面，岱山县档案馆部署了查阅利用电子阅览系统，设置了登记注册、接待管理、利用审核审批、目录及全文检索、内容数据阅览、数据打印输出等功能，利用数字档案馆系统实现了档案鉴定划控、发布审批、编研利用质的飞跃，也为利用者提供了方便。

在数字档案资源灾备保护方面，岱山县档案馆形成了规模化的“数字档案备份网络”，通过在线存储和离线备份设备多套制，设定完善备份策略，配置海量存储设备满足对各类数字档案自动备份。

五、成果斐然：档案管理和服务数字化网络化

在岱山县委、县政府的重视和支持下，在省市两级业务主管部门的悉心指导下，岱山县数字档案馆建设逐步迈上新的台阶。

2019年，岱山县档案馆成功建成浙江省省级数字档案馆；2021年7月，进一步提升数字档案馆平台系统各项功能，建设完善馆藏综合管理系统、查阅利用电子阅览大厅、全县数字档案室系统、档案数字资源数据库4大功能平台，功能涵盖档案接收、管理、保存、利用各环节，能满足各方实际需求，顺利通过了国家级数字档案馆系统测试。

在岱山县数字档案馆的建设过程中，高效、便捷、迅速已成为常态，数分钟内查找目标内容、远程提供查阅利用的事例屡见不鲜。在近年疫情影响之下，岱山县数字档案馆就曾数次为市民提供紧急远程服务。据统计，近3年来，岱山县数字档案馆提供利用服务3409人次，其中，2019年为812人次、2020年为960人次、2021年为1637人次，利用人次逐年上升，2019年至2021年年均查档利用1136人次，达到每年1000-2000人次的标准。其建立的民生档案数据库，从2017年至2021年，共出具各类证明材料近1100余份，向民政局、自然资源与规划局开放共享婚姻和土地专题数据库，避免群众部门间多跑腿，为惠民政策的落实提供了有力的保障。2020年起启动县镇村三级联通档案资源平台，2021年已完成一个试点乡镇的三级联通平台建设，结合浙江省档案服务网可在线出证，所在乡镇的一些村民已开始地查阅自己的民生档案，体验家门口的档案服务，查档不出镇乃至不出村，俨然成为一种新的互动模式。

在此基础上，岱山县更进一步探索专业档案信息资源建设，档案馆已单套接收了县残联残疾人评定数据档案、国企退休人员档案，并开展了“千村档案”、“海岛渔民画”等其他档案信息数据的征集接收，更好地服务政府机关和社会公众。