近年来，上海市嘉定区档案馆在上级职能部门精心指导和区委、区政府正确领导下，围绕档案事业数字化转型，坚持统筹规划，力求先行突破，加快推进数字档案馆建设，在系统平台、档案资源、利用服务等方面取得明显成效。2019年9月28日，上海市嘉定区档案馆通过国家级数字档案馆系统测试，专家组认为嘉定区数字档案馆依据国家和行业相关标准，系统建设规范、整体水平较先进，档案资源共享利用方面效果明显。2021年1月29日，国家档案局下发通知，同意认定嘉定区档案馆为“国家级数字档案馆”。

一、加强组织保障，打造持续创建格局

嘉定区数字档案馆建设始于2009年，规划之初就充分考虑了创建工作的较长周期以及项目建设过程中组织管理、建设进度、资金投入等各方因素，确立起“统筹规划、重点突破、分步实施、安全可靠”的创建思路，持续加大目标指引、组织支撑、资金支持和安全保障力度，不断推动数字档案馆创建工作落地落实。

强化目标指引。区档案馆始终把学习贯彻习近平总书记考察上海重要讲话精神和关于档案工作的重要论述，作为领导班子理论学习中心组学习的重要内容，深刻理解国家和上海市数字化发展战略，深入把握全面推进档案事业数字化转型的职责要求。加强统筹协调，积极争取区委、区政府将数字档案馆建设列入档案事业第十三个五年发展规划，并作出专题汇报，寻求解决实际困难，确保创建工作先行先试、争先进位。突出创新驱动、需求导向、“四个体系”建设等理念引领，统筹当前与长远、一般与重点，制定发展规划，分解整体目标，盘点年度任务，订实任务清单，通过目标指引强化各级职责履行，有效破解创建周期长、组织管理难等问题，为数字档案馆创建工作提供持久动力。

强化组织支撑。成立以主要领导和各科室负责人为成员的创建工作领导小组，负责统筹和领导创建工作。定期召开领导班子会议，专门听取部门参与创建工作进展，狠抓目标执行、监督管理和反馈总结。领导小组充分听取专业人士意见，与专业公司签订合作协议，借智借力，全力推动。通过常态化、长效化工作机制运行，持续加强统筹协调、合力推进和高效管理，为数字档案馆建设提供强有力组织保障、人才支撑和资源配置。

强化安全保障。始终把档案信息安全摆在首位，制定并严格执行包含数据机房出入、安全防范、运行操作等内容的管理制度，落实“六员”岗位职责；严格落实国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》，审查承包方相关资质，与承包方签订安全保密协议，对其派驻人员信息予以备案、登记管理、发放证件；在数字化加工设备上落实安全保密监测措施，借助终端安全管理软件封堵计算机USB端口并加装保密机箱，拆除的数字化成果存储硬盘全部回收，移交专业部门处理；采用硬盘、光盘、磁带等介质，通过离线、在线、异地等方式对数据进行多重备份，提升档案信息数据安全等级；定期开展网络安全应急演练，根据不同内容制定演练计划，记录演练过程、评估演练效果、总结演练经验、分析存在问题，并及时修订完善应急预案。通过建立起人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系，全方位确保档案信息安全。

二、着力强基固本，夯实数字档案基础

嘉定区档案馆始终坚持对标国家和上海市有关规范和标准，不断完善基础设施和数字档案管理系统，为加速数字档案资源和利用服务能力的生成提供强有力基础支撑和条件保障。

更加完备提升基础设施。按功能区域改造了主机房，设置出入门禁系统、无死角视频监控系统、环境监控系统、气体灭火系统和烟感报警系统等，全方位对机房环境进行监控和防护，机房温湿度情况可在线实时监控。根据安全、高效、适当冗余的要求，配备专用应用服务器和存储设备，满足各项业务工作需要；根据应用划分安全区域，配备专用防火墙、入侵检测等安全设备，确保了系统及数据的安全。

更加合理布局网络环境。着眼本区电子政务网络建设要求和馆业务工作开展的实际需求，组建了局域网、政务网、互联网3条网络通道。其中，局域网单独组网，并根据实际情况划分管理域、安全域、利用域与接收域等，实现局域网与政务网、互联网之间物理隔离，政务网与互联网逻辑隔离的三网网络架构。2018年适逢全区政务网改造，对馆内网络进行一次升级，实现千兆接入、百兆到桌面的带宽环境构建，确保满足数据传输需要。

更加全面完善系统功能。按照标准要求，进一步开发满足数据采集、管理及安全检测需求的系统功能，为档案全业务流程提供强有力地支撑。同时，依托政务网，通过上海档案信息公共服务平台，横向实现馆际联动，全市各区档案馆可通过平台实现民生档案的跨馆利用；纵向实现馆室联动，构建起档案管理三级网络体系，实现档案管理和资源共享网络化。通过升级改造，构建起满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施和具备“收、管、存、用”等功能的数字档案管理系统，基本实现了馆内网络化管理和一体化控制，为档案数字化转型奠定坚实的发展基础。

三、推动数字转型，完善档案资源体系

嘉定区档案馆始终聚焦数字档案资源体系建设，按照“存量数字化、增量电子化”工作要求，不断丰富馆藏资源，优化馆藏结构。

更新优化馆藏数字档案资源。早在2005年，就全面启动馆藏档案全文数字化工作，至2014年存量馆藏文书档案数字化基本完成。为提高数字资源质量，深度开发利用，2019年起，对已数字化的数据按最新标准进行全面核查综合优化。目前，馆藏档案总计48万余卷(件)，建成了涵盖全部馆藏的案卷级、文件级目录数据库。累计完成数字化全文近1800万页，数字化率近95%，涵盖文书、专题、音像、照片等各种类型。此外，2012年以创建全国社会主义新农村建设档案示范区为契机，将数字档案资源建设作为各行政村达标社会主义新农村建设档案工作的标准之一。通过前期试点、典型培育、全面推广，开展村级室藏档案数字化工作。目前，近90%行政村完成室藏档案数字化，为村民查档利用提供了便利。

推进电子档案、资料移交接收。注重原生电子档案的采集，依据《电子档案移交与接收办法》，积极开展电子档案接收工作，通过馆室一体化平台，实现对全区61家立档单位，数字化成果、电子档案的在线监督指导、在线管理和在线移交。平台还部署了“四性”检查功能，提升了电子档案真实性、完整性、可用性和安全性，使电子文件从形成、流转、归档到进馆实现了全过程闭环管理，极大加快了电子档案等数字资源的建设步伐。目前，共接收多家单位电子档案约4000余件，包括文书类、照片类、视频类、音频类原生电子档案。同时，还连续5年接收《安亭报》电子报、《嘉定新闻》等电子资料共计3500余件，进一步充实和丰富馆藏数字资源。此外，积极融入全市政务服务“一网通办”，推进政务服务类电子档案规范化、标准化、常态化接收和管理，扎实有效开展电子文件归档。

建设区域特色信息资源总库。注重采集本区域特色档案信息资源，深度挖掘馆藏信息资源，按照“六库一特”规划，架设涵盖整个行政区域的档案信息资源总库。建设有涵盖文书档案资源的信息库，涵盖图像照片的图片库，涵盖视频、录音及录像的音像库，涵盖图书、报刊及志书的文献库，涵盖本地名人资料的名人库，涵盖本地家族家谱的家谱库以及涵盖区域特色的实物、印章及书画的区域特色目录数据库。此外，与相关职能部门通力合作，根据群众实际需求，建立了涉及婚姻、独生子女、建房等12类民生档案专题库。通过构建各类档案数据库实现对数字档案资源的分类存储，有序管理。

四、突出档案特色，提升为民服务效能

嘉定区档案馆始终践行“人民档案为人民”的重要理念，发挥自身特色，不断提高档案为民服务的主动性、精准性和高效性，增加社会公众在档案领域的获得感和满意度。

搭建数字档案资源共享平台。聚焦长三角一体化发展，不断提升民生档案“异地查档、便民服务”的能效，扎实做好民生档案‘全市通办’，实现档案服务“再升级”。在市档案局统一部署下，构建起市、区、社区三级联动民生档案查询体系，12类民生档案可在线查档、跨馆出证。在全区各乡镇社区事务受理服务中心设立了13个民生档案查档出证服务窗口，提供远程利用，解决老百姓查档最后一公里的问题。此外，先后与江、浙、皖三省对接档案跨馆出证工作，切实展现“一体化”效能。

提升数字档案资源服务成效。查档服务窗口通过配备信息智能交互设备，实现快速登记，全库检索，完整展示所需内容，整个过程数分钟就完成了，极大提高利用效率。据统计，近年来年均受理查档业务近5000人次，利用人次逐年上升，且满意度达95%以上，服务成效提升显著。

实现数字档案资源发布常态化。利用多种新媒体平台开展档案宣传、文化传播和利用服务。在网站嘉定档案志鉴网发布开放档案200余件，举办各类线上主题展览4次，网站累计浏览量达170余万人次。同时，通过“嘉定档案志鉴”微信公众号，推送具有嘉定地方特色的档案信息、编研内容，累计600余条。

诚如《数字档案馆建设指南》中提到的“数字档案馆建设是一项长期的工作任务”，嘉定区数字档案馆创建成功，既是对全区档案信息化工作阶段性的总结，也为下一步的工作指明方向。嘉定区档案馆将进一步深入贯彻落实好新修订的《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，坚持问题导向，继续攻坚克难，开拓创新，不断提升档案业务能力，持续推进档案信息化建设，向建成更高水平的数字档案馆迈进。

五、坚持建用并举，创建实用好用数字档案馆

嘉定区档案馆坚持建用并举，以需求为导向，以信息化发展新技术为助力，把数字档案馆建设，作为推进档案工作数字化转型的重要抓手，当成一项长期任务，向创建实用好用数字档案馆方向不断深化。

边建边应用，以建促用分步实施。按照档案工作业务发展，逐步推进信息化建设，边建边用、以用促建，逐步完善数字档案馆各项业务功能需求。每年集中收集1次各业务部门信息化建设需求，平时适时关注档案行业发展动态和信息化技术发展，兼顾需求与发展，分步推进实施，建设一个系统促进一项业务。先后建成“馆藏档案管理系统”“虚拟档案室系统”“多媒体管理系统”“电子文件中心系统”等，提高馆内档案的收、管、存、用各项业务工作效率。

边用边完善，更新升级适应发展。在数字档案馆建设过程中以需求为引导，引入信息化发展新技术助力档案业务发展。应用系统建成后，及时跟踪业务人员应用体验，发现使用过程中的问题和不足，结合新的技术对各项业务功能进行升级优化。对早期建设中形成的“信息孤岛”现象，从业务流程、数据流向及系统功能等方面进行规范整合，打破隔阂、实现互通。尤其是2019年以来，对数字档案馆基础建设、软硬件进行全面升级，采购相关服务器、存储阵列、安全设备等，完善馆藏档案管理系统及虚拟档案室系统的各项业务功能，全面建成“数字档案馆一体化平台”及“数字档案馆室一体化平台”。

边建边规范，建章立制保障运行。高度重视建章立制工作，做到建设一项应用就制定一个规范，搭建一个平台就设立一项机制。结合实际，先后制定信息安全、设备管理、数据备份、电子档案移交、数字化管理以及机房管理等15项制度，不断优化包括接收、检测、管理、存储、备份、利用等内容的运用机制，保障了数字档案馆的正常运行。