数字档案馆是数字时代档案馆的发展方向，是新形势下档案服务大局、服务民生、服务社会的重要载体。闵行区档案馆按照“需求导向、项目带动、循序渐进，安全可靠”的原则，积极融入闵行“互联网+”和智慧城区建设，持续推进档案工作与信息技术的深度融合，建成了基础设施完备、系统功能齐全、功能应用广泛、数据资源丰富的数字档案馆。

一、基本情况

2007年结合闵行档案新馆建设，闵行区数字档案馆项目（一期）立项，2010年项目全面投入使用，建成了区档案馆、机关（街镇）、村居档案室的三级档案信息化管理网络，闵行区数字档案馆初具雏形。2011年在上海市率先完成区域内面向社区居民提供民生档案远程利用服务，民生档案“全市通办”覆盖区内14个街（镇）1个工业区。2013至2017年，根据实际需求对信息化基础设施和数字档案馆系统功能进行了进一步的优化和完善，于2017年11月通过国家档案局数字档案馆系统测试。2021年完成信息技术应用创新产业替代适配。

二、主要做法

（一）领导重视，全力推进数字档案馆建设

一是纳入规划全力保障。闵行区委、区政府把档案信息化纳入智慧城区建设的总体布局，将数字档案馆建设项目列入全区国民经济和社会发展“十二五”和“十三五”规划，为全区档案信息化有序推进提供了强有力的保障。

二是在人财物方面予以全面保障。结合新馆建设，同步建设数字档案馆项目（一期），项目建设内容包括机房及配套设施、软硬件基础设施、应用系统开发及数字化加工设施设备等，项目总投资约1400万元，2010年建成投入使用。2013-2020年之间又相继进行了部分功能完善，投入约560万元。另外，每年项目运维经费约40万元，作为经常性预算予以保障。

（二）夯实基础，不断规范档案数字资源建设

一是完善数字档案资源建设标准。制定《闵行区文书档案目录数据交换格式和著录项目细则》，列入全区信息化项目建设规范之一。制定《闵行区纸质档案数字化管理办法》，以正式发文的形式发到全区各单位，明确了图像处理、数字化成果的存储、保管、移交等要求。制定了《闵行区馆藏档案数字化验收标准》《闵行区馆藏档案数字化加工流程》等，对馆藏档案的数字化加工做到有章可循。

二是高质量完成馆藏档案数字化。按照“存量数字化、增量电子化”的工作要求，2006年全面启动全馆馆藏档案全文数字化工作，截止2017年9月底，就已建成涵盖全部馆藏案卷级、文件级目录数据库，全文数字化率达到89.19%。在存量数字化建设中，采用公司初检、保管科抽检、信息科复检的多层级检查方式，进一步确保了数字化档案的质量。

三是积极推动电子文件归档管理。依据《电子文件归档与管理规范》《上海市电子档案移交和接收管理办法》等相关标准和规定，与区府办、区信息委、区行政服务中心等相关部门积极沟通，形成区府办召集、功能确认、区信息委、区行政服务中心、区档案局馆实施的接口功能完善工作制度，实现数字档案馆系统与区政务网OA办公系统、区政务服务平台无缝对接，打通电子文件归档及电子档案接收进馆通道。

（三）紧扣标准，不断提升软硬件水平

一是与基建项目结合，完成硬件建设。将信息化硬件建设与新馆建设同步规划、同步立项、同步实施，确保机房建设，消防、空调、基础网络等设备设施与基本建设很好衔接。

二是强化系统建设，涵盖档案业务全流程。在软件升级开发方面，数字档案馆项目主要包括了馆藏档案资源综合管理系统、集中式档案综合管理系统、村居档案管理系统、民生档案利用服务平台。系统的推广应用，横向实现了馆际联动，全市各区档案馆可通过平台实现民生档案跨馆利用；纵向实现了馆室联动，实现了档案系统的三级网络建设，为档案数据的传输、共享提供了平台。

三是强化制度建设，确保档案信息安全。严格执行国家有关保密制度，将档案信息安全与实体安全放在同等重要位置，不断完善档案信息安全管理制度。建立人防、物防、技防的“三位一体”安全防范体系。具有完备的备份策略，开展在线和离线备份，开展重庆灾备和名都路的同城异地备份。制定数字档案馆应急处理预案，加强演练，提高应对突发事件的处置能力。

三、取得的成效

闵行区档案馆以数字档案馆建设成果为依托和支撑，立足“服务大局、服务民生、服务社会”，不断作出新的成绩。

（一）服务大局，提质增效

一是助力老街改造，服务乡村振兴。2018年下半年，区政府正式同意开展闵行区颛桥老街旧区改造。作为单体最大的旧改项目，由于很多房屋年代久远，权属资料缺失严重，难以判断是否可列入征收范围，前期认定核查工作尤为艰辛，给老街旧改最终的户数及后续的程序推进造成了影响。接到加入“老街地块旧区改造房屋征收工作组”的任务后，局馆成立了查档骨干小组，先从全宗入手梳理出大致的全宗，通过案卷目录、文件目录层层检索确定范围、再通过全文浏览锁定文件内容，经过集中力量仅用半个月时间就将整理出的相关档案形成电子专题数据库提供给工作组。原颛桥镇党委书记感动的说：颛桥老街拆改的顺利推进是街镇和委局通力合作的结果，档案局馆的帮助在里面起着相当重要的作用。

二是助力政府数字化转型，服务社会治理。作为上海的政务服务品牌，“一网通办”自2018年10月17日正式开通以来，接入事项逾3000多项。闵行区档案局馆主动对接市、区“一网通办”改革工作要求，落实《上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法》，2019年印发《闵行区加快推进“一网通办”电子文件归档和电子档案管理实施方案》，明确了制度建设、机制建设、系统建设的工作目标和各部门职责任务。成立电子文件归档管理领导小组和工作小组，统筹部署、分步推进“一网通办”电子文件归档管理实施工作。与区大数据中心协作设计开发了区“一网通办”平台的归档接口。加强难点问题攻坚，选取条件相对成熟的区水务局开展“一网通办”电子文件归档和电子档案管理试点，并在此基础上先后在区农委、区生态环境局等5家单位推广并顺利实现电子文件在线归档。

三是助力主题活动，服务“四史”教育。加大馆藏档案的挖掘开发力度，梳理形成《党史资料选编》专题数据向社会公众开放。制作“改革开放40周年主题展”和“建国70周年主题展”电子展版，挂接区委党务公开网和闵行门户网站进行“云展览”。加强部门联动、媒体联动，联手区融媒体中心推出《档案里的“四史”》品牌项目，2020-2021年共在线上、线下推送24个红色故事，点击量均位居“今日闵行”前列，为开展“四史”教育提供了丰富、翔实、生动的学习素材。

（二）服务民生，优质高效

一是民生档案资源共享全覆盖。在全区14个街镇工业区社区事务受理服务中心设立民生档案查档出证服务窗口，实现市、区档案馆与档案馆、档案馆与社区事务受理服务中心“三级联动”远程利用服务体系和“农村土地确权”“收养”“国企退休死亡五年以上人事档案”等22类民生档案的共享利用。立足需求，积极拓展民生档案查阅种类，每年申请专项资金确保新增民生档案专题建库以及馆藏存量民生档案专题目录的补充，确保民生档案资源的不断丰富和完善。

二是民生档案利用全时段。在受疫情影响临时闭馆期间，坚持闭馆不停服务，对来馆查档实行线上查档、馆外交接，确保抗疫查档两不误。加强“一网通办”网上查档，做到与社区事务受理中心365天无缝联接，坚持中午无休制度，做到工作日和节假日无差别服务。2021年协同民政局完成“婚姻查档补证一件事”，实现调档与补证一体化，极大方便了群众。长三角各地档案馆的服务时间、馆藏结构和工作推进上不尽相同，遇到因时间差无法联系对方馆时，窗口人员采用先行登记再行通知的方式，减少群众现场等待时间。

三是档案服务方式全方位。2020年，民生档案查询事项“随申办”移动端办理开通，线上实名认证，线下寄出，实现“零材料”“零跑动”办理，极大地方便了利用。如2021年10月，家住松江区明华路的甄先生想办理户口迁移需要原始婚姻证明，而甄先生之前是在安徽合肥市长丰县登记的，调阅一纸证明来回要一千公里，再加上疫情等因素造成诸多不便。窗口人员与安徽肥市长丰县档案馆取得联系，通过民生档案“一网通办”平台将他的申请信息发至对方，仅两天时间当事人就收到了对方档案馆寄来的婚姻档案。

（三）服务社会，润物无声

一是完备的功能支撑，增强了群众满足感。档案窗口接待利用从原有比较单一的线性的档案目录检索改变为多入口、多条件的全库、全文检索的多维方式，较大程度的提高了档案的查准率和查全率。档案接待服务整体流程从原来的20分钟缩短为现在的3-5分钟，极大地减少了公众等待时间。同时，在查档服务大厅公共服务区域配备3台对外服务专用终端，查档人在授权的情况下可通过电子阅览平台自助查阅相关档案全文，档案查询和浏览的“自由度”更高。身份证读卡器更是改变了以往烦琐的登记过程，让利用者“无感”就完成了信息采集。

二是丰富的档案编研成果，满足了群众文化需求。通过数字档案馆系统可以快速查找和收集编研素材，也可通过编辑功能，制作电子书籍或展板。近几年在因特网上展示了《人民政府为人民》《春雨润物》以及改革开放40年、中华人民共和国成立70年、脱贫攻坚决胜期等主题展。编印《闵行老街史料选辑》《25年我们共同渡过》《兰台印痕》《闵行历史图鉴》等馆藏系列丛书。

三是及时的扩大档案开放，方便了社会公众利用。完备的数字资源为馆藏档案的全覆盖管理和快速检索提供了可能，为开展档案开放鉴定前期有效快速锁定范围、梳理目录、统计数据提供了极大的便利，为逐卷、逐件、逐页开展鉴定提供更为便捷的方式，为数据的归集和网上公布提供了技术支撑。近两年通过馆藏档案综合管理系统，完成近3万卷文书档案开放审核工作，其中近7000卷开放档案案卷目录在网上进行公布，极大地简化和方便了社会公众对各种档案的利用。

闵行区档案馆通过数字档案馆建设后，努力加强应用和完善，不断完善系统功能、丰富数字资源、注重绩效发挥，但随着数字化转型新的要求，仍需要不断地改进和完善。闵行区档案馆将继续坚持科技强档发展战略，解放思想、开拓创新，以数字档案馆创建带动闵行档案事业的整体提升。