在国家档案局、山东省档案馆的指导帮助下，山东省济南市档案馆坚持“数据为本、安全第一、服务为先”，科学规划、严格标准、精心组织、稳步实施，高质量推进数字档案馆建设。继2018年11月成功创建全国省会城市第一家“全国示范数字档案馆”之后，进一步加快迭代升级步伐，积极运用大数据、区块链等新一代信息技术，建设“济南市电子档案共建共享一体化管理平台”，实现了档案资源管理模式的“互联互通”、利用模式的“共建共享”和服务模式的“科学精准”，加快推进档案工作走向整体智治。

一、聚焦四个要素，高质量建设“全国示范数字档案馆”

聚焦数据、安全、服务和实效四个要素，推进档案资源数字化、档案管理信息化、档案利用网络化，成功创建“全国示范数字档案馆”，为融入“数字泉城”规划打下了坚实的基础。

（一）以数据为基础，扎实做好档案数字化工作

以馆藏应数字化档案100%数字化、增量档案100%电子化“两个100%”为目标，大力开展档案数字资源建设。一是“存量数字化”，馆内纸质档案数字化扫描4100多万页，馆藏应数字化档案数字化率近90%。通过采取“事前人员培训、事中数据检测、事后跟踪反馈”等措施，严格实施标准化建设、全流程管理，建立全链条数据质量协调沟通机制，从源头确保了数字化成果质量。在2018年数字档案馆系统测评中，馆藏档案数字化副本质量居全国上游水平，得到国家档案局领导及专家组一致认可。二是“增量电子化”，不等不靠、主动实践，建设电子档案综合管理平台，实现市直立档单位数字化成果、电子档案归档，累计接收20余家市直立档单位数字化副本5万余件、电子档案4000余件，促进了数字资源建设良性发展。

（二）以安全为底线，切实把档案信息安全摆在突出位置

坚持把档案信息安全摆在突出位置，狠抓过程安全、成果安全。一是加强系统设备安全。中心机房安装监控防护设施，与高可靠性防火墙、杀毒软件联防联控。二是加强数字化加工保密安全。严格执行国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》相关规定，采取视频监控、人员监督等措施，加强从业人员审查管理，强化保密制度硬核落实；数字加工设备全部安装经保密部门认定的安全保密监测软件，并通过借助安全管理软件封堵USB端口、加装保密机箱，将数字化后拆卸的硬盘均移交市保密技术中心处理以及在加工房间内安装手机信号干扰器等措施，彻底消除安全保密隐患。三是加强数据备份。通过采取在线、近线和离线备份等方式，向山东省档案馆电子档案容灾备份中心备份和西安市档案馆异地备份等措施，保障档案数据安全。四是加强数据安全等级管理。涉密数据单独存储，馆藏电子档案定期分类分级备份；严格落实网系间物理隔离，数字档案馆系统按照国家档案局《数字档案馆建设指南》和公安部《信息系统安全等级保护基本要求》第二级要求进行建设。五是定期开展网络安全应急演练。根据工作实际有针对性地制订演练计划，记录演练过程、评估演练效果、总结演练经验、分析存在问题，并及时进行改进。

（三）以服务为根本，强化公共服务能力提升

按照“建设人民满意的服务型政府，构建方便人民群众的档案利用体系”的要求，在积极探索、科学规划、反复论证和试点测试的基础上，实现了民生档案资源利用“就地查询、跨馆出证、一网通办”。一是“合作契约化”，通过“签订契约式协议、制定可管控办法”的方式，建立馆馆、馆室、档案馆与重要公共服务窗口之间跨馆共享机制。二是“业务规范化”，按照“统一平台、统一流程、统一文本、统一印章”的要求，建立业务规范化机制。三是“数据共享化”，将馆馆、馆室、档案馆与重要公共服务窗口之间数据资源进行汇聚，通过开发共享接口，实现档案馆与全市部分重要公共服务窗口数据共享。经积极推动，建立起覆盖省内外重点城市档案馆及全市部分重要公共服务窗口的民生档案数据共享服务圈，为人民群众提供了便捷的档案查阅利用服务。为促进民生档案共享利用，以历史婚姻档案数据共享为试点，在全省率先打通档案部门历史数据和民政部门数据信息共享通道，完成涉及全市330万余人口164万条目录、累计3.5T数据量的婚姻档案汇聚共享，并通过共享接口提供给不动产登记、住房公积金等多家重要公共服务窗口。同时，济南市档案馆率先实现了与全省其他15家地市档案馆跨馆民生档案利用合作契约全覆盖，并先后与福建省、广州、深圳等60余家省外档案馆签订民生档案跨馆利用合作协议。

（四）以务求实效为目标，量力而行、循序渐进推进数字档案馆系统建设

为推进数字档案馆建设，济南市档案馆在机房设施、应用系统和数字资源等方面累计投入1700余万元。在经费紧张的条件下，济南市档案馆坚持量力而行、循序渐进和务求实效的原则，做到不浪费资金、不追求一步到位，在充分论证投入产出比的前提下高标准、高质量、稳步推进数字档案馆建设，并确保后续的发展能力。济南市档案馆高质量推进数字档案馆建设，特别是“全国示范数字档案馆”的创建成功，有力推进了档案资源数字化、档案管理信息化和档案利用网络化，为融入济南市“数字泉城”规划建设打下了坚实基础。

二、抓好四个“着力”，高起点建设“济南市电子档案共建共享一体化管理平台”

以四个“着力”为抓手，迭代升级数字档案馆系统，通过建设“济南市电子档案共建共享一体化管理平台”，实现了档案管理利用模式的新变革，为加快推进以信息化为核心的档案工作走向整体智治提供了系统支持。

（一）着力融入数字政府建设总体规划，建成电子档案共建共享一体化管理平台

《济南市“十四五”数字泉城规划》把电子档案的管理、利用纳入规划，对完善电子文件归档机制、探索应用区块链技术推动数字档案资源可信流转、拓展数字档案管理和服务覆盖区域作出明确规定，将探索建设具备智能感知、智慧化管理功能的智慧档案馆作为打造便捷惠民数字社会示范城市的重要举措。《“十四五”济南市档案事业发展规划》从档案工作数字化转型出发，对电子文件归档功能建设、档案大数据典型应用场景建设和档案信息资源互联互通、共建共享建设等方面作出整体规划。

按照规划要求，济南市档案馆运用大数据、区块链等新一代信息技术，升级改造数字档案馆系统，于2021年建成“济南市电子档案共建共享一体化管理平台”。平台在局域网、政务外网、互联网集约建设，包括档案资源开发利用系统、电子档案长久保存系统、电子化归档智能处理系统、馆室一体化系统、电子文件保真系统、网上课堂、档案大数据管理平台、区域数字档案馆信息共享利用系统和移动利用系统9个子系统，为与济南市统一部署的公共性应用系统、重要行业业务系统的电子文件归档模块对接搭建了公共组件，为改革创新电子档案管理、利用模式提供了系统支撑。依托平台，数字档案馆建设步入迭代升级快车道，进一步融入了济南市“数字泉城”战略。

（二）着力做大数字“资源池”，试点开展电子档案“单套制”管理新模式

本着“存量数字化、增量电子化”的思路，在继续开展馆藏档案数字化工作的基础上，依托电子档案共建共享一体化管理平台，变传统档案管理“双套制”为电子文件“单套制”管理模式。在山东省率先以行政审批服务事项为试点，打通与行政审批服务部门的数据通道，构建“行政审批服务平台—电子化归档智能处理系统—馆室一体化系统—档案馆管理系统”全流程电子文件归档模式，实现电子文件接收、归档、移交、利用等环节全流程“单套制”管理。在电子文件进馆过程中，运用数据保真、电子签章和区块链技术，实现电子文件在线归档、容缺归档和移交进馆环节的保真存证、实时检测；运用数据保全技术，实现数据实时监测、实时预警、实时保全、实时修复，实现电子档案信息的安全监管，促进存储和备份数据的安全化、规范化、标准化管理。此外，在不断提高馆藏档案数字化率的基础上，将馆藏全部电子档案全文转换为双层PDF格式，电子档案资源实现由数字化向数据化的升级嬗变。

（三）着力推动档案信息共建共享，档案查询利用实现“少跑腿”“跑零次”

通过搭建电子档案共建共享一体化管理平台，全市档案信息资源馆室、馆际、馆域之间的传统壁垒被打破，为实现档案信息资源共建共享的全覆盖，再造档案利用服务流程，推动档案利用体系的新变革提供了技术支持、体系支撑。一是重要民生档案共建共享再升级。充分利用区域数字档案馆信息共享利用系统，归集了济南市及各区县国家综合档案馆涉及婚姻、知青、土地确权、房产、招工调动、复员安置、优抚7个门类260余万份重要民生档案信息，并将共享利用服务窗口延伸至全市各综合档案馆、婚姻登记处和社保中心等服务网点。全市民生档案共建共享服务得到升级，实现了“数据多跑路，群众少跑腿”，档案部门服务的便捷性进一步提高。二是馆室、室室之间档案资源共建共享再升级。通过馆室一体化系统，进一步提高档案馆与档案室、部门档案室之间档案资源汇聚效率，实现机关查档“跑零次”。目前，系统已接入32家市直部门档案室。三是全省档案目录资源实现共建共享。通过移动利用系统，接入山东省档案馆开发的“山东省档案查询利用平台”，支持省内异地查档，实现了移动端查档，做到了省内档案目录信息“一网查、掌上查”，并为利用者提供就近提取、邮箱发送、邮件寄送等多种档案资料获取方式。

（四）着力档案利用大数据分析，助力档案资政服务精准化

通过大数据管理平台，对利用者来电、共享利用窗口查档、馆内接待窗口以及掌上查档等多渠道来源的档案查询内容及频次信息，进行即时、智能分析和直观、数字化呈现，经济社会发展、社会舆情新热点和群众较为集中的利益诉求得到智慧化展示。同时，市档案馆、各区县综合档案馆档案资源利用情况得到分类、集中展现，具体体现出全市不同地区群众需求和经济社会热点、焦点。通过对大数据分析结果进行分析研判，为利用档案信息预判经济社会发展趋势，实现档案资源精准服务中心、服务工作大局的“以史鉴今”功能，助力档案资政服务升级提供了系统支持。

济南市数字档案馆建设在变革档案管理模式、提升档案服务质效、扩大档案部门影响等方面取得一定成效。今后，按照《“十四五”山东省档案信息化专项规划》《济南市“十四五”数字泉城规划》等要求，济南市档案馆将按照守正创新的思路，进一步融入“数字泉城”建设，加快推进档案资源数字化转型，重点实施政务服务和电子公文电子化归档，强化区域档案信息资源共建共享一体化平台的建设和推广应用等工作，形成开放利用普惠共享、整体智治高效协同的档案事业发展新格局。