为有效推进全国档案信息化建设，2014年国家档案局办公室下发《关于印发〈数字档案馆系统测试办法〉的通知》（以下简称《测试办法》）；2015年，山东省档案局下发《关于全面加强数字档案馆建设的意见》，对全省数字档案馆建设做出全面部署。泰安市档案馆历来高度重视数字档案馆建设工作，《测试办法》下发后，馆党组进行了专题研究，认为国家级数字档案馆创建工作是更高层次上推动数字档案馆更快更好发展的重要契机，要求攻坚克难，对照测试指标要求逐项弥补不足和漏洞，力争2019年通过国家级数字档案馆系统测试。

一、强本固基，逐步发展

泰安市档案馆档案信息化建设起步较早，在市委、市政府的坚强领导和省档案馆的关心支持下，我馆数字档案馆于2004年启动建设，2006年建成开通，完成了“三网四库”的网络平台和基础数据库建设。我们立足泰安实际，采取有力措施，不断加大档案信息化力度，在档案信息化基础设施建设、档案数据资源建设、数字档案服务利用等方面打下了坚实的基础。

一是加强组织领导，明确建设方案。市档案馆把档案信息化建设作为促进档案事业发展的重要工作，列入议程，狠抓不放。成立了市档案馆信息化建设领导小组，研究制定了《泰安市档案信息化建设实施方案》，确定了全市档案信息化建设的总体思路和任务目标。

二是加大财政投入，积极做好信息化基础设施建设。2004年起，先后投资近200万元进行档案管理信息化建设，购置了服务器、磁盘阵列、微机、彩色激光打印机、高速扫描仪、数码相机及刻录机、移动硬盘等各种必备设施，为数字档案馆建设打下了良好的基础。

三是突出建设重点，认真抓好馆藏档案数据库建设。我市馆藏档案数据库建设分两步进行：一期工程是建设目录数据库，主要是对馆藏档案案卷级目录、文件级目录、人名索引目录和资料目录进行录入；二期工程是建设原文数据库，主要是对馆藏重要全宗、泰山特藏档案、照片及现行文件原文进行扫描处理。

四是创建“泰安模式”，推动共建共享。加强对市直各立档单位的信息化建设的指导，借助市政务专网布设了市域文档在线集中管理平台，并充分利用市委、市政府集中办公的优势，积极介入全市电子政务的建设当中，实现了与OA的无缝连接，构建了全市电子档案信息管理与服务体系，全市档案馆室整体同步实现了档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化。《中国档案报》对此以《铸就共建共享模式》进行了整版报道，并称之为“泰安模式”。

二、紧扣标准，全力创建

我馆的数字档案馆建设虽然起步较早，但随着时间的推移和信息技术的飞速发展，数字档案馆建设的整体水平已逐渐落后于时代的要求。在2015年最初的自测中，对照《数字档案馆测试指标》99项测试指标任务，300多项测试点，我们逐项梳理自查，五项一级测试指标中，基础设施、系统功能、档案资源三项指标距测试要求差距都较大。机房、网络平台、系统功能都需要进行较大的升级改造，数字资源建设的任务更加艰巨，馆藏数字化率只有20%左右，与《测试指标》90%以上的数字化率要求相差较大。

面对困难和问题，我们并没有退缩，而是选择了直面问题，迎难而上。我们制定了明确的工作目标，确定了“层层扒皮，找准问题，先易后难，逐项解决”的工作思路，脚踏实地，埋头苦干，重点开展了以下几个方面的工作。

一是加强基础设施建设，实现数字档案馆全方位提档升级。2014、2017年先后两次对数字档案馆基础设施进行升级改造，更新设施设备，并对数字档案管理系统的网络构架、管理平台也进行了全面升级改造。搭建了数字化加工专用网络，配备专用服务器和移动存储设备，承担档案数字化加工和存储管理。依托市政务专网建设了市域文档在线集中管理平台，构建起全区域档案馆室电子化管理网络体系，实现了馆室一体、在线接收和信息共享。依托互联网设立了市档案馆信息网站，开通了微信公众号，开展档案宣传、发布、利用、采集和网上展览等业务。

二是加强数字档案资源建设，实现馆藏档案数字化和电子档案接收工作的全面推进。按照“存量数字化”要求，从2015年起，我们持续推进数据库建设工作，截止目前，建有覆盖全部馆藏档案的目录数据库229万余条，全文数据库1116万余页，完成了馆藏全部照片和音像档案的数字化工作。与此同时，大力推进“增量电子化”进程，印发了《关于做好电子公文在线归档、移交工作的通知》，全面开展原生电子档案、数字化成果与纸质档案同步移交进馆工作，共接收10余家单位的原生电子档案和数字化成果6万余件。

三是加强数字档案馆安全保障体系建设，确保数字档案馆运行更加安全可靠。严格落实“三网”隔离，每个网络均设置有效的身份认证和访问控制等安全保密措施，配备了网络防火墙、漏洞扫描等网络安全设备；加强对档案数字化工作的安全监管，严格按照国家有关档案安全、保密的法律法规及相关规定进行管理和规范运作，对数字化过程全程监控，并搭建了数字化加工专用网络。采取在线、离线、异地备份相结合，使用档案级光盘、移动硬盘等多种介质对数字档案进行备份，确保档案数据资源的安全。

四是积极推进数字档案资源开发利用，数字档案馆服务水平不断提质增效。不断改变服务方式，提高服务效率，档案查阅全部实现电子化，利用者可通过多种方式快速检索，实现在线浏览、打印电子原文。大力推进服务网络化，接入了省档案馆档案目录中心，实现了同省内各地市档案馆的互联互通。与县市区、青岛、日照等地市档案馆和上海浦东新区档案馆签订了馆藏资源跨馆利用服务协议，建立了馆际联动查档机制，实现了档案资源的馆际共享和异地查档。利用互联网开展档案宣传。网站设有档案查询、工作动态、网上展厅等栏目，向社会大众全面展现了我馆的档案工作，通过网上展厅栏目举办了14个专题展览，展览内容丰富，史料翔实，在宣传泰安档案事业发展上起到了积极的推动作用。

三、团结协作，攻坚克难

国家级数字档案馆的创建是一项全局性的工作，时间紧、任务重，为了按时完成创建任务，我们充分调动全馆工作人员的积极性，不断提升思想认识，优化工作方式，扎实推动创建工作平稳有序开展。

一是加强领导，强化保障。为确保创建工作圆满成功，市档案馆专门成立了数字档案馆建设领导小组，针对自测查找出的问题和难点，逐项查找问题症结，研究解决办法。在确定了工作目标以后，进一步细化责任分工，强化人力、财力、物力等方面的保障，在人员较少，时间紧的情况下确保相关工作有序推进。

二是开阔视野，理清思路。我们组织相关人员带着问题，先后去山东省档案馆、青岛、潍坊等市档案馆学习考察，在学习借鉴中不断完善我们的工作方案和措施。比如，省档案馆在档案数字化全流程中的监管措施、青岛市档案馆对于数据资源的多种形式的备份与保护、潍坊市档案馆在软件升级中的经验做法等，都成为我们学习的榜样，为我们的创建工作提供了很好的借鉴。

三是分解任务，落实责任。我们将数字档案馆测试工作作为一项全局性工作来抓，制定了创建任务分解表，将任务分解到相关科室，责任到人，并注明完成时限。2018年开始，每个月召开一次创建工作调度会，调度相关工作进度，发现问题，及时整改，有效推进系统测试工作的扎实开展。

四、硕果累累，再创辉煌

经过持续五年的奋力拼搏，我馆的数字档案馆建设取得了长足的进展，截至2019年6月，累计投入资金600余万元，已全面建成涵盖全部馆藏档案的目录数据库229万余条，全文数据库1116万页，整体数字化率96.92%（馆藏实际数字化档案911380件，馆藏应数字化总量940340件），总数据量达7.5T，实现了全市数字档案信息资源集中统一管理和利用，数字档案馆建设取得了一定成效。

2019年5月中旬我馆向省档案馆递交了数字档案馆系统预测试申请，7月5日，顺利通过了由省档案馆专家组对我馆数字档案馆系统的预测试。12月18日至19日，顺利通过了“国家级数字档案馆”的正式测试验收。专家组一致认为，泰安市数字档案馆建设较为规范，技术选择合理、设施设备符合要求，同意以“国家级数字档案馆”报请国家档案局审批。2020年3月，国家档案局正式批复我馆为“国家级数字档案馆”。

国家级数字档案馆的建成，进一步强化了我馆的数字档案资源体系。目前，我馆建有覆盖全部馆藏档案的229万余条目录数据库，1116万余页全文数据库，12091幅照片数据库、570盘31680分钟的多媒体数据库，形成了门类齐全、内容丰富、质量可靠的数字档案资源体系。

国家级数字档案馆的建成，进一步提升了我馆数字档案的现代化管理水平。我们着力构建的涵盖局域网的数字档案馆核心业务平台、依托政务网的市域文档在线集中管理平台和互联网档案信息服务平台三网一体的数字档案馆系统不断地升级完善，不但极大方便了档案的接收、整理、鉴定、编研、利用、统计等各项管理工作，而且使数字档案馆运行更加安全可靠，真正实现了收、管、存、用一体化管理。

国家级数字档案馆的建成，进一步推动了档案服务利用的提质增效。一是档案查阅全部实现电子化，利用者可通过多种方式快速检索，实现在线浏览、打印电子原文，缩短了档案查阅时间，大大提高了档案服务效率。二是实现了数字档案资源的网上发布、馆际共享和异地查档，全年网络查档4300余人次，开展23次跨馆利用，对公共服务信息化、政务公开透明、提高政府办事效率起到了推进作用。2021年4月，我们通过跨馆查档的方式回复了有关上访人员的上访诉求，积极协助市信访局化解了一起信访积案，得到了市委领导的高度肯定。三是数字档案信息资源得到不断挖掘，编研工作内容更加丰富，《泰山文化历程》、《档案资政参考》等编研成果和《首批国家经济建设公债》、《泰安烈士陵园建设》等网上展览，在宣传泰安、泰山以及档案事业发展上起到了积极的推动作用。

目前，泰安市数字档案馆基础设施设备齐全、系统功能较为完善、数字档案资源门类丰富、业务基础扎实、运行安全可靠。构建了存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系，依托局域网、政务网、互联网系统平台，真正实现了数字档案资源“收、管、存、用”全过程信息化管理，数字档案馆建设实现了全方位提档升级。