山东省烟台市莱山区档案馆成立于1996年1月，隶属于莱山区委办公室，是一座馆藏丰富、特色鲜明的综合档案馆。2005年区档案馆开始推广使用统一档案管理软件；2013年升级使用网络版档案管理系统，建立档案馆局域网和全区政务网数字档案管理系统；2017年启动档案新馆建设，明确提出创建国家级数字档案馆的目标；历时3年建成以数字资源为基础、安全管理为保障的数字档案馆体系，2020年8月以优异成绩通过“国家级数字档案馆”测试。

一、争创高水平数字档案馆的经验做法

（一）领导重视

莱山区委、区政府对建设数字档案馆高度重视，将档案信息化建设列入莱山区“十三五”规划，作为城市建设的优先项目部署推进。区委、区政府主要领导亲自过问，多次就数字档案馆建设的思路和标准提出明确要求；分管领导靠上推进，对项目实施的各项具体工作进行深入研究，确保高标准建设和推进。

为确保数字档案馆项目的科学性、先进性，我们先后前往上海、广州、苏州、青岛等地学习借鉴先进经验，制定档案馆搬迁建设方案的同时，统筹考虑数字档案馆建设方案。同时，莱山区数字档案馆项目得到了省、市档案馆的大力关心和支持，省、市馆领导和专家多次就档案新馆建设和档案信息化建设给予指导和帮助，为信息化建设指明方向。莱山区各相关单位积极配合和支持数字档案馆建设，积极贡献力量，凝聚了建设合力。

（二）资金保障

区财政先后投入资金600余万元，用于档案馆网络建设、安全建设和数字化加工等基础工作，得益于充足的资金保障，区档案馆局域网、政务网、因特网三个网络累计著录条目24万余条、照片档案2万余张、音视频档案477小时、馆存数字档案资源782GB，为建设数字档案馆打下了坚实基础。

（三）提前规划

数字档案馆建设是电子政务发展的必然要求，是信息化发展的必然趋势，也是信息资源不可替代的组成部分。数字档案馆建设与档案馆的基础建设息息相关，需要与基础建设同步进行。莱山区数字档案馆与档案馆新馆建设做到了同步规划同步实施。比如机房建设需要的双回路电源、防雷系统、安防系统、消防系统、智能化环控系统都是在新馆建设时同步施工的。

（四）软、硬件配置

我们对档案管理软件进行多方考察和了解，按照数字档案馆建设标准对档案管理软件功能提出高标准要求，并在全国范围内开展招标工作，组建技术团队，确保数字档案馆建设的质量。硬件方面着眼未来，配备双机热备服务器、光纤交换机、磁盘阵列、灾备一体机、安全审计、防火墙、入侵检测、漏洞扫描等保证了数字档案馆的高效运行和数据安全。

二、夯实基础，全面提升数字档案馆建设整体水平

坚持高起点、高标准、高质量，以示范级数字档案馆为标杆不断提高各项工作。为进一步完善数字档案馆软硬件建设，全面开展了全区数字化档案进馆、馆藏档案数据核查等工作，完善局域网数字档案馆系统、政务网档案信息综合管理平台，重新建设莱山档案信息网，在完善信息化基础设施、丰富馆藏信息资源、优化应用系统等各方面均取得较大进展，信息开发利用水平稳步提升，档案管理模式、利用方式的信息化转型升级工作取得实质性进展。

（一）基础设施

1.机房建设。建设了24平方米的数字档案馆专用主机房，符合《电子信息系统机房设计规范》B级要求，配备了必要的设施设备，包括七氟丙烷洁净气体灭火装置、双市路供配电和UPS不间断电源电力保障系统、机房专用空调，建设使用机房环境监控系统，集成管理门禁设施、视频监控、温湿度监控等，确保主机房消防、安全万无一失。

2.网络平台建设。搭建了包含局域网、政务网、因特网在内可扩展的基础工作网络平台。其中，局域网主要搭载“莱山区数字档案馆系统”，实现馆藏档案数据的收集、保存、管理和利用业务。政务网搭载“莱山区档案信息综合管理平台”，主要实现电子文件有效接收归档、政府部门之间的数据传输共享。因特网主要运行“莱山档案信息网”，作为对外展示宣传、交流互动和资源共享利用的重要平台。

3.服务器及存储备份设备。配备了高性能服务器、存储设备及备份设备。共配备服务器8台，其中局域网部署5台，政务网部署3台；在政务网及局域网分别部署一套RoseHA双机热备系统，实现档案管理系统的冗余配置；根据业务需要在局域网和政务网共部署了2台磁盘阵列、4台光纤交换机、2台灾备一体机，满足在线存储和备份需要。

4.终端设备。配备了满足工作需要的计算机终端设备，电脑严格执行三网物理隔离，满足不同网络内的日常工作需要；设立档案自助查阅区，配备电脑、打印机、复印机和触摸查询一体机，提供政府公开信息查阅服务。

5.档案数字化设施、设备。配备了满足档案数字化工作需要的设施设备，设立档案数字化工作用房，加装了防盗门窗及配置消防设施。安装了视频监控探头，并接入数字档案馆一体化管理平台监控系统，视频资料保存3个月以上。配备了数字化加工专用平板扫描仪、高速扫描仪、高拍仪和计算机，为确保数据安全，数字化专用电脑主机加装防盗保密机箱，配备移动硬盘、蓝光光盘、档案级光盘作为数字化扫描专用存储设备。

6.音视频等其他硬件设备。配备了音视频采集、加工设备等其他硬件设备，配备录音笔1支、摄像机1台、数码相机2台，与某公司签订了无人机拍摄协议，满足重大活动照片和音视频数据采集及摄录需要。同时，配备了非编系统和录音机等音视频采集转换设备，满足音视频转码、编辑和转换工作需要，已完成全馆录音、录像的转换、转码等数字化工作。

7.基础软件。购置满足系统正常运行的正版软件，购买使用正版操作系统、数据库软件、杀毒、保密防护、备份恢复等软件，保障数字档案系统各项业务工作的正常开展。

（二）系统功能

莱山区档案管理系统于2019年8月完成建设并试运行，经过反复调试和完善功能，实现了对档案采集、整理、存储、检索、移交与接收、保管、鉴定、销毁、统计等全过程的信息化管理。

1.在档案接收功能方面。支持在线、离线方式接收目录数据及其对应的数字档案功能，所有区级单位已办结收发文，均可在区协同办公系统归档到各自的数字档案室系统。2019年开始实现互联网资源采集和电子文件在线归档接收，在移交和接收环节，对电子文件的内容数据和元数据进行了准确性、完整性、可用性、安全性的“四性检测”，检测通过后方可接收进入局域网资源总库。

2.在档案管理功能方面。各立档单位通过数字档案室系统，可以将区协同办公系统产生的电子文件收集整理，并按照相关标准和规范进行归档。符合条件的电子档案按照《电子档案移交与接收办法》移交到区数字档案馆，全部数字档案进入档案资源库，实现数字档案的重新组织和分类管理。档案资源管理子系统提供了完善的电子档案资源组织功能，既可以根据来源单位、档案类型、年度、保管期限等进行分类，也可以对分类方式进行定制和自动扩展。

3.在档案保存功能方面。为适应数字档案长期保存的需要，将存储库分为收集库、管理库、长期保存库和利用库，各库根据需求对不同用途的数字档案资源采用不同的格式进行分库存储。区数字档案馆系统提供了在线和离线方式的备份策略，在政务网和局域网各配备了一套磁盘阵列系统，通过光纤交换机与服务器相连，提供快速的大容量数据在线存储空间，使用灾备一体机和移动硬盘、光盘等实现电子档案数据的在线和离线备份。

4.在档案利用功能方面。针对局域网、政务网、因特网等不同网络环境下的不同服务对象，区数字档案馆系统提供局域网的利用服务、阅览服务、利用申请审核，以及三网的数据浏览等功能。同时，局域网提供辅助编研功能，根据需求辅助用户进行档案编研工作。

5.在系统管理功能方面。为保证系统的可靠、可控运行，莱山区数字档案馆系统采用三员管理。安全设置平台提供完整的机构、用户、角色、功能点的系统配置和管理。系统管理员负责系统参数、维护和管理，组织机构的变动调整，用户的注册、删除，保证用户标识符在系统生命同期的唯一性。安全管理员通过对系统的权限设置，实现对多个操作用户的不同权限分工，保证数据的安全。

（三）档案资源

1.在档案资源建设方面。一是存量数字化，全面实现馆藏档案数字化工作。将纸质档案归档与数字化加工有机结合，分步有计划地开展全区档案数字化加工和进馆工作，数字化完成一批接收进馆一批，确保技术指标达到《纸质档案数字化技术规范》等标准要求，馆藏档案数字化率达100%。二是增量电子化，全面开展电子文件归档和接收。根据《电子档案移交与接收办法》等相关标准和规定，积极与区大数据局等相关部门开展协作，实现数字档案馆系统与政务网OA办公系统无缝对接，打通电子文件在线归档通道，实现文档一体化。目前，数字档案馆系统已接收了文书、照片、报刊、音视频等多种类型档案，在线接收10家立档单位原生电子档案1058件。

2.在档案资源管理方面。通过分库存储，对数字档案资源进行有序管理。通过格式转换、开放鉴定、利用审批等手段，分别在政务网、因特网建立数字档案资源利用库。对各类数字档案资源实施分类管理，通过统一存储路径、划分安全域、实施边界控制管理、防篡改技术手段，规范管理数据库。

（四）保障体系

1.在安全保障方面。坚持把做好制度建设作为推进档案工作规范化、法治化的重要抓手，用制度管人管事，建成实施数字档案馆安全管理制度、运维管理机制、突发事件应急预案以及包含系统管理员、安全管理员、安全审计员等岗位职责的人员管理制度等30余项制度并组织实施，保障了数字档案馆安全有序运行。同时，严格按照国家有关档案、安全、保密的法律法规及相关规定进行管理和规范运作，严格落实“三网”隔离，设置有效的身份认证和访问控制等安全保密措施。开展政务网、局域网数字化档案目录、原文的涉密检查，通过建立涉密单机，安装“三合一”防护软件，实行局域网涉密数据与非涉密数据分别保存利用。

2.在人才保障方面。全馆在岗人员全部持有烟台市档案工作人员岗位证书，其中2人拥有本科计算机专业证书，1人拥有副研究馆员专业技术职务资格，数字档案馆建设人才智力保障不断夯实。加强业务培训，提高工作水平，定期参加省、市举办的各类岗位业务培训，积极开展“岗位练兵”业务实践活动，档案业务服务水平全面提高。

三、数字档案馆建设成效凸显，助推莱山档案工作不断迈上新台阶

数字档案馆的建设，有效提升了信息化水平，使莱山区的档案工作得到了全面提高和发展。

（一）档案业务能力得到提升

一是服务多样化。莱山档案信息网经过改版，更新完善了有关栏目。查阅大厅能提供自助式阅览、多媒体展示及授权查档等多种现场查档方式，提供电话查档和莱山档案信息网预约查档服务，开展档案征集等各类档案宣传活动，形成全方位的档案服务体系。接待查档人数逐年递增，办理登记时间不超过5分钟。

二是查档便捷化。随着档案服务民生需求的日益凸显，服务大厅前台接待人数也逐年递增，通过对系统性能进行优化，目前档案目录检索响应时间不超过5秒，全文信息检索响应时间不超过20秒。档案信息管理系统的建立为立档单位开展档案管理和检索利用提供了便利，也为档案馆开展在线指导提供了便利。

三是资源共享化。设置网上展览厅，布设“回望莱山”大型历史图片展、“大美莱山”图片和实物展等专题档案展，使更多参观者不受时间、空间限制，身临其境观展。按照档案开放有关规定，对符合开放要求的档案及时在莱山档案信息网发布。参与编纂《莱山大事记》《莱山区区志》，并为《莱山科举文化》《莱山区非物质文化遗产》等资料的编研工作提供大量馆藏资料。

四是利用可控化。着眼优化档案查询手段，查阅大厅前台采用身份证识别技术，自动登记查阅人身份信息及操作内容。对需要利用开放档案的，由档案馆前台工作人员明确查阅数据范围和内容，提请档案馆负责人审核和授权后方可查阅利用。审核和操作过程全部存入日志备查，确保数字档案信息的可控和安全。

（二）用户满意度进一步提高

数字档案馆规范了档案利用流程，改进了查档服务形式，简化了利用手续，为群众利用档案提供最大程度便利，区数字档案馆服务水平明显提升，局域网、政务局和因特网查档用户的满意度均达到90%以上。