为适应档案工作发展趋势，推进档案工作数字化转型，陕西省西安市档案馆于2017年11月启动了全国示范数字档案馆建设项目，该项目总投资1176万元，历时18个月，于2019年6月完成验收。2019年11月通过了国家档案局组织的专家组测试，成为西北地区首家通过全国示范数字档案馆测试的国家综合档案馆。

西安市档案馆数字档案馆包含数字档案馆综合管理、数字档案室综合管理、档案信息共享利用、公共信息采集与档案信息发布4大平台21个子系统，功能涵盖了档案管理“收、管、存、用”的主要内容。数字档案馆的建成基本实现了档案接收电子化、档案存储数字化、档案管理自动化、档案服务网络化，安全保障多元化的档案信息资源管理新格局，标志着西安市档案工作信息化发展进入新阶段。

一、超前谋划，扎实推进，确保建设目标全面实现

西安市档案馆数字档案馆建设谋划立项时，就明确了“创建全省一流、西北引领的全国示范数字档案馆”建设目标。结合全市经济社会发展情况及档案工作实际，提前谋划，稳步推进，严格把控，确保项目建设顺利完成，建设目标全面实现。

（一）积极争取，主动作为，为数字档案馆建设创造有利条件

依据中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和陕西省两办、西安市两办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，馆领导班子积极主动向市委、人大、政府和政协四套班子汇报档案工作，争取市领导对档案工作的大力支持；及时对接市发改委、市财政局、市工业信息化局等职能部门，争取经费保障，确保项目建设顺利展开；同时，提前谋划，积极作为，做好数字档案馆建设的基础保障，在数字资源方面，加大档案接收力度馆藏档案达70余万卷，积极开展档案数字化工作，目录数据达760.9万条、扫描3732万幅（页），数字化率达86.61%。在硬件保障方面，启动了对原机房的全方位升级改造，机房面积达到142平方米，并采用了模块化冷通道制冷空调、动环监控、洁净气体消防等系统。上述工作均为推进数字馆建设打下了坚实的基础。

（二）立足实际，科学定位，高起点高标准制定建设方案

制定符合西安市档案馆实际，且满足未来高起点高标准发展需求的建设方案，是西安市档案馆数字档案馆建设目标能否实现的先决条件。为此，西安市档案馆先后组织相关人员赴山东、江西、江苏、浙江、广东、广西、四川等地档案馆调研学习，汲取兄弟馆数字档案馆建设的宝贵经验；积极争取省档案局、市保密局、市电子政务办等部门技术支持和政策把关，将数字档案馆建设融入西安市“智慧城市”建设总体框架；为使数字档案馆建设方案更符合西安市档案工作实际，面向市级部门档案室、部分区县档案馆开展了包括档案工作现代化需求、档案业务流程、网络、办公自动化、档案管理软件、电子文件归档管理、数字化等内容的调研座谈，广泛征求意见建议；在此基础上为数字档案馆科学合理立项打下了坚实基础；确定专业的公司设计项目方案，并召开项目方案论证会，邀请国内档案界及省市电子政务部门的专家对方案进行论证。

（三）全员参与，全流程把控，高质量实现建设目标

在数字档案馆项目实施过程中聘请了专业的项目监理公司，作为项目实施第三方监理，严格按照合同和技术规范，把关每一阶段的建设质量。在各子系统功能方面，为使系统设计更合理、更实用，承建公司依照合同和项目要求，积极与各处室沟通，多方征求意见，反复推敲，反复修改。在馆内部成立技术小组，调动各处室积极参与，推进系统功能试用责任落实，并负责项目实施的协调与监管，充分按照各项应用的实际需求，全面细致地介入建设过程，强化了项目建设过程的管理，形成了“边建设边应用边修改”的建设模式，对系统功能进行了完善，确保了高质量实现建设目标。尤其在数据迁移方面，针对西安市档案馆现有数字资源的特点，该馆技术小组与公司反复斟酌，分析数据结构，梳理数据规则，制定数据迁移方案，通过数据分类、少量数据的试迁移，抽样校核等，最终确保了700多万条目录及对应的3000多万页扫描文件数据的安全迁移。

二、强化应用，提质增效，实现档案工作转型升级

西安市档案馆数字档案馆依托局域网、政务网、互联网，开发了包括数字档案管理、档案信息共享利用、档案信息发布等子系统的数字档案馆系统，实现了数字档案资源“收、管、存、用”全过程信息化管理，全面推进了档案资源体系、利用体系、安全体系建设，在该市档案工作转型发展中发挥了重要作用。

（一）全面推进了档案管理由传统模式向数字模式转型

数字档案馆档案业务管理平台是局域网的核心系统，它依托于西安市档案馆档案核心资源总库，功能涵盖档案的鉴定、保管、编研、统计等功能。可实现无纸化、网络化、智能化的全新档案工作解决模式。

一是实现了档案鉴定由传统模式向线上模式的转变。档案鉴定子系统，具备全流程的线上鉴定功能。2020年开始西安市档案馆档案鉴定工作由线下模式改为线上模式。职能处室可根据档案鉴定计划在线发起鉴定单，通过网上批量调卷，处室领导在线将工作任务分派到相关工作人员的单独账号内，鉴定实施环节中通过敏感词提醒、年限提醒等辅助功能快速准确地做出鉴定判断，全面提高了鉴定效率。处室领导还可依据系统提供的权限设置查看每一名工作人员的工作进度和鉴定质量，实现总体把控。鉴定完成后通过系统逐级发起审核，通过后系统自动更新为鉴定后的档案数据。通过全新的线上鉴定方式，档案鉴定工作效率显著提升。

二是实现了档案编研无纸化的全新工作模式。随着信息技术发展，传统档案编研模式已无法满足社会发展的现实需要。为此数字档案馆系统开发了档案协同编研子系统，通过在线素材收集模块，编者可以利用智能检索功能全面、快捷、准确地采集编研素材，可以使用知识图谱检索关联、递进的档案资料；在线编辑模块提供了一键排版、错误智能提醒等辅助功能；在线审稿模块既提高了审稿速度，节省了纸张，且批改内容清晰明了；在线发布模块可以在局域网、政务网、互联网等平台多格式发布编研成果。新的档案编研模式提高了编研工作的效率和质量，充分满足现阶段编研成果多样化利用的服务需求。

三是实现了全新的智能库房管理模式。智能库管子系统，集成了身份识别仪、档案存储密集架、门禁、温湿度、视频监控等场馆常用设备的统一管理，实现库房管理的可视化，提升了库房智能化管理水平。库房管理员可以及时查看档案的借出与归还状态、存放位置；实现温湿度自动记录、门禁及视频监控异常提醒、各类台账智能化统计等功能。全新的线上智能工作模式，提高了工作效率，让库房管理员从大量繁杂的具体事务中解放出来。

（二）全面提升了档案利用服务水平

西安市档案馆数字档案馆建设将档案资源高效化利用放在了首位，随着数字档案馆系统的上线，档案的利用率、查档接待人次和满意度逐步提高。通过局域网、政务网、因特网档案利用满意度调查，其中局域网现场接待人员满意度98%、政务网满意度98%，因特网公众满意度95%。

不断优化档案查询系统和查询流程，缩短查询响应时间，建成后查询由原来平均耗时20分钟缩短至1至2分钟就可以查阅打印档案资料，简化了查档、调档、复印等环节，工作人员基本不用进库房查档，减轻了往返库房调档的强度，保护了纸质档案原件。

同时，针对查阅民生、学术研究等方面档案人数较多的需求，开发了档案自助查询系统。该系统在原有查询功能基础上，通过B/S结构对操作界面和显示模块进行了优化，实现一张身份证、一台自助机、查询、签约、借阅、打印、评价全自助的业务流程，同时能够查看开放的其他档案、电子图书。该系统建成后群众在查询自己的相关民生档案时只需要将身份证放到身份证识别仪上，系统自动将利用者身份信息与数据库的数据信息进行比对检索，将有关本人的所有信息条目显示在检索结果页面中，不光方便快捷，还给群众提供了很好的自助查档体验；该系统还为学术研究提供了更大的自主选择和利用空间，在检索中直接输入关键字就可以查到所要的全部信息，利用者再通过手工筛选，就能在很短的时间内找到自己所需的资料，查找速度从以天计跨越到以时计。同时民生档案、历史档案调阅率也大幅下降，对档案实体起到了很好的保护作用。由于查档准确效率提升，满意度大大的提高，查档群众多次送来锦旗表示感谢。

（三）全面提高了全市档案工作的信息化能力

数字档案室系统和馆际共享平台的建设，拓展了数字档案馆为全市档案工作的服务模式。面向机关单位的数字档案室系统不但解决了机关单位档案查阅利用等“收、管、存、用”的线上档案业务，而且能实现市档案局（馆）对档案业务工作的在线指导，使工作中出现的各项问题及时能够解决。更重要的是系统完成了电子文件管理与归档，电子档案的在线检查、接收等功能，实现了机关档案室与市档案馆、档案室之间的电子档案相互借阅、审批等多种功能。该系统不但推进各机关档案工作发展，为档案员日常工作带来便利，同时也是机关工作信息化建设的重要组成部分。针对全市综合档案馆档案查询利用工作定制研发的馆际共享平台，以档案数字资源共享为目标，为社会公众提供就近利用档案资源服务。该平台通过档案资源共享利用工作机制，借助政务内网平台，可实现市档案馆与13个区县档案馆的互通互联，真正做到“数据多跑路，利用者少跑路”，以灵活的方式，最大限度满足、方便社会公众的查档需求，提升全市档案利用服务水平。

2020年10月西安市档案馆开展了面向全市115个立档单位的数字档案室系统培训和面向13个区县的馆际共享平台的培训工作。随后与未央区档案馆开展了馆际共享平台的试点工作，根据实际需求对系统功能进行完善升级，实现了民生档案条目共享，打通了数据通道，实现了共享数据的高效利用。与市委办公厅开展了数字档案室试点工作，根据实际需求为市委办公厅开设了分级用户权限，开启了该单位的档案管理与移交的线上模式。试点工作的成功开展为之后的全市范围推广应用外联系统打下了坚实的基础。

三、优化提升，数字赋能，向高水平数字档案馆迈进

西安市档案馆数字档案馆建设是新时代全市档案工作转型的开始。随着新技术的不断发展，数字档案馆要积极融入“智慧城市”建设，紧密结合“互联网政务”，适应“一网通办”发展趋势，不断提升数字档案馆为全市档案工作服务的能力。一是要加强数字档案馆各平台系统的完善。通过不断优化提升，使数字档案馆有效发挥数字赋能，始终保持旺盛生命力。2021年上半年已经完成档案鉴定系统7个内容的全部优化，下半年又对档案查询利用系统、自助查档系统、库房管理系统的14项内容升级优化；二是要助推全市档案信息化工作发展。在完成馆际共享试点工作的基础上，尽快实现全市范围内的馆际资源共享，实现档案利用的“数据多跑路，群众少跑路”。进一步推广数字档案室系统，实现档案馆与立档单位之间的档案在线指导、在线移交、在线查询等功能，大力推进全市电子档案管理工作；三是要加强档案数据资源建设，按照“存量数字化”要求，完成剩余馆藏档案数字化，按照“增量电子化”要求，积极开展电子档案接收工作，逐步型成以增量电子档案为主体的馆藏数字资源体系。要加大全市数字档案资源整合，丰富共享平台数据资源，满足数据共享利用需求；四是要培养档案业务和信息化技术的复合型人才，为各项档案业务工作在数字档案馆系统上的开展提供强有力技术支撑。

总之，西安市档案馆要以建成全国示范数字档案馆为契机，大力推进市电子档案管理工作，加大数字档案资源的整合，丰富共享平台数据资源，强化数字赋能，全力推进全市档案事业信息化转型，不断发挥西北引领的档案信息化带动作用。