山东省日照市档案馆2019年成功创建“全国示范数字档案馆”，在此基础上，日照市档案局、日照市档案馆紧紧围绕日照市域档案总量规模小、管理分散、档案信息发展不平衡的实际，牢固树立“全域一体化”理念，以全市域覆盖、点线面集成、智能化治理、多层次需求、跨场景应用“五张清单”为着力点，强化局馆协同谋划、同向作战，推动市县乡村聚合资源、同频发力，加快“资源归集、共享利用、安控智治”一体建建设、市、县（区）、乡镇（街道）三级覆盖的“全域档案超脑”，打造“档案资源管理”“档案查阅利用”“档案安控应用”三个“全域一体化”平台，探索构建“系统聚合、多跨协同、全科服务、闭环智管”档案应用新场景，不断提升档案工作共建共治共享水平，实现了日照数字档案工作迭代升级，有效推动了机构改革后日照市档案工作体制机制创新、提升了档案治理能力和服务水平、实现档案工作高质量发展。

一、基本思路

坚持思想先行，以“全域数字档案”理念突破档案管理“最先一公里”，打通服务群众“最后一公里”。2020年6月，新修订的《档案法》增设“档案信息化建设”一章，明确提出“推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”日照市档案局、档案馆立足数字档案管理利用的短板弱项，在深入调研、广泛征求意见基础上，解放思想，改革创新，确定以市数字档案馆建设为带动，实施全域数字档案一体化工作。首先，明确“全域数字档案”工作目标。即利用大数据工具和人工智能技术，按照“集约高效、共享开放、安全可靠、按需服务”的理念，建设全市域数字档案一体化管理平台，实现全市域各种类型数字档案的“数据聚合、智慧融合”。全面破解群众查档“门难找”、“跑多次”的中梗阻问题，打造档案智慧服务新模式，实现档案管理智能化、档案信息数据化、档案业务线上化、档案服务便捷化的“四化”能力。做实“厅（现场查阅）+网（网上查档）+掌（手机查档）”服务链，通过档案馆际互通、馆室互通、室室互通，线上线下交织交互，为用户、群众提供“集成化、一站式”的数字档案精准服务。其次，明确“全域数字档案一体化”实现路径。对市、区（县）综合档案馆、机关档案室数字档案，主要通过政务专网，按照“共享系统平台、数据集中保存、分级授权使用”思路搭建“日照市馆室一体化综合管理平台”；对市、区（县）各级部门单位形成专业数字档案，通过专网，以数据备份、数据共享形式建立一体化资源平台；加快乡镇（街道）、村（社区）数字档案入网。做大“综合档案馆+机关档案室+其他主体”档案资源供应链，打造全市域数字档案运行生态圈，形成完整生命周期的档案数据体系。第三，以数据赋能，提升档案治理效能。深入推进以智慧化赋能为目标的档案安全体系建设，探索搭建“全域档案安全监管一体化平台”，着力防范化解档案安全风险，着力实现档案治理体系和治理能力现代化。

二、基本做法及成效

（一）聚合信息数据，“一体化”搭建全域档案资源管理平台

1.破解信息孤岛，加速打造全域档案数字化改革高地。坚持创建“全国示范数字档案馆”与破解“信息孤岛”、拆除“数据烟囱”并举，以档案数据归集、安全、共享为前提，以推进全市海量档案数据互联、治理、好用为目标，整合条块资源，依托政务外网，研发打造全市档案数据资源中心，建成全市域、全流程数字档案运行主平台，着力解决在数字档案馆（室）平台建设过程中条块分割、各唱各调、各自为战造成的低水平重复建设和系统不兼容等突出问题，尤其是县乡村推进增量档案电子化、存量档案数据化工作因财力所限导致的停滞不前等现实堵点，实现了投资集中化、平台统一化、资源数字化、控制标准化、服务网络化、利用便捷化。截止3月，共注册数字档案馆（室）715家，上线档案目录217.4万条，数字档案存储总量8.1TB，构建起市、县（区）、乡镇（街道）“三级覆盖”、村居（社区）“一级试点”的市域档案云平台，逐步实现存量原始档案资源的收集、整合和增量档案数据的自动存储、管理，形成全域统集统管的信息资源体系。2021年以来，在每个区县各选取1-2个村居（社区），实行奖补激励政策，开展村居（社区）档案资源的数字化和数字档案室建设市级试点工作，加快基层数字档案资源的“线”端倍增积聚、“云”层海量服务，展现服务基层乡村社会治理现代化的档案担当。

2.强化数字赋能，加快推动局馆分设向融合化运行、传统管理模式向数智化方向转变。以改革中出现的问题必须通过进一步深化改革来解决的坚定态度，直面局馆分设后局的人员力量不足、局馆工作运行机制不够通畅的现实问题，坚持“谋划一张图、统筹一盘棋、落实一本帐、分工不分家”，注重新一代信息技术在档案领域的应用，积极探索数字赋能、平台支撑的局馆协作联动、各有侧重的运行机制，确保改革后档案工作衔接顺畅、上下贯通、执行有力。建成“日照市档案局馆（室）一体化综合管理系统”，市县（区）档案局通过系统“数据年检”“年报统计”“进馆移交”“云课堂”等模块功能，可以实时掌握各级档案馆（室）资源建设管理情况，实时了解本级机关和基层单位档案室的档案保管情况，及时开展线上业务监督、线上培训指导、线上执法检查、线上工作反馈。各级综合档案馆、专业档案馆和各级各部门单位档案室等系统注册用户可以根据权限控制，在平台上实现各类档案的快速调取、智能抓取。至目前，系统累计录入土地确权档案目录32.3万条原文11.4万件，婚姻档案目录14.96万条、党员档案1.76万条以及教学档案、科技档案、会计档案等其他门类专业档案；根据群众查档需求，整理录入人名档案目录数据28.1万条，大大提高了查档效率和资政惠民服务水平。

3.拓展系统功能，运用人工智能技术填补档案管理与服务真空领域。加快推进人工智能技术在档案开放鉴定、音像档案管理利用、档案场景复原等领域的应用，塑造最佳典型应用场景。2021年以来，针对音视频档案采集难、管理粗放等问题，坚持需求导向、使用导向，整合先进的语音识别、人脸识别、物体识别、音视频语音转写、知识图谱等人工智能技术，共同开发网络模式下“日照市全域音像档案智慧管理平台”，通过线上可对全市综合档案馆、专业档案馆及各级档案室影像档案快速筛查，鉴别有价值的录音、录像、图像类档案，从中提取出影像档案的重要信息，辅助开展音像档案著录、鉴定、整理、查阅等工作，实现影像档案开放审核、编辑研究、场景复原的数字化智慧化，更好更快推出有价值、高品质的档案影音文献，加快实现档案库向资源库、思想库转变，为党委政府和社会大众及时提供全面精准的音视频档案信息服务。

（二）聚焦开放共享，“一体化”搭建全域档案查阅利用平台

1.着眼用户体验，垒建固定与移动相结合的数字档案共享利用“微场景”。通过深入推进档案查阅“厅+网+掌”一体化工程、增强网端和移动端档案查阅服务功能，实现各类档案、现行文件“现场查”“网上询”“指尖办”，不断提高人民群众的档案获得感。厅，即群众只需凭二代身份证，可在市县（区）、乡镇（街道）社会治理服务中心、行政审批服务中心和村居（社区）党群服务中心以及各级综合档案馆、专业档案馆查阅服务大厅，通过身份证自动认证，以人工或自助形式，查询馆藏档案中的个人相关信息；网，即依托日照市政务云平台，开通网上在线查档和网上预约查档，实现网上查档“一网通办”；掌，即整合山东档案目录中心档案查询利用平台、爱山东·日照通等应用资源，开发日照档案“掌上查档”微信小程序，注册用户通过实名认证后，即可实现个人档案手机“掌上查”，足不出户即可完成档案信息的查询利用。

2.夯实多跨协同，深化“馆际联动、异地查档、跨馆出证”机制。坚持把提升“线上服务”功能、优化“线下服务”机制与解决群众用档需求紧密结合起来，深化馆际互联共享，精心打造多维度服务新格局。至目前，与北京海淀区、上海浦东新区、浙江湖州市等51家市内外综合档案馆签定了民生档案跨馆互查协议，本地居民和异地群众可享受就近申请、就近查阅、就近取证“一站式”服务。2020年以来，为解决因疫情防控群众用档不便问题，通过深化“网上办”“预约办”，实现了档案查阅服务不断档、有提升。日照市档案馆当年累计接待查档群众2524人次，较上年同比增长46%，其中在线申请跨馆异地查档超过百人次。

3.聚焦人民至上，推动代办制、代查制“微创新”“小场景”向基层拓展。为持续推进档案利用服务体系向乡镇（街道）、村居（社区）延伸，2021年以来，日照市档案馆与市人社、民政、等部门达成民生档案查阅服务联动协议，形成综合档案馆与重点服务保障窗口民生档案查阅服务对接工作机制，通过“部门代办、档案馆代查”，有效解决群众到各有关部门办理业务，需补充个人档案资料时，再折返档案馆办理查询事宜“来回跑腿”的问题，将“一次办好”的要求真正落到实处。在乡镇（街道）、村居（社区）党群服务中心设立档案查阅“代办点”，实行“代办点登记上报、各级档案馆分类办理、按需出证”，实现群众就近查档、便捷查档。

4.坚持不等不靠，“向前一步”探索实践电子文件单套归档和电子档案单套制全流程管理模式。2020年以来，日照市档案局、档案馆围绕全市数字化改革目标，进一步增强系统观念、运用系统方法和数字化手段，以“先干起来”的姿态、“干就干成”的决心，启动开展电子文件单套归档和电子档案“1+N”单套制全流程管理模式的探索实践。“1”即持续推进系统实现迭代升级，把全国示范数字档案馆打造为“全域档案数据港”，真正成为全市各类信息资源的最终流向地；“N”即通过加强对全市各类电子政务系统生成电子文件、电子档案的单套制管理，最终实现全域接收、归档、移交、利用全生命周期的在线全流程管控。目前，“日照市电子文件统一管理平台（非涉密系统）”已经搭建完成，市委办公室、市行政审批局、自然资源规划局作为市直试点单位，正在按照行业归档及保密规定要求做好与电子文件“统一入口”对接工作，选取1-2个区县直试点单位同步推进。通过“抓点带面”探索实践，逐步实现全域政务平台电子文件管理前置化、数据标准化、存储集成化、利用一体化。

（三）瞄准整体智治，“一体化”搭建全域档案安控应用平台

1.强化底线思维，加快构建全方位的档案实体安全防控体系。2019年，日照市档案馆整合智能门禁、馆内安防、库房保护等系统，安装档案库房、中心机房及扫描室人脸指纹识别门禁系统、中心机房气体灭火系统；进一步健全完善安全应急工作预案，严格落实安全工作责任制、在编在岗人员24小时值班制度，全天候、无缝隙巡查档案库房、信息数据、档案网站等领域安全隐患，积极构建人防、物防、技防相结合的安全防控体系，强化档案安全风险隐患的即时感知、及时排除和有效治理。

2.增强忧患意识，加快构建覆盖全流程的档案综合管理平台。2020年以来，新建日照市档案馆智慧库房，为入库档案安装RFID标签，实现对档案出入库、调取、盘库统计、温湿度及空气环境测控、视频监控、防盗报警、杀虫灭菌、净化消毒、点状消防、智能密集架管理的即时感知、智能管控。加大人工智能、物联网及5G、AI、机器人等信息技术应用，将档案的实体、内容、管理资源进行信息化、数据化处理和整合，加强对馆室一体化系统中各类档案的全方位、全过程、全生命周期安全保护和透明监控，确保不同时间段、不同空间状态下的档案数据能够被实时监测、实时预警、实时保全、实时修复，保证档案的原始性、完整性、可用性。

下一步，日照市档案局、档案馆将站在数字化改革赋能档案事业发展的时代潮头，深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要批示和全国档案局长馆长会议精神，认真学习借鉴先进地区宝贵经验，进一步健全推进机制、紧扣时间节点、建立目录清单和科学考评机制，形成上下联动、高效协同的强大工作合力，验证档案数字化改革的成果，推动档案工作进一步实现转型发展、迭代升级。