昌乐县档案馆总面积1900平方米，馆藏现存纸质档案205个全宗，62663卷（盒），排架长度554米，包括文书档案、地名档案、地震档案、纪检档案、人口普查档案、科技档案、会计档案、婚姻档案等门类，另外还有音像档案75盒（盘），照片档案2787张。近年来，先后被省档案局表彰为“全省档案系统先进集体”、“全省档案宣传工作先进集体”。2013年搬入新址以来，在上级业务部门的精心指导下，在县委、县政府的大力支持下，昌乐县档案馆认真贯彻落实省、市有关数字档案馆建设要求，积极争取资金支持，克服自身计算机专业人才缺乏，硬件条件相对紧张等困难，加强与具备专业资质企业合作，科学谋划功能结构，优化工作流程，强化安全保障，全力搞好数字档案馆建设。

一、认真谋划建设思路，全力推进项目建设

昌乐县数字档案馆建设项目共分两期进行，总投资430万元。其中一期项目于2013年4月启动，当年10月结束；二期项目于2014年6月开工，2017年10月基本结束。

（一）注重顶层设计，科学谋划数字档案馆功能架构。准确理解和把握数字档案馆的功能、发展需求和发展态势，确保数字档案馆建设少走弯路、健康发展，搞好顶层设计至关重要。数字档案馆建设之初，我馆在认真学习理解国家档案局和省档案局有关数字档案馆建设的工作要求和标准规范的基础上，先后到青岛市档案馆、潍坊市档案馆等先进单位参观学习，咨询、听取专家意见建议，初步确立了昌乐县数字档案馆建设的基本功能及架构：即以电子政务网络为基础，以档案信息资源为核心，以文档一体化、集中统一管理为手段和模式，以便捷的网络服务为目的，以先进性、实用性、易扩展性和包容性为原则，参考OAIS结构，构建档案资源“收、管、存、用”完整体系。按照这一功能架构，建设了标准化机房、“三网”硬件环境平台、信息管理系统和目录数据库、全文数据库、照片数据库、多媒体数据库。

（二）坚持需求牵引，着眼实用好用开发数字档案馆管理系统。在数字档案馆管理系统开发过程中，我馆遵循预先设计的功能框架，坚持应用导向，突出实用目的，以满足档案馆业务需求和社会利用档案的要求作为设计拓展的核心要素，紧紧围绕档案信息资源“收、管、存、用”这一主线，自主先行完成需求分析，使需求和技术较好结合，档案业务和信息技术深度融合。开发的数字档案馆管理系统包括信息接收采集、存储管理、传输利用三大功能，建设了电子档案收集模块、传统档案数字化模块、电子档案编目模块、电子档案存储模块、电子档案网络服务模块和文档信息资源中心模块等六大模块。

（三）加强资源建设，努力提升数字档案馆应用绩效。我馆按照“存量数字化”的要求，全面推进数字档案资源建设，形成了门类齐全、内容丰富、质量可靠的数字档案资源体系。至2016年底，县档案馆总量为205个全宗、6.3万卷的馆藏档案，已完成数字化加工6.15万卷，数字化率为97.6%；共形成了120余万条的目录数据库、830余万页的全文数据库、2700多幅的照片数据库、4500分钟的多媒体数据库，数据总量2TB。所有目录数据著录准确，图像文件、视频文件清晰完整，数据挂接正确，数据质量符合国家标准。

2016年底至2017年6月，又在前期馆藏档案数字化全部完成的基础上，对全县82个单位的室存档案进行了数字化，并将全部数据接收进馆藏数据库，进一步丰富了数据库资源。

（四）强化安全保障，筑牢数字档案馆安全防线。我馆把数字档案馆建设安全工作摆在重要位置，作为头等大事来抓，在强化安全教育、增强全员安全意识的基础上，重点开展了以下四方面工作：

一是建立健全安全管理机制。修订完善了《机房管理制度》《设备管理制度》《安全管理制度》等制度，组织全体人员加强学习。

二是全面升级改造软硬件设施。为机房安装了甲级安全门，增设了门禁管理系统；为机房和查档服务大厅部署了数字监控系统，彻底消除了安全隐患和死角，确保了数字档案信息安全。    

三是强化数字档案信息系统安全保密措施。数字档案馆数据实现了本地和异地离线备份；建立了档案开放利用审核机制，对拟开放档案和拟在网上公开的信息进行专项审核和审批。

四是加强应急突发事件演练。建立应对自然灾害及其它突发事件的防范和应急处置机制，邀请县消防队专家对全体干部职工进行了消防知识培训和模拟火灾实地演练，进一步提高了全员安全意识和应急处置能力。

二、认真做好数字档案馆系统迎测

2014年11月国家档案局颁发《数字档案馆系统测试办法》后，我馆及时组织进行了学习研究。通过学习研究深刻认识到，国家档案局开展数字档案馆系统测试工作，是确保数字档案馆建设的质量和水平，积极推进档案馆建设向信息化、标准化、规范化、制度化发展的重要举措；参加数字档案馆系统测试，既是对数字档案馆建设水平的阶段性检验，也是在更高层次推动数字档案馆持续发展的重要契机。为此，我馆于2016年底在数字档案馆建设任务基本完成后，及时对照《数字档案馆系统测试指标表》，分别对基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效等五方面内容进行了自测自评。自测自评结果表明，昌乐县档案馆已建立了涵盖全部馆藏文件级目录数据库，计90余万条；馆藏纸质档案6.3万卷，已数字化6.15万卷，数字化率97.6％；已开展电子档案接收进馆工作，计2.7万件；数字档案馆没发生重大安全事故，不存在严重安全隐患。

根据自测自评结果，我馆召开领导班子会议进行了专题研究，适时做出了申请参加数字档案馆系统测试的决定，并将“通过国家级数字档案馆测试”列入了我县2017“作风建设年”活动“担当作为、争创一流”的任务目标。2017年11月初，在通过了省档案局组织的预测试后，正式向省档案局提出了测试申请。

为扎实做好数字档案馆系统测试的各项准备工作，确保顺利通过测试，成立了由馆长任组长的领导小组，抽调精干力量，按照《数字档案馆系统测试指标表》规定的指标要求，本着先易后难、分步推进的原则，严密计划安排，确保测试准备工作在人员少、时间紧的情况下有条不紊地有序推进。并针对自测查找出来的各类问题，建立了问题台账，采取多种办法，协调各方力量，逐个销号解决，补齐了短板弱项。为提高迎测工作的针对性、实效性，我馆采取了三项措施：一是深学细研，明确、掌握测试指标的标准要求。2016年5月，组织业务骨干积极参加了市档案局举办的为期一周的封闭式集中培训，使我们较好地明确和掌握了各项测试指标的标准要求。二是开阔视野，理思路学方法。组织有关人员带着问题，先后去青岛市档案馆、青岛市市南区档案馆两个“全国示范数字档案馆”，学习他们的创建经验和迎接测试工作的具体做法，在学习借鉴中不断完善自身的迎测方案和工作措施。三是分解任务，压实责任。我馆将99项测试指标任务分解到相关科室和人员，明确责任目标及完成时限，并定期召开工作调度会，及时了解交流工作进展情况，共同研究解决遇到的困难和问题，有力地促进了测试准备工作的扎实有效开展。

12月28日-29日，国家档案局专家组一行7人，通过听取工作汇报、审阅文档资料、观看系统演示、进行实地测试等方式，分别对昌乐县数字档案馆系统的基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效等五大方面的99项指标进行了测试，认为昌乐县档案馆数字档案馆系统建设基本规范，技术选择合理，整体水平先进，一致同意通过国家级数字档案馆测试。

三、积极整改，顺利获批“国家级数字档案馆”称号

2018年，昌乐县档案馆按照国家级数字档案馆系统测评专家组提出的意见建议，逐项对照，认真研究制定整改方案，通过对软件系统进行强化升级，安装防火墙、漏洞扫描和安全审计等硬件设备，使数字档案馆系统得到了进一步完善。在整改过程中加强与上级业务部门的沟通，先后三次通过省档案局向国家档案局递交了整改报告，国家档案局于9月28日正式下发文件批准我县档案馆为“国家级数字档案馆”。

四、数字档案馆利用显成效

（一）馆藏档案数据库不断完善。自数字档案馆建成投用后，我馆每年都按照增量数字化要求，对新接收进馆的婚姻、灾后重建及危房改造、脱贫攻坚等档案第一时间进行数字化，相关数据及时纳入数据库，确保馆藏档案数字化全覆盖。

（二）高效服务党委政府中心工作。近年来，县委县政府开展的法规性文件清理、干部职务职级并行、民办教师待遇落实等一系列工作中，数字档案馆都充分发挥出查阅速度快和查准率高优势，为各项工作的顺利完成提供了保障。特别是2020年组织开展的县委规范性文件集中清理工作，这是新中国成立以来我县第一次集中清理县委规范性文件，时间跨度长，文件数量多，涉及部门广。时间紧任务重，为配合做好这项工作，县档案馆通过数字档案馆系统按照省、市规定的清理范围和要求进行了全方位检索查阅，在最短的时间内查找出我县符合条件的文件共计40494件，随后逐一进行筛选，反复研究甄别，最终确定859件规范性文件纳入此次清理范围，为清理工作的顺利完成奠定了基础。

（三）帮助群众解决“急难悉盼”。2016年１月5日，昌乐县档案馆收到了一封自来北京秦文江老人的感谢信，事情的缘由是这样的，60多岁的秦文江老人一天匆匆来到县档案馆，要求查找其祖父建国初期在昌乐县工作期间的个人档案，编写家谱等用。因当天正下着雨，老人路况又不熟，几经周折赶到新馆的时候，已接近中午下班时间。由于老人已购买了下午返程的车票，当时很是着急。县档案馆先是安排工作人员带着老人去餐厅吃饭，管理科工作人员则留下来赶时间为老人查找档案。等老人吃完饭回来时，管理科工作人员刚好为其查妥档案，共计查找到了其祖父1950年1月至1956年12月期间在昌乐县多个区委、区公所和县方山果园任职、调动、党员介绍信等文书档案11件，老人想查找的档案全部查找到了，而且没有耽误老人下午返程。秦文江老人被县档案馆工作人员的热情服务和敬业精神所感动，回京后一直念念不忘，便写了感谢信表达了内心的感激。这只是通过数字档案馆为群众提供高效便捷服务的一个缩影。数字档案馆弥补了传统查阅环节繁琐、费时费力、不准不全等问题，使档案信息查找更加快速、全面和准确。随着利用率的提升，近年来为群众核实工龄、办理退休、落实待遇、明晰房产、解决纠纷、补充完善个人档案等方面提供了可靠的凭证依据。