数字档案馆建设是加强和改进新形势下档案工作的重要措施，是提升档案工作水平的重大保障。广东省深圳市盐田区档案馆坚持将数字档案馆的建设作为引领档案信息化建设和档案管理实现基本现代化的核心工作常抓不懈，努力提升数字档案建设水平，遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，以档案信息资源数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、信息资源共享化、服务快捷智能化为目标，按照“存量数字化”“增量电子化”要求，充分依托电子政务等平台，创新探索档案管理智慧化模式，全面提速盐田区档案信息化建设。2019年7月，国家档案局正式认定盐田区档案馆为“国家级数字档案馆”。盐田区档案馆以勇攀高峰的决心意志，勤勉向上的工作作风，高度负责的敬业精神，向区委区政府和盐田人民交上了一份满意的答卷。

一、领导重视，数字档案馆建设有保障

在盐田区委区政府的高度重视下，盐田区档案馆大楼于2008年开始立项建设，2015年10月完成搬迁工作。档案馆大楼总建设面积7500平方米，现使用面积3500平方米，其中库房面积1312平方米，按功能分为库房区、对外服务区、业务技术区、办公区等。馆内设有四个库房（文书档案库房、专门档案库房、声像档案库房、实物档案库房），设有查阅利用大厅、多媒体展厅、实物荣誉展厅、荣誉人物展厅等对外服务用房，设有档案整理室、数字化加工用房、声像档案处理室、档案消毒室、中心控制室等业务技术用房。馆库建设根据功能要求和工作流程合理布局，功能基本齐全，设施较为完善，流程便捷。新馆的投入使用，为今后一个时期，我区“四个体系”建设提供了有力的保障，使区档案馆向新型数字化档案馆建设目标迈进一大步。

盐田区数字档案馆项目是《深圳市档案事业发展“十三五”规划》中的信息化重点项目，被列为区政府投资建设项目。在项目建设初期，得到国家、省、市档案局、市档案馆的关心指导，盐田区委区政府的高度重视和各相关单位的大力支持。2017年7月，时任省档案局局长陈华江莅临我馆视察档案工作，就信息化工作提出明确的要求和指导意见，为我局信息化建设指明方向；市档案局领导多次来我馆指导，了解项目进展；盐田区委区政府将创建国家级数字档案馆建设项目纳入《“智慧盐田”2018年行动工作计划》；区发改局、区财政局、区信息中心也从审批立项、资金保障、技术支持等多方面给予大力支持和配合。

二、分步实施，稳步推进档案信息化建设

盐田区数字档案馆建设起步早、发展快，档案信息化建设全市领先。1999年开始区档案局在全区推广使用“SD2000档案管理系统”，区内所有立档单位都采用档案管理软件管理档案。2003年，完成档案软件升级换代，区档案馆升级使用世纪科怡档案管理系统3.2网络版，以及批量扫描、光盘发布等子系统，并开始馆藏纸质档案的数字化扫描工作。2005年，开发完成了“盐田区电子档案管理平台”，实现全区各立档单位档案数据的统一管理，试行与“盐田区办公自动化系统”（以下简称OA系统）的连接。2013年，尝试开展电子公文归档。

2015年盐田区档案新馆投入使用，盐田档案事业从此翻开了新的篇章。随着全区经济社会的不断快速发展，档案工作日益成为政府治理和公共服务中不可或缺的基础和支撑。如何主动适应党和国家的新要求、人民群众的新期待和信息技术发展的新趋势等一系列问题，让盐田区档案馆深刻认识到，建设数字档案馆是一项迫在眉睫的任务。

2017年，盐田区档案馆明确提出创建数字档案馆的目标，先后前往上海、浙江、珠海、中山等地学习借鉴先进经验，开展“盐田区数字档案馆信息系统”可行性分析及前期调研。馆内成立了数字档案馆建设领导小组，全面指导和推进数字档案馆建设工作，明确工作任务、明确时间节点，确保高质高效地推动各项工作。制定盐田区数字档案馆建设方案，确立“三网四库”为基本架构的数字档案馆框架。在网络平台建设方面，区档案馆以局域网、政务网、互联网“三网”建设为基础，政务网和互联网实现逻辑隔离，局域网和互联网实现物理隔离，三网均配备有防火墙、杀毒软件、安全审计、漏洞扫描等网络安全设施，布局合理，安全可靠且具备扩展性，保证馆藏档案数据的安全保存，妥善管理和有效利用。在保管利用方面，区档案馆分别建立资源总库、管理库、利用库、长期保存库，对数字档案资源实行四库分建分用，消除数据利用中的安全隐患；根据需要采用不同的存储格式，对工作人员和利用者设置不同的权限，进一步消除了利用过程中的安全隐患。

在全面实施创建数字档案馆过程中，区档案馆同步推进馆室一体化建设。在全区60余家立档单位推广数字档案室系统，减轻基层单位在档案系统建设、运行维护上资金和人力投入压力，消除“信息孤岛”，实现区直机关、街道、区属事业单位数字档案室的全覆盖。

2018年完成盐田区数字档案馆信息系统项目建设，在完善信息化基础设施、丰富馆藏信息资源、优化应用系统等各方面均取得较大发展，信息开发利用水平稳步提升，档案管理模式、利用方式的信息化转型升级工作取得实质性进展。

2019年至2021年，根据国家级数字档案馆测试专家组测评意见，结合党政机关电子公文处理办法、在线政务服务若干规定等新要求，制定了区数字档案馆升级优化建设方案，在基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效建设等方面进行更深入地研究探索、优化提升，进一步推进我区数字档案馆科学化、标准化、规范化建设，提升系统安全性、适用性、先进性，朝建设“全国示范数字档案馆”目标努力前进。

三、夯实基础，不断丰富数字档案资源

（一）存量数字化，有序推进馆藏档案数字化工作。2016年起区档案馆加大工作力度，根据重要程度和利用率，分步有计划地开展馆藏传统载体档案数字化加工工作。在存量数字化工作推进中，依照国家、广东省和深圳市出台的规范和标准，对馆藏档案条目信息进行核查，消除著录不准确等情况，进一步提高和保障馆藏档案数据准确性、规范性和完整性。

截至2021年底，馆藏各类档案约38万件、8.6万卷，最早的档案形成时间是1948年，大部分的档案是盐田区成立以后形成的。馆藏档案的种类有文书档案，声像档案，实物档案，以及公证档案、婚姻档案、审计档案、艺术档案、教学档案、会计档案、基建档案、名人档案、土地证档案等17种专门档案。馆藏档案除涉密档案、敏感档案、会计档案及部分代管的短期档案外，馆藏应数字化档案数字化率已达到96%。

（二）增量电子化，全面开展电子文件归档和接收。随着电子政务发展、无纸化办公日益普及和对数字档案信息原始凭证性的重视程度不断提高，区档案馆根据《电子档案移交与接收办法》等相关标准和规定，与区政务服务数据管理局等相关部门积极协作，实现数字档案馆系统与OA系统无缝对接。开展了电子文件在线归档和电子档案移交接收工作。目前，数字档案馆系统已经接收了文书、照片、音频、视频等多种类型档案，在线接收51家立档单位原生电子档案74787件。区档案馆主动采集、深度挖掘全区各类档案信息资源，建立涵盖所有档案信息的资源总库，为数字档案馆建设奠定基石。

四、突出品质，打造盐田特色的数字档案馆

（一）打造基于国产化环境下的数字档案馆系统。盐田区数字档案馆系统现已完成全部软硬件的适配改造，配备服务器、同有存储备份设备、操作系统、数据库、中间件、防火墙、杀毒软件、文字处理软件等一系列国产正版软硬件设施设备。数字档案馆系统支持自主可控的国产化环境，目前，国产化数字档案馆系统已正式上线试运行。

（二）档案资源集中化、标准化管理。为帮助解决大部分区直机关单位办公用房紧张，无档案库房的问题，盐田区实行对区直机关单位形成的档案自形成之日起满2年接收进馆的管理办法。将档案提前接收进馆，集中统一管理，有利于保障档案安全管理、提高档案整理质量、促进管理标准化、提升档案查阅利用效率，减轻各单位档案管理压力，更好地为党委政府中心工作服务。从2017年开始，区档案馆明确要求应移交进馆的档案，在移交纸质档案时同步移交档案数字化副本和电子目录，逐步实现馆藏档案“增量电子化”。

（三）档案库房和档案实体智能化管理。升级优化原有的智慧档案库房管理系统，整合集成库房智能密集架、恒温恒湿空调、库房门禁、视频监控等设备，增加实体档案管理模块，实现设备间的数据共享与智能联动，全方位地保障档案库房和实体档案的安全。智慧档案库房管理系统与数字档案馆系统形成无缝对接及数据同步，实现馆藏数字档案全流程管理。

（四）大OA环境下的文档一体化、馆室一体化。盐田区直各机关单位均统一使用OA系统，为我区“文档一体化、馆室一体化”发展奠定基础。数字档案馆系统依托盐田区政务网，实现数字档案馆系统与OA系统无缝对接，打通电子文件归档、电子档案接收进馆通道，实现文档一体化、馆室一体化管理。

（五）电子档案“生命周期”全过程记录。通过无缝对接OA系统，保障电子档案的完整性，避免了电子文件在不同系统之间转换可能出现的元数据被修改或缺失问题；通过无遗漏接收电子文件流转的签发、修改、审阅、处理等过程性信息，实现电子文件流转轨迹完整可追溯，保障了电子档案的原始性；通过标准封装等技术，保障了电子档案的真实性和可用性。

（六）档案业务全流程数字化管理。依托数字档案馆系统实现档案工作收、管、存、用全流程数字化管理。通过系统的互联网资源采集工具，收集网上有关盐田的数字资源进行归档管理，进一步丰富馆藏资料；电子文件在线归档接收，系统辅助编目，档案鉴定开放审批流程，数字档案在线查询利用，档案利用审批流程，实体档案接收、出入库辅助管理等功能的应用，使各项档案业务处理更科学、更高效；档案在库状态实时更新，档案调阅等操作信息全流程记录，为数字档案的保存与利用提供安全保障。

（七）电子公文单套制归档管理探索。国家档案局第14号令《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》公布后，区档案馆积极研究探索，参照有关技术标准，根据我区实际情况，因地制宜地制定一系列电子文件归档、电子档案移交和接收的要求规范，使电子档案“单套制”管理试点推行工作有章可循、有规可依。升级“四性”检测功能，科学实施标准封装等技术手段，确保接收的电子档案来源可靠、管理可信、长期可用。2019年，以电子照片归档为切入点，升级建设照片档案管理子系统，现已有51家立档单位实行电子照片“单套制”归档管理。2021年，试行电子文件“单套制”归档管理，对保管期限为10年及以下、可通过系统“四性检测”的电子文件，可直接在线归档至档案管理系统，无需打印相应的纸质版文件归档。

五、拓展平台，提升数字档案馆服务功能

（一）服务方式多样化。随着档案服务民生需求的日益凸显，区档案馆打造展览厅、查阅大厅等服务场所，提供自助式阅览、多媒体展示及授权查档等多种现场查档方式，提供“盐田档案与史志信息网”、“深圳档案”微信公众号、“在盐田”APP等预约查档服务，形成全方位的档案服务体系。不断优化查档利用流程，每位利用者办理登记时间平均不超过5分钟。查阅服务大厅前台接待人数逐年递增，从2018年的559人次、6738卷（件），逐年递增至2021年的675人次，15335卷（件）。

（二）查档便捷化。盐田区档案信息综合管理平台实现档案目录检索响应时间不超过5秒，全文信息检索响应时间不超过20秒。平台为立档单位开展档案管理和检索利用提供了便利，也为档案局开展在线指导提供了便利。

（三）资源共享化。及时开展档案开放鉴定工作，分期发布开放档案。有效开发档案资源，把“档案”变成“信息”，编纂《盐田年鉴》《盐田口述史》《盐田党史大事记》《盐田区自然村落历史人文普查》等编研资料，开展“档案——我们共同的记忆”“聚变——纪念盐田建区20周年”“党史百年盐田印记——盐田区红色记忆图片展”等主题宣传展览，开辟“回望盐田历史图片展”等网上专题档案展，提升档案资源的利用，实现档案信息资源的共享。

（四）利用可控化。档案查阅借助身份证信息读取设备，自动登记查阅人身份信息及操作内容，保障档案利用的可追溯性；如需利用未开放档案，由档案馆前台工作人员明确查阅数据的范围和内容，提请档案馆负责人审核和授权后方可查阅利用。审核和操作过程全部存入日志备查，确保数字档案信息的可控和安全。

数字档案馆是数字时代档案馆的发展方向，是新形势下档案服务大局、服务社会、服务民生的主要方式。近年来，我们不断研究，不断整改，不断提升，创建工作取得了长足发展。但是，我们也深深感到：在完善系统功能、优化业务流程、进一步丰富数字档案资源、挖掘档案利用价值、服务广大群众档案文化需求等方面尚有不足。下一步，我们将继续按照国家、省、市档案局的统一部署和要求，站在“十四五”的新起点，牢牢把握深圳“双区建设”和综合改革试点重大历史机遇，加快推进档案信息化战略转型。