2020年12月25日，安徽省亳州市档案馆数字档案馆系统通过专家组测试，被国家档案局批准为“国家级数字档案馆”。现将数字档案馆建设背景、主要做法、成效和经验体会介绍如下。

一、建设数字档案馆的背景

（一）市直单位档案工作情况和问题。亳州市市直机关单位在行政中心集中办公，办公用房紧张，大部分单位都没有单独的档案室，“八防”设施不能到位，档案都集中存放在办公室的档案柜里面，人员进出混乱，存在文件材料丢失损毁的风险。档案人员大多数是兼职，且更换频繁，业务不熟练，导致文件材料归档整理质量不高，查阅利用等管理不规范。又由于亳州市建市晚，尚未达到移交进馆年限，档案安全得不到有效保障，给档案管理带来极大困难。

（二）市档案馆的优势和不足。亳州市档案馆建筑面积13100平方米，2015年10月开始投入使用。一楼是展厅、技术用房和对外服务用房；二楼三楼是档案库房，库房全部采用恒温恒湿、高压细水雾设备，2017年新采购2000多立方米的智能电动密集架，150多立方米的防磁柜，还专门设置了特藏室，完全能满足全市各种门类和载体的档案移交进馆，解决安全保管问题。不足之处是亳州市档案馆人员较少，办公经费紧张。因此要想做好档案工作，必须在档案信息化上做文章，通过现代化的管理手段来提高服务能力和服务水平。

（三）建设数字档案馆的前景。基于市直单位档案工作存在现状、问题及亳州市档案馆的优势与不足，我们思考提前接收档案的可行性和建设数字档案馆的必要性：档案数字化之后，档案实体和数字化副本提前移交市档案馆保管，单位保留后者，一是能既解决市直机关没有独立档案室问题，又解决“八防”设施设备不到位、档案经费投入不足问题，从而彻底解决档案安全保管问题；二是能既解决市直单位人员较少、兼职档案工作的人员频繁更换导致的归档文件材料整理不规范问题和文件材料不能及时归档问题，又能解决单位档案利用比较频繁问题，提高机关单位工作效率，充分调动机关单位兼职档案员的积极性和主动性；三是建设数字档案馆，对市直机关的档案提前接收进馆，进行集约化管理，充分利用了市档案馆馆库优势资源，提高市档案馆现代化管理水平和服务能力。

二、主要做法

（一）坚持高位推动，着力破解难题。一是领导高度重视。近年来，省档案局、省档案馆高度重视、大力支持我市数字档案馆建设工作，多位领导先后莅亳调研，给予悉心指导和支持帮助。市委、市政府持续关注数字档案馆建设工作，主要负责同志、分管负责同志多次听取数字档案馆建设情况汇报，对数字档案馆建设分别提出明确要求。2020年11月份，市委常委会会议专门听取全市档案工作情况，对数字档案馆建设工作给予了充分肯定。二是纳入总体规划。亳州作为全国智慧城市建设试点市和电子政务发展先行区，市委、市政府坚持将数字档案馆建设作为“智慧城市”建设的一项重点工作进行研究部署，着力推动工作开展。三是强化经费保障。累计用于纸质档案数字化及数字档案馆系统建设运维经费约600余万元（软件155万元、硬件170万元、数字化300余万元），资金保障充足，保证了数字档案馆建设运行维护的正常运转。

（二）坚持摸清详情，加强顶层设计。一是开展座谈调研。市档案馆多次深入市直机关单位，开展座谈交流调研，了解档案收集整理情况以及工作需求，征求意见建议。二是开展业务培训。开展数字档案馆建设以来，针对档案信息化方面，共培训5场次，上门指导更是不计其数，以确保档案资源质量。三是科学制定建设方案。为科学严密制定建设方案，在自身加强对信息化知识学习的同时，又赴上海、浙江等地学习数字档案馆建设经验。先后易稿12次，最后经专家论证，才形成符合我市、我馆实际的数字档案馆建设方案。四是建立制度规范。建设数字档案馆坚持制度先行，为确保建设工作更加科学安全高效，先后制定了设备管理、安全管理、人员管理、数字化管理、应急预案等制度规范。

（三）坚持着眼长远，夯实资源体系。档案资源建设是数字档案馆建设的核心，也是数字档案馆发挥作用的基础和前提。档案资源建设既要重视“量”，也要重视“质”。在前期调研的基础上，我市建立了“馆室一体、资源共享”模式，从源头上加强对档案资源的收集和管理，形成结构合理、内容丰富、覆盖广泛的档案资源体系。一是积极推进档案移交进馆、档案征集、机关档案数字化工作。制定市直机关单位档案移交计划，要求移交档案实体的同时，必须同步移交数字化副本。十三五期间，申请档案数字化经费300多万元，对前期移交的纸质档案（未数字化部分）进行规范整理数字化，并实施数据第三方质检项目，通过“100%自检+100%质检+10%抽检”的质量验收流程，提高数字化成果质量。二是积极推进电子文件归档和电子档案接收工作。通过电子档案归档接收系统，档案“增量电子化”工作取得重大进展，构建了“存量数字化”与“增量电子化”并重的数字档案资源体系。

（四）坚持利用和安全并重，确保平稳高效。亳州市档案馆在创建国家级数字档案馆过程中始终以数字档案资源长久保存、长期可用为目标，坚持“安全第一”，网络安全、系统安全和数据安全并重。一是基础设施建设标准高。在主机房方面，依托云计算中心，采用集约化建设方式，统一规范运维。在网络平台建设方面，数字档案馆系统分别布设在局域网、政务网、因特网，网络设备互相独立，三网隔离。其中局域网主干线路采用光纤铺设，实现从主机房到档案馆的直连直通，并配备冗余交换机。政务网依托亳州政务云计算中心，实现全市互联互通。因特网采用档案信息网站、微信公众号提供相关服务。此外，在服务器及相关硬件设备、档案数字化设施设备、基础软件、档案安全保存管理等方面，均满足或高于数字档案馆系统测试指标要求。二是开展系统等级保护工作。数字档案管理平台、全市虚拟档案室及档案共享利用平台、档案信息服务平台已通过国家二级信息系统安全等级保护测评，能有效抵挡网络攻击。三是实现在线离线异地备份。配备有备份一体机1台，依托电子文件管理统一平台的前端一体化归档备份机制，电子档案长久保存基地对归档的电子档案进行实时备份。与池州市档案馆对口建立馆藏重要数据的异地备份机制。四是系统检索功能实现升级。通过优化数据库技术，使用全文检索引擎，在大数据环境下档案目录检索响应时间在5秒以内，全文检索在20秒以内。应用OCR技术，真正实现全文内容检索，极大地提高了利用效率。五是开展档案利用服务。依托局域网，亳州市数字档案管理系统具备档案利用申请功能，对档案利用进行审核、审批，并辅助开展档案编研。亳州市档案馆电子阅览室自助查阅系统可根据授权，查阅相关档案资料，为到现场查阅档案提供高效便捷的查档方式。依托部署在政务网上的数字档案馆虚拟数字档案室系统，可以为市直单位提供网上直接查阅利用档案“直通车”，解决市直单位把档案移交市档案馆后档案查阅利用问题。依托全国档案查询利用服务平台和安徽省数字档案资源共享平台，开展全国及长三角地区民生档案查询利用服务工作。依托因特网档案信息网站、微信公众号，实现档案信息、资讯、动态发布。依托“安徽政务服务网”、“皖事通办”平台和亳州市档案馆网站的互联互通，开展省内民生档案资源网上申请，后台人员办理查档事宜，实现网上前台查阅界面统一，后台差异化服务的目的。

三、取得的成效

依托云计算中心，建成了政务网数字档案馆和局域网数字档案馆、电子档案阅览室等档案管理系统，实现档案信息资源接收、管理、保存、利用的全过程管理，实现电子档案全方位、全流程管理，实现馆藏纸质档案查阅利用、编研等信息化、网络化管理，提高了档案管理水平，提升了档案工作效率，服务党委政府和社会群众更加高效。

（一）馆藏档案资源数量增长迅速。亳州市档案馆由2016年的2.8万卷（件）增长到现在的90多万卷（件），数字化率超过94%，馆藏资源数量大幅增加，年底有望进入全省地市级前三位次。档案由原来的文书档案、财务档案、声像档案，到现在的不动产登记档案、诉讼档案、招投标档案、规划档案等，档案的门类越来越齐全，专业档案越来越多，民生档案占比逐年提升，档案服务党委政府和社会公众的基础更加扎实。

（二）档案服务能力大幅提升。亳州市数字档案馆建成之后，市直单位在利用档案时，可以通过部署在政务网的数字档案馆虚拟数字档案室直接申请，档案馆则启动网上快捷审批程序，通过政务网直接以档案数字化副本提供查询服务，高效快捷。异地查档可以通过全国档案查询利用服务平台、安徽省数字档案资源共享平台、安徽政务服务网、亳州市档案馆网站进行查档服务，线上申请，线上或线下邮寄办理服务。针对不会上网的用户，则在档案服务大厅，设有专门服务大厅，通过电子阅览室现场查阅，解决了人工到库房查阅需要长时间等待的问题。档案馆根据不同的人群分别设置了网上和档案馆现场办理等便捷方式，极大地满足不同利用者档案查阅利用服务需求，档案服务能力大大提升。

（三）档案管理更加安全高效。机关档案室和档案馆之间就实际问题进行多次沟通协商，根据实际情况实行无缝对接，即对没有档案室的单位，只要档案规范整理归档，并进行了数字化，市档案馆即时接收，确保档案规范管理和安全保管利用。这样各机关只需设置兼职档案员，不再单独设立档案室，节省了人力、物力和财力，档案管理和查阅利用还更高效便捷。因此，建设数字档案馆系统解决了市直机关单位安全保管、规范整理、即时移交等问题，对市直机关的档案提前接收进馆，进行集约化管理，充分发挥了库房的作用和价值，成功打造了集档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的现代化档案馆。

四、几点体会

（一）领导重视是做好数字档案馆建设的前提。亳州市被列为全国智慧城市建设试点市和电子政务发展先行区后，市档案馆领导意识到这是一次建设数字档案馆难得的机遇，迅速拿出建设意见，主动多次向分管领导汇报，争取将数字档案馆纳入“智慧城市”的框架，作为“智慧亳州”的一个组成部分，列入项目库进行建设。市委、市政府多次召开专题会议，学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要论述，研究部署数字档案馆建设工作。市委、市政府主要负责同志亲自谋划，分管负责同志亲自审定修改关于开展数字档案馆建设的相关文件，协调项目经费，着力推动数字档案馆建设工作。

（二）压实责任是做好数字档案馆建设的关键。亳州建市晚，依照相关档案法律法规，市直机关档案满20年才需移交进馆，因此档案资源尤其是档案数字化资源问题是建设数字档案馆最大的问题。为了解决此问题，我们探索建立“馆室一体、资源共享”模式，联动部门参与，提前制定档案移交计划，压紧压实责任。采取“双轮驱动”，即纸质档案和数字化同步开展，既解决机关集中办公档案安全保管问题，又解决了机关档案利用问题，充分调动机关移交档案的积极性和数字化的主动性。同时面向社会广泛开展档案征集，不断丰富档案资源体系。通过这一系列的举措，各级领导履职尽责抓好档案工作的责任感紧迫感明显强化。

（三）科学制定建设方案是做好数字档案馆建设的保证。数字档案馆建设涵盖基础硬件、管理软件、档案资源及制度建设等方面工作。其中基础硬件、管理软件涉及经费问题、业务外包；制度建设主要是学习、借鉴；档案资源建设是核心，是重中之重，工作量大、业务繁琐、跨度时间长、涉及面广。面对这些繁杂的工作，需要前期科学规划，分类实施，分工负责，制定工作推进时间表、路线图，后期同步推进，协调共进。不同时期又有不同的侧重点，要结合前期的工作方案严格执行，压茬推进，在时间上实现无缝对接，确保不能因为某项前期工作原因而影响后面的工作，才能顺利完成工作任务。

（四）打造一支过硬队伍是做好数字档案馆建设工作的根本。我们按照时任市委书记“告诉大家干什么、教会大家怎么干、帮助大家干成事”的要求，积极开展调研、培训、上门“手把手”指导。业务培训实现全覆盖，并组织相关人员到先进单位参观考察学习，拓宽工作视野，经过一段时间的努力，档案工作人员的业务水平明显提升。在推进数字档案馆的建设过程中，许多工作人员自觉放弃休息时间，放弃陪伴家人的时间，“五加二”、“白加黑”成为工作的常态。通过全市上下的不懈努力，较好地完成了数字档案馆建设的各项工作。