建邺是江苏省、南京市重点打造的现代化国际性城市中心，是市委市政府重点支持发展的“智慧城市示范区”。建邺始终着力推动“智慧建邺”建设，档案信息化是“智慧建邺”的重要组成部分。近年来，建邺档案信息化发展以聚力建设“全国示范数字档案馆”为支点，加快布局区域性集中式数字档案室建设，积极推动电子公文单套制归档和电子档案单套制管理试点，智慧档案的创新发展生态正在建邺逐步形成。

一、建邺区档案信息化工作概况

建邺区档案馆是建邺区委直属的事业单位（参公），是集中永久保管建邺区档案的基地和科学研究及各方面利用档案信息的中心。馆建筑面积约6000平方米，是南京市主城区首家建成交付的区级档案新馆。根据《档案馆建筑设计规范》《数字档案馆建设指南》等相关要求，建邺区档案馆建成了以“一个主机房、三张网络（政务网、局域网、互联网）、三个数据库（利用库、管理库、资源总库）、两个系统（数字档案馆、室系统）”为核心的档案信息化工作体系，实现了档案管理各业务环节的信息化、网络化、规范化。

基于政务网的“文档一体化”集中部署。目前，全区机关部门、功能园区、街道共65家单位统一使用“建邺区协同办公系统”和数字档案室系统。电子文件在协同办公系统完成公文办理后，自动流转至数字档案室系统。各立档单位在室系统完成在线归档、管理、利用、移交，区档案馆依据系统授予的角色权限实现在线指导、在线接收。

基于局域网的“馆室一体化”永久保存。建邺区档案馆搭建了部署在局域网的数字档案馆系统，通过物理摆渡方式将政务网上各立档单位在线移交的档案数据接收至馆系统，通过馆系统开展馆藏档案管理、库房管理、查阅利用等工作。近年来，建邺区档案信息化工作取得了一定的成绩，2014年，建邺区档案馆建成南京市首批省5A级数字档案馆；2016年，建成全市首家“全国示范数字档案馆”；2017年，建成全国首家区域性集中式“全国示范数字档案室”，并成为全国首家“双示范”单位；2021年10月，指导建邺区信息中心通过国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室和国家电子文件管理部际联席会议办公室组织的电子公文单套制归档和电子档案单套制管理试点验收。

二、数字档案馆建设路径

（一）注重统筹，明确数字档案馆建设思路

数字档案馆建设是一项系统工程，建邺区委、区政府统筹规划，始终将档案信息化工作纳入区“智慧建邺”建设总体规划。锚定全国示范数字档案馆建设目标，明确“统一领导，统一规划，统一建设，统一管理”工作思路，分解目标，层层推进。成立了以区委常委、副区长为组长的工作领导小组，区财政、信息中心、档案局、档案馆全面协调推进的工作局面。区政府每年安排充足的财政资金用于数字档案馆（室）系统升级维护和硬件设备采购，前后投入资金1000余万元。

（二）注重协同，做好电子档案前端控制

建邺区档案馆在建设数字档案馆初期，就引入了电子文件生命周期理论，基于电子文件、电子档案超前控制和全程管理原则，着力加强电子文件形成初期电子文件质量的提前干预，多次联合区信息中心对协同办公系统进行升级。2017年，区协同办公系统完成升级改造，实现发文的拟稿、审核、签发、盖章、分发，以及收文的签收、拟办、批示、传阅等全流程在线流转。全区一级部门、单位全部实现网上办公，从协同办公系统流转进入档案室系统的电子档案组件齐全、格式规范，建立了完整规范、安全可靠的区域数字档案资源体系，实现了从电子文件形成到电子档案长期保存，从建邺协同办公系统到数字档案室、数字档案馆系统的全程管理闭环。

（三）注重规范，严把数字档案数据质量

数据质量是数字档案馆建设的基石。在“存量档案数字化、增量档案电子化”战略指引下，2006年，建邺区率先启动馆藏档案数字化加工项目，以馆藏档案全面数字化项目带动整合档案信息资源。目前，馆藏文书档案数字化率达100%，建成30个专题目录数据库。2012年，建邺区启动机关部门单位室藏档案数字化加工工作，至2014年底，部门室藏档案数字化率达到100%，完成存量档案数字化目标，为数字档案室建设奠定了基础。2016年，建邺区对馆藏档案开展了全馆数据检核工作，坚决摸清家底，把牢数据质量关，夯实数据质量基础。

（四）注重安全，筑牢电子档案安全防线

档案安全是档案工作的生命线。一是健全安全管理制度体系，严格按照信息安全等级保护的要求，建立完善的包括防范自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案，并实施定期演练；二是落实系统三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和审计员职责，完善用户权限配置和管理功能，操作行为执行全日志记录；三是配齐机房安全设备，在机房采用双路供电，配备监控、门禁、UPS电源、精密空调、防火墙等安全设施；四是完善备份策略，做好数字档案资源的在线、离线、近线、同城、异地备份等工作。自2015年起，建邺区定期将全区室藏电子档案数据随江苏省、南京市档案局捆绑，以移动硬盘的形式送至省、市异地备份基地备份。同时，构建多套电子文件异质存储体系，保证任何一套电子档案数据损坏或丢失情况下，数据可恢复。

三、数字档案馆建设成效

（一）全面实现数字档案馆全方位提档升级

近年来，建邺区档案馆对照《数字档案馆建设指南》，遵循整体性、开放性、稳定性原则，不断对系统“收、管、存、用”各功能模块进行扩展升级，成功将电子签章技术引入档案管理系统。全面建成了包括两个层面的应用系统：一是基于局域网的数字档案馆系统；二是基于政务网的数字档案室系统。此外，还开发建设了若干数字档案馆管理子系统，包括档案资源总库管理系统、自助查档系统、远程查档系统、智能编研系统等。档案资源总库管理系统保证了数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，多个利用子系统则针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷地满足各类用户利用需求。

（二）高效建成数字档案馆的“三网三库”

经过近几年的实践探索，建邺区档案馆完成了“三网三库”的信息网络和基础数据库建设，实现了内网与外网的物理隔离，政务网与因特网的逻辑隔离。局域网是核心，数字档案馆的收、管、存、用各项业务均在此基础上开展；政务网注重共建共享，全区机关、功能园区、街道等65个部门单位统一通过协同办公网在线使用数字档案室系统；互联网侧重交互展示，既是开放档案、政府公开信息的网上利用平台，又是档案馆采集图片视频等各类网络资源的重要渠道。利用库、管理库、资源总库建设完备，充分满足档案业务管理的不同需求。

（三）显著提升档案公共服务的现代化能力

数字档案馆系统的建成和运用，显著提升了档案公共服务的效率和质量。一是打破“信息孤岛”。在区档案馆一楼的服务大厅，查档窗口配置了省、市、区三级档案信息共享平台，实现了数字档案资源的跨区域共享；二是打通“最后一公里”。区民生档案“远程查档”系统已延伸至6个街道、1个社区，群众可以就近查阅利用档案资料，真正做到让数据“多跑路”，让群众“少跑腿”；三是做到“1分钟出证”。数字档案馆系统升级完成后，人均平均查档速度不超过1分钟，群众的查档满意度显著提升。

（四）深度挖掘档案资源的开发利用

建邺区数字档案馆建设有效提升了档案信息资源的有序化程度，有利于信息资源的深度挖掘和开发利用，尤其是专题档案全文数据库的建成，对服务区委、区政府中心工作、科学决策提供了强大的数据支撑和决策参考。近年来，建邺区充分利用馆藏资源建成区历史展览馆，组织开展并参与了“建邺发展史文字图片展”“血与火浇铸的胜利—南京抗战记忆”“档案见证改革开放”等展览，不断推出编研精品，先后编纂了《建邺街巷风情·老城往忆》《建邺街巷风情·新城探迹》《腾飞的建邺——“十二五”成果巡礼》《建邺年鉴》等精品资料。

（五）初步探索电子文件单套归档和电子档案单套管理路径

2021年10月，建邺区电子公文单套归档和电子档案单套管理试点顺利通过国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室和国家电子文件管理部际联席会议办公室组织的验收，成为全国首批通过验收的单套制试点项目之一。电子文件单套归档和电子档案单套管理是档案事业信息化发展的“凿荒之举”，没有先例可循。我区在“档案单套管理”试点工作过程中边实施边思考边总结，从实际出发，以“互联网+政务服务”为核心，围绕“办公自动化系统电子公文形成、处理和归档”试点工作任务，经过一年多的探索实践，建成了“一链贯穿电子公文全生命周期”的“区块链+协同办公+档案管理”电子公文单套运行环境，进一步推动了新型电子档案系统建设，实现了电子文件的在线接收和长期可信安全保存。

下一步，建邺区将继续开拓创新，充分发挥“试验田”效应，使档案工作更好地服务民生，不断提升人民群众对档案保管、利用的幸福感和满意度，以数字档案的高质量、高效率、高速度更好地服务区域经济社会发展。