近年来，秦皇岛经济技术开发区档案馆加快推进档案信息化建设，建成了以数字档案资源为基础、安全管理为保障、高效便捷利用为目标，集档案安全保管、政府信息公开、档案利用服务、电子文件管理和爱国主义教育于一体的现代化、多功能、公共型档案馆，先后荣获“河北省档案目标管理工作先进单位”“河北省档案信息化实绩突出单位”“河北省档案开发利用优秀服务成果”一等奖等荣誉称号。2019年11月，被国家档案局正式认定为“国家级数字档案馆”，成为河北省首家通过验收的数字档案馆。

一、借力新馆建设植入数字化元素

秦皇岛开发区于2014年5月开始投资建设新档案馆。新馆建设伊始，就将“数字档案”理念植入其中，同步谋划、同步建设。明确了档案馆要实行共享共建的管理模式，“以综合档案馆为基石，依托开发区行政管理体制特点，构建区域大档案”的工作目标，制定了硬件资源、软件资源、档案信息资源和服务资源依次整合的方针，实现“大档案”理念下的“一站式服务”。开发区档案馆在新馆建设上，配置档案信息管理系统、信息化硬件设备。以更高的标准、更科学的框架、更严格的配置，规划安排了中心机房、信息化功能用房、电子档案备份中心、自助查阅室等核心功能用房，并采用光纤辅设、物理隔离的局域网、政务内网和互联网等档案网络体系，完善了信息化设施设备。安全管理方面，档案库房安装“安全保护智能管理平台”，配备恒温恒湿控制、消毒灭菌、新风和电子巡更、自动防盗、库房灯光检测等7大系统，实现全方位计算机网络智能控制。消防方面，采用高压细水雾设备，机房采用气体灭火。网络方面，局域网、政务内网均加装防火墙、漏洞扫描设备和上网行为管理设备，可实时进行网络终端监管、安全审计，全方位构建数字档案馆的安全“硬屏障”。2015年9月，新馆正式投入使用。

二、聚焦多网合一实现体系化互通

秦皇岛开发区档案馆确立数字档案馆采用“三网四库四平台”的设计理念。“三网”是指内部网（档案政务专网）、政务网（行政内网）、互联网（外网）3个网络数字档案馆应用平台。内部网（档案政务专网）承担数字档案馆内部档案数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作；政务网（行政内网）主要用于数字档案馆的档案数据在线移交接收和查档利用；互联网（外网）是数字档案馆与社会公众互动的平台，承担信息服务、跨馆查档等功能。“三网”严格实行物理隔离，采用高性能路由器与汇聚交换机进行组建，每个网络通过VLAN技术划分网络区域，网络主干线路采用千兆光纤进行连接。内部网（档案政务专网）、政务网（行政内网）安装防火墙和上网行为管理设施，有效保证网络安全。“四库”是指档案目录数据库，档案原文数据库、照片档案数据库和现行文件数据库，各数据库建设均采用统一数据库、模拟分库的形式，支持多库管理，可实现文书档案、照片、多媒体、现行文件等各种门类的档案统一检索。“四平台”是指档案存储管理平台、档案采集与数字化加工平台、电子档案在线管理平台、电子公文交换平台。“三网四库四平台”成功构建了数字档案馆三位一体的网络框架，通过政务网（行政内网）实现区域档案业务的一线通、全覆盖，实现电子公文文件的无遗漏自动收集、存储、管理和利用，以政务网（行政内网）公文交换为载体，将数字档案馆、数字档案室、公文交换有机地融合在一起，实现了档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化。

三、着眼资源整合夯实信息化基础

秦皇岛开发区档案馆坚持“存量数字化”、“增量电子化”同步推进。严格落实“存量数字化”要求，全面开展馆藏传统载体档案数字化和进馆档案数字复制件接收工作，连续八年大规模开展馆藏档案数字化工作，建成涵盖全部馆藏的目录数据库和全文、照片、音视频数据库。建立数字档案资源总库和管理库、利用库、长期保存库，馆内所有目录数据著录准确，馆藏档案实现机读文件级目录100%，文书档案原文数字化率100%。严格落实“增量电子化”要求，在完成纸质档案搜集整理的同时，重点以电子档案在线管理平台、电子公文交换平台为主载体，对各部门电子文件实行前端控制，改变了过去先完成目录数据再扫描加工的数字化流程，确立了“资源优先”为原则的加工方案，优先扫描档案内容后再整理目录。经过连续几年的不懈努力，馆藏应数字化档案的数字化率不断跃升。截至目前，开发区档案馆接收各门类电子档案和数字化成果1211.55GB，档案数字资源总量较2015年建馆初期的3.1GB增长近390倍。

四、立足共建共享突出集约化利用

秦皇岛开发区档案馆积极创新服务理念，推行集约式“档案综合库房”管理模式，努力实现案卷资料全入库。充分发挥开发区行政管理体制特点和办公相对集中的优势，依托区级综合档案馆在设备、设施方面的整体优势，建设500平方米独立分区综合档案库房，由档案馆集中安装密集架、库房安全管理设备。综合库房实行分区独立管理，区内各单位档案可以进馆或寄存的方式进行保管，由档案馆库房管理员和各单位档案员进行双认证出入库管理，由区档案馆进行统一日常管理。集约式“档案综合库房”投入使用后，入驻单位逐步增多，从最初的无人问津、积极动员，发展到现在的一库难求，截至目前，综合库房已有农村工作局、第三公证处、开发区工商分局、国土资源局、人力资源管理局、组织部、审计局、财政局等12家单位进驻，区档案馆除负责提供实体档案保管的同时，还向入驻单位提供档案数字化扫描场所、电子设备及项目监控等一系列“管家服务”。集约式“档案综合库房”管理模式的应用，既实现了实体档案与电子档案的有机结合，为档案专业化管理、全信息化管理奠定基础，也为区内各部门提供了安全、便利的实体档案存放场所，从根本上解决了各部门实体档案无处存放、无专业人员管理的难题，一定程度上减少了各部门档案管理的经费投入，节约了管理成本。同时，在一定程度上对区内各单位档案管理做到了系统统一、标准统一、管理统一，有利于档案资源的有效整合、长期保存和共享共用，极大地提升了区域档案整体管理水平。

五、靶向馆室共建打造高端化平台

秦皇岛开发区档案馆把“电子档案在线管理平台”作为数字档案建设的重要载体，以区域档案馆室电子化同步共建、分级管理技术为核心，整体规划区级档案馆、各单位档案室信息化建设，按照条块结合、互联可控、分级管理、统一维护的原则同步共建，构建区域两级数字档案馆室集群和档案馆室电子化管理平台体系。档案馆通过档案权限分配，跟踪项目进展，管理数字档案信息，同时，可通过中心数据库对多门类数字资源进行整合，极大地提高了工作效率。立档单位通过建立各自的虚拟档案室，实现本单位数字档案信息在线管理和文件在线收、管、存、用。截至目前，全区7个单位建立数字档案室，占比达55%。档案查阅单位和个人可在区内不同业务查阅大厅登录系统，进行档案检索。“电子档案管理平台”的应用，既减少了立档单位在软件开发与维护方面的费用，也减少了档案馆在档案数字化加工的开支。同时，还满足了档案馆中心数据的增量需求。截至目前，秦皇岛开发区档案馆已全面建成涵盖全部馆藏的文件级目录数据库（含寄存档案），档案门类涵盖文书档案、照片档案、会计档案、工商档案、土地档案、社保档案、医保档案、地籍档案、扶贫档案、新冠疫情防控档案等近40个门类。同时，随着信息技术的不断发展，依托数据超融合技术，利用现有硬件设施对服务器进行集群建设，使“电子档案在线管理平台”性能更稳定、安全、可灵活扩展、备份、冗余，确保数字档案馆系统安全运行。

六、聚焦快捷高效提供便利化服务

秦皇岛开发区档案馆始终以数字档案馆标准为工作指南，持续推动档案工作从单纯的管理档案信息本身向管理与信息活动有关资源的综合管理方向转变，实现了档案服务利用从分散、孤立、局部的被动信息服务向系统、整体、全局的主动服务转变。在联通档案馆资源端和利用端的快速交流方面，设计了高效便捷的利用端口，设置了利用登记注册、利用接待管理、利用审核审批、目录及全文检索、内容数据阅览、数据打印输出等功能，利用数字档案馆系统实现了档案鉴定划控、发布审批、编研利用质的飞跃，也为利用者提供了方便，档案利用率不断提高。自2021年加入河北省民生档案共享以来，就曾数次为市民提供紧急远程服务。据统计，近3年来通过数字档案馆平台共享共接待查档利用近3000人次，2019年、2020年、2021年查档利用人次分别为926人次、891人次、1096人次，是建馆初期年度查档利用的近8倍，平均每件5秒完成查档，大大提高了查档工作效率。