云南省档案局（馆）自2009年开始实施档案数字化战略。在国家档案局的关心指导和云南省委省政府的重视支持下，经过10余年持之以恒的推进，2019年12月，云南省档案馆数字档案馆通过国家档案局组织的系统测试，是省级档案馆中建成全国第三家、中西部地区第一家的全国示范数字档案馆。到2021年末，云南省档案馆（以下简称“省馆”）馆藏档案数字化量达1.31亿页，数字化率超过87.8%，居全国省级档案馆前列，构建了规模大、类型多、特色鲜明的档案数字资源，系统平台配套完善，查阅利用方便快捷，档案数据化初具规模。

主要做法

    一、坚定战略方向夯基础重实效

云南地处祖国西南边疆，交通不便、信息较为闭塞、经济欠发达，制约各项事业发展的因素较多，建设数字档案馆面临资金、技术、人才、经验短缺，馆藏数量巨大，基础业务薄弱，档案信息化建设滞后等重重困难。2009年，在全面分析发展形势后，云南省档案局（馆）坚信数字化是档案事业发展战略方向，更是欠发达地区档案工作创新发展的重大机遇，只有实施数字档案馆建设，才能实现档案事业跨越发展。省档案局（馆）立即全力推进数字档案馆建设规划和可行性研究，仅用2个月时间就编制完成了建设规划并获省政府批准，2个月后又完成了可行性研究报告编制并通过专家论证。省财政当年即安排省馆数字档案馆建设经费，并连续11年保障投入，先后投入专项资金7500余万元。省馆数字档案馆建设带动省重要档案和电子档案备份中心建设，累计投入经费3700余万元，并推动省馆的数字档案馆运维、档案征集、档案文化产品开发等经费列入预算，构建起稳定的经费保障。省馆数字档案馆建设以规划为基础，为争取支持提供了科学依据；以规划为指导，有力保障了建设工作系统性、协调性；以规划为支撑，确保了建设绩效。

云南省档案局（馆）量力而行，突出实效，循序渐进推进数字档案馆建设。在档案数字资源建设方面始终坚持高标准、高质量、低成本原则，绝不重复建设和浪费资金。在软硬件方面，根据IT产业特点，不追求“一步到位”，坚持满足实际需要以及确保适度后续发展能力的原则，把钱用在刀刃上，把技术体现在实用上，把进步搭建在发展上，确保数字档案馆建设与经济社会发展相适应。

    二、坚持存量优先突出资源建设

由于各地现实条件差异较大，云南省档案馆数字档案馆建设不可能照搬发达地区已有经验。云南省档案局（馆）立足实际，充分发挥档案资源系统完整、少数民族文化鲜明、边疆特色突出的独特优势，将数字档案资源作为数字档案馆建设核心内容，先后投入5000余万元（占省馆数字档案馆建设总投入的2/3以上），全力推进各类档案数字化工作。

自2009年以来，省馆坚持每天开工10余个小时，每周工作6天，以每年不少于1000万页的进度，全力推进馆藏纸质档案数字化；使用专业设备，精细操作，完成近4万张照片和近1800盘录音录像馆藏档案100%数字化；制作近1500万条档案文件级机读目录，实现馆藏档案100%全覆盖。建设和应用音视频档案采编系统，自2010年以来连续15年采集中央电视台有关云南的报道以及云南电视台有关省委省政府公务活动的电视新闻，有计划采集云南特有少数民族、中国远征军、抗战老兵、滇缅公路筑路人等30余个专题的口述历史，征集了大量脱贫攻坚和新冠肺炎疫情防控的音视频和照片，累计采集音视频122万分钟，音视频档案成为档案资源建设的重要组成部分。采集复转军人、云南陆军讲武堂名录、滇军抗战阵亡将士名录、云南土司世系、馆藏民国档案人名目录、全省馆藏婚姻档案、全省民国档案文件级目录等500余万条数据，构建贴近民生和方便学术研究的档案专题数据库群。省馆数字档案资源已全面覆盖清末以来云南历史各时期，构建起规模庞大、系统完整、独具特色的云南数字记忆。

    三、精细科学管理数字化质效并进

档案数字化工作关键是做到精细科学管理，实现“高质量、高效率、保安全”。在档案数字化初期阶段，面对综合错误率徘徊在5%左右，难以突破的困局，省馆坚持求真务实，积极探索质量管理方法，抓实档案数字化成果质量验收这个要点，不断分析研究，实事求是找问题，不断自我否定，反复改进方法，最终确立以“确保成果无限趋近于零错误”为目标，以“同步验收、100%检查、100%改错”为基本要求，以“人工验业务、软件检参数”为基本方法，建立“加工公司全面检查、监理公司全面检验、数据接收部门完整检测、监管人员定量抽核、监管部门随机督查”的工作体系及压力传导机制，形成严密的质量验收工作体系，成功化解顽疾，确保了档案数字化成果的高质量。除按规定做好各种管理登记外，省馆创新建立“全流程时限监管”的管理方法，通过专门管理工具，串联档案进、离场及数字化加工、质量验收、数据移交入库等关键节点，以50卷（盒）档案为1个监管批次，对各节点工作的完成时限进行跟踪监管，不但将人均日合格成果产出量提高50%左右，还同步对档案安全及质量管理工作进行精准监督，实现档案数字化工作安全、高质、高效、协调推进。

    四、强化开发利用优服务广拓展

云南省档案局（馆）始终坚持以档案利用和服务为导向，不断推动数字档案馆建设向纵深发展，将档案数字化成果及时提供利用纳入档案数字化加工、目录制作、专题数据库建设等项目竣工验收内容，确保做到“数字化完成之时就是提供利用之日”。 

为确保安全高效地提供利用数字档案，云南省档案局（馆）与省保密管理部门共同建立数字档案开放鉴定工作机制，不断细化数字档案开放鉴定业务规范，抽调经验丰富的人员组建工作部门，规范有序地实施数字档案开放鉴定工作，并顺利完成对109个全宗267万件数字档案的鉴定。

云南省档案局（馆）将档案的方便快捷查阅利用作为数字档案馆的优先建设内容，将档案利用服务水平作为检验数字档案馆建设成效的重要指标。改造查阅大厅，部署便于使用的档案查阅服务子系统，并配备近40台计算机作为查阅终端，查档服务主要使用数字档案，原则上不再使用纸质档案原件，使查档服务方便快捷、高效安全，2018年和2019年年利用人次增幅均超过60%。

云南省档案局（馆）坚持以档案开发利用的需要指导数字档案资源建设，不断提高档案资源的丰富性、系统性和可用性。以“云南记忆”为品牌，开发档案文化系列产品；围绕中心工作、重大事件、云南特色产业、特色文化和近现代历史，编撰《档案信息参阅》、编辑出版图书、制作电视纪录片、举办展览等，扎实开展档案开发利用。

    五、建强人才队伍重科技推创新

数字档案馆建设过程中，云南省档案局（馆）深刻体会到最关键的是人才。为此，云南省档案局（馆）不断加大投入，有序开展业务培训和专业技术培训；先后组织数十人到美国、新加坡、中国香港等地学习电子文件管理、口述历史技术与方法等；先后遴选、招录数十名具有较高的信息技术应用能力的年轻干部。同时，云南省档案局（馆）注重在数字档案馆建设实际工作中提高队伍素质，对处级干部数字档案馆建设的理论水平进行考核，不断提升业务骨干对数字档案馆建设的理解层次和统筹规划能力。档案人员素质得到明显提升，全省有3人入选首批全国档案专家。 

数字档案馆建设要用科技突破难题，用创新丰富内涵。开展数字档案馆建设以来，云南省档案局（馆）围绕实际工作需要，以本单位人员为主要研究力量，积极开展档案科研，先后承担20余个档案科技、社科、决策咨询等课题，其中有10个课题获得国家档案局优秀科技成果奖励，这些课题大多与数字档案馆建设相关，并投入实际应用，有效解决了档案数字化质量管理、民国档案目录制作等方面的难题。早在2009年，云南省档案局（馆）在开展数字档案馆建设可行性研究中，在全国率先明确“档案数字化既要满足网络查阅的需要，还要满足档案保护工作需要”的双目标，确立了“高标准”“便利用”的技术标准和方法，以及“重要部门全宗优先，按全宗整体推进，全面数字化”的原则。省馆探索建设民国档案人名专题数据库，试验性地从1个全宗近万卷档案逐页采集了190万条数据，大幅提高档案查找的精准度，展现出强大的档案资源挖掘能力，为档案管理找到了新方向。

主要成效

    一、实现档案精细安全管理，推动业务工作转型升级

省馆通过实施数字档案馆建设，实现馆藏档案精细安全管理，推动档案整理、统计、保管、保护等业务工作转型升级。省馆在馆藏档案100%制作文件级机读目录和逐件逐页数字化过程中，进一步充实档案目录和规范档案基础业务，同步登记破损档案、特殊载体档案和照片、邮票等信息，将以“卷”为单元的手工管理转型升级到以“件”为单元和以“页”为统计单位的精准管理；根据档案数字化进度，对30余万卷已数字化档案进行封存保管，科学安全保管水平得到整体提升；全面掌握破损档案情况，科学制订档案抢救保护计划，投入1000余万元配备专业设备，建设近1000平方米的档案抢救保护中心，修复破损档案1.6万卷70余万页。2019年，省馆获批建设国家重点档案区域性保护中心，云南档案保护工作迎来新的发展机遇。

    二、增强数字档案管理能力，更好承接新时代档案工作

省馆在数字档案馆系统建设中配备基础网络、动力保障、环境和安防管控等设施设备，购置29台服务器及6套388T存储设备，建成1个符合标准的中心机房；建成面积达3000余平方米的全省重要档案及电子档案异地备份库，配置2台近线备份服务器及710T存储设备、8台专业离线硬盘储存柜及2台电子档案“数转胶”设备和缩微胶片库房，形成近线、离线、异地、异质备份等互为支撑的数字档案备份体系；电子文件归档与移交进馆系统已实现省级机关全覆盖，纸质档案与数字档案同步移交进馆；紧跟电子文件应用的发展变化，完善有关系统功能，不断探索电子档案接收进馆新模式。2021年，云南税务征管电子档案单套制管理试点工作经国家相关部门批准通过验收，省政务服务类电子档案单套制管理试点档案移交进馆对接工作已进入测试阶段，省级机关电子文件在线归档和移交进馆系统也在不断完善之中。省馆即将迈入以电子档案管理为主体的时代。

    三、全面提升档案服务水平，拓展档案工作领域

省馆通过实施数字档案馆建设，档案利用与开发效率大幅提升，档案查阅利用人次逐年增加，“分钟级”完成档案利用服务已成为常态；近5年出版档案文化书籍30余册，平均编写时间从过去2年左右缩短为半年。数字赋能档案资源开发，有力拓展了服务手段，推动档案共享利用。省馆先后向省委办、省政府办、省委组织部、云南大学、云南师范大学等提供数万件数字档案；不断吸引地方政府、高校、博物馆等前来合作，共同举办展览、出版书籍、制作专题片、开展学术研究等，不断扩大档案文化的受众和影响力。老党员口述历史短视频在主流网络媒体平台上发布，点击量超过4000万，已作为云南中小学、中高职学生思政教材。基于扎实的档案开发利用工作支撑，2018年，云南省档案局申报的“南侨机工档案”成功入选《世界记忆亚太地区名录》，实现云南全面参与世界、亚太、中国3个记忆工程的新突破。

云南省档案馆虽已建成“全国示范数字档案馆”，但未来的任务依然繁重。下一步，云南省档案局（馆）将主动作为，创新方法，埋头苦干，抓住电子文件深化应用的机遇，抓实电子档案管理，进一步加强档案专题数据库建设，丰富互联网服务，拓展人工智能技术应用，优化数字档案资源使用体验。充分发挥省馆示范作用，引领推进全省数字档案馆建设，推动云南档案事业转型升级，实现高质量发展。