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勇立潮头争一流 砥砺前行谱新篇——江西省丰城市档案馆打造全国一流县级综合档案馆工作纪实

 岁月无声,档案留痕。近年来,江西省丰城市档案馆以干部队伍建设为抓手,以馆藏档案信息化为着力点,以服务群众精细化为出发点,着力补上基层档案工作中的短板弱项,不断提升档案服务中心、服务群众的能力,积极打造功能先进、服务全面、管理精细的全国一流县级综合档案馆,奋力开创基层档案工作新格局。仅2015至2018年,丰城市档案馆就荣获省级以上荣誉12项,更于2019年被评为全国档案系统先进集体。

 以作风建设常态化为落脚点打好干部管理“组合拳”

 丰城市档案馆为江西省6个省直管县级档案馆之一,内设办公室、保管利用股、业务监督指导股、信息股4个股室,在职干部共15人,其中40岁以下8人,本科以上11人,计算机信息专业3人。近年来,丰城市档案馆将专业化档案人才作为工作的第一资源,严格干部日常教育管理,倡导档案干部把“工匠精神”融于岗位、融于日常,积极开展教育培训,提高档案干部的政治素质和业务素质。

 一直以来,丰城市档案馆始终坚持“档案工作姓党”,将加强干部职工政治理论学习作为干部培养的基石,开展了常态化学习活动,如,每月举办党的理论知识学习座谈,领导干部定期与普通干部谈心座谈等,提升干部的党性修养,确保干部始终坚定不移听党话、跟党走。除了加强政治理论学习,丰城市档案馆建立了干部每周轮流授课机制,定期开展档案管理、数字化技术、保密法规等业务知识的集中学习研讨,营造比、学、赶、超的良好氛围,帮助干部养成自觉学习的良好习惯,提升干部专业素质。

 实行制度化管理是丰城市档案馆各项工作有序推进的基本保障。丰城市档案馆不断建立健全档案资料编研、抢救、接收、整理、保管、利用、数字化和群众查档接待等各项工作制度,明确工作流程,完善操作细则,将各项工作责任落实到人,使各项工作行之有矩、动之有规;制定火灾、地震等突发事件应急预案,定期开展安全隐患排查和应急演练,确保档案安全万无一失。

 此外,丰城市档案馆聚焦保管利用、业务指导、数字化建设等主要工作,完善工作考勤、调度、督查、监督等各项机制,根据工作性质、岗位差异、业务强度等指标,科学设置年度考评分值,并将考核结果与干部年度考核、政府绩效奖金挂钩,通过差异化考核打破“大锅饭”,让干与不干不一样、干多干少不一样、干好干坏不一样,激发干部担当作为、创先争优的热情。

 以馆藏档案信息化为着力点构建档案应用“新高地”

 档案资源的有效利用是档案工作的落脚点,而档案信息化是实现档案资源集成共享、统一管理、高效检索和方便利用的有力抓手。丰城市档案馆以数字档案馆建设为契机,积极争取领导支持,加大资金投入,严把工作程序,以馆藏档案信息化为着力点,推进档案服务提质增效。从2014年开始,丰城市档案馆投入档案数字化及数字档案馆建设资金695万元,按照存量档案逐年数字化、进馆档案同步数字化的原则,全文扫描712.6万画幅,馆藏档案数字化率达91.3%,馆藏档案无纸化查档率达99.1%。

 档案数据的完整性和准确性是衡量档案信息化工作质量的关键指标。丰城市档案馆在数字化工作中严把“录入关”,对涉及重要信息的档案目录进行补充完善,在会议研究议题等档案目录中增加人物、事件、地名等关键字,在职务任免、先进表彰、知青下放、招工、党员名册等档案目录中增加具体人名,并根据文件标识和上级规定,进行密级鉴定,确保档案信息安全。同时,为保证档案关键信息检索的可靠,丰城市档案馆对各类花名册中涉及人名的著录进行页面拆分,使人名检索精确到具体页面,提升了档案信息查找效率;安排专业外包公司,根据实体档案比对档案目录数据和档案全文数据是否相符、人名录入是否准确等,确保档案目录数据与档案全文数据准确一致。

 以服务群众精细化为出发点实现资政为民“零距离”

 丰城市档案馆将群众满意作为档案工作的出发点和落脚点,积极担当作为,大力开展档案工作“三个百分百”工程,主动承诺查档需求“五分钟办结”,着力提升档案工作服务中心、服务群众的能力和水平。市档案馆积极破解市、乡两级档案管理的体制机制难题,将档案工作纳入全市党政机关事业单位负面清单进行管理,档案经费统筹纳入市级财政预算,配合市委办督查室、市政府办督查室进行实地督查,并将督查结果纳入各单位年度绩效考评,确保民生档案资料完整、移交及时,做到进馆民生档案应交尽交。

 工作中,丰城市档案馆将婚姻、土地山林权属、招工调资等关乎群众切身利益的民生档案摆在档案数字化工作的首位,建立市档案馆与民政、农业农村、退役军人事务、行政审批服务等民生部门的联席会议制度,共同组织精干力量开展相关民生档案数字化工作,确保数字档案真实、准确,民生档案100%实现数字化。

 同时,丰城市档案馆坚持工作前移,对脱贫攻坚、棚户区改造、土地确权等重要民生工作,主动提前参与档案收集与整理,制定档案整理细则,定期开展实地督导调研,确保档案资料规范、完整,有效解决了部分工作中重复填表等问题,进一步提升了全市基层档案管理水平。2015年开展数字化建设以来,丰城市档案馆共接待查档群众近2万人次,查阅档案5.7万余件,复印档案资料18.3万余页,“五分钟办结”率达99%。

 战鼓催征马蹄疾,千帆竞发新潮涌。丰城市档案馆将以现代化新馆的建设应用为新起点,围绕中心、服务大局,主动作为、勇争一流,继续发挥爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府公开信息查阅中心、电子档案备份管理中心功能,奋力谱写新时代档案事业发展新篇章。

原载于《中国档案报》2020年11月23日 总第3606期 第一版