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专业档案工作
劳动就业和社会保障领域专业档案工作现状

2004年中央经济工作会议提出:“积极扩大就业,努力完善社会保障体系,逐步理顺分配关系,加快社会事业发展,是维护群众利益、促进社会公平、构建社会主义和谐社会的重要任务”。然而纵观全国劳动就业和社会保障领域,档案工作已经落后于各项业务工作的开展。在劳动就业和社会保障工作成为全年经济重点工作的大背景下,相关专业档案工作应当开拓创新,急起直追,尽快跟上时代发展的步伐。

劳动就业和社会保障领域专业档案工作可分为三个方面:

一、劳动就业专业档案方面

劳动就业专业档案主要包括企业职工、劳动监察、劳动争议、劳动力市场等项。

从全国情况看,就业和再就业工作稳步推进。截至9月底,全国实现城镇新增就业人员774万,完成全年目标任务(900万人)的86%,有385万领取了《再就业优惠证》的下岗失业人员实现了再就业,完成全年目标任务(500万人)的77%。而做为保障职工切身权益、记录职工劳动状态的企业职工档案管理规定却仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理工作规定》。尽管《企业职工档案管理工作规定》在该项专业档案管理方面发挥了重要作用,但随着社会主义市场经济的深入发展,该项制度中的部分条款已经不适应现实工作的需要,亟需修改。例如企业职工档案的归档范围、管理形式、交接流转问题等等。“辽宁省企业职工档案管理状况调查报告”指出,虽然全省国有企业职工档案管理普遍比较规范,但在大多数已破产企业、民营企业和外资企业以及个体经营者中,职工档案的管理基本处于随意状态,存在诸多问题,如管理分散、缺少监督机制,基础设施普遍较差,档案内容缺失严重,转递手续不健全等。

在企业职工档案管理方面,吉林和辽宁省先行一步,他们分别于去年年1月和11月下发新的企业职工档案管理规定。两项规定均调整了归档范围。吉林还增加了诚信档案等新内容,并将企业建档纳入了行政许可范围。长春市档案馆在去年底将市劳动和社会保障局涉及100万人的工人调配档案提前接收进馆。在全馆工作人员的共同努力下,苦战两个月,在去年春节前建立了工人调配档案数据库,数据条目达100万条。这一举措为当地下岗职工查找相关情况、出具证明、接续劳动关系提供了极大便利,受到了当地职工的热烈欢迎。

随着就业与再就业工作的进一步加强,提高失业管理和失业保险的宏观决策水平成为各级政府和劳动部门的重要举措。因此,劳动和社会保障部于去年10月下发了《关于建立失业登记和失业保险监测制度的通知》,其工作目标是在进一步完善劳动力市场信息系统的基础上,依托“金保工程”信息网络,在2006年实现全国范围内市、省、中央三级劳动保障部门对登记失业人员和领取失业保险金人员情况的情况监测,为各级政府的宏观决策提供支持。而截至目前,劳动力市场专业档案的管理工作方面还没有相关规定。

吉林敦化市借鉴社区劳动保障站的模式,建立了农村劳动力资源档案、农村剩余劳动力培训输出档案、农村剩余劳动力转移输出去向档案。具体实施是由村委会对劳动力资源情况进行分类汇总,设立了各种台帐,包括农村富余劳动力资源台帐、就地转移人员台帐、劳务输出人员台帐、农村富余劳动力求职台帐、农村富余劳动力培训意向台帐。同时各村还建立了劳动力资源信息库,对本村劳动力进行动态管理。目前已经有300个村的10.7万人纳入其中。

去年上半年,各地劳动部门积极开展了劳动争议处理工作。截至6月底,各级劳动争议仲裁委员会共立案受理了劳动争议案件13.47万件,涉及职工人数47.7万人;处理了13.29万件,结案率92.1%。然而,一些用人单位违反劳动保障法律、法规和规章,侵犯劳动者特别是近年来侵害农民工合法权益问题仍比较突出。目前广东省将设置独立于行政和司法机关的劳动仲裁机构。此举既有利于提高劳动仲裁结果的公信力,提高维护劳动者利益的力度,也有利于劳动仲裁专业档案工作的开展。国务院发布的《劳动保障监察条例》也将于去年12月1日起正式生效。因此相关专业档案研究应当更具有急迫感。

二、社会保险专业档案方面

社会保险是社会保障体系的核心部分,包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险。社会保险专业档案与之相对应。

去年9月12日至18日,国际社会保障协会第28届全球大会在北京成功举办。这次国际社会保障大会的主题就是“社会保障:确保社会公平”。从国际情况看,社会保障在各国经济和社会生活中的影响越来越大,已经成为市场经济不可或缺的重要支柱,发挥着社会的“稳定器”、经济运行的“减震器”和实现社会公平的“调节器”作用。

《中国的社会保障状况和政策》白皮书的有关数据显示:2003年,全国基本养老参保人数达1亿5506万人,失业保险为1亿373万人,基本医疗保险为1亿902万人,工伤保险4996万人,生育保险3655万人。而在相关专业档案管理方面,社保部门形成的文件材料数量巨大但管理失衡,管理规章制度亟待建立健全。因此,我处将与劳动和社会保障部进一步合作,就社会保障专业档案的管理与流向归属问题进行研究。

去年8月,山东省档案局联合省社会保险事业局联合下发了《山东省医疗保险档案管理暂行办法》,并在东营、潍坊等四个地区进行试点的基础上在全省范围内推开相关档案。此前,该省社保局印发文件,对全省医疗保险经办机构和定点医疗机构实行目标规范化管理考核,推动各级医疗保险经办机构努力达到管理服务标准化、经办流程规范化、干部队伍专业化、信息网络科学化,医、保、患关系协调,实现多层次医疗保障体系健全完善的目标。目前,部分地区已经初见成效。东营市医保处设立了专门的档案管理机构,整理了定点医疗机构档案、医保支付档案等类约5000卷。

三、社会救助专业档案方面

社会救助体系包括社会福利、优抚安置、社会救助和住房保障等。去年9月,民政部召开的推进城乡社会救助体系建设工作会议上,提出了“单项突破,系统完善,点上突破,面上扩展,大力推进城乡社会救助体系建设,全面提高社会救助工作整体水平,切实保障困难群众的基本生活,维护社会稳定”的工作思路。社会救助体系专业档案工作也应当加快步伐。

在社会救助体系中,城市最低生活保障制度是规范化、制度化程度最高的工作之一。截至去年11月,全国就有949.8万户、2204.3万人享受低保待遇,城镇最低保障金支出152亿元。城市低保档案是街道办事处、居委会、城市居民在低保申请、审批、发放、管理过程中形成的具有保存价值的历史记录。低保档案真实记录了低保政策的落实情况,反映了享受低保待遇家庭的状况,是决策低保资金发放的依据,是低保工作的基础。低保档案体现了党和政府通过低保待遇对这些贫困家庭的扶助。

目前重庆、天津、云南、吉林等地区由民政部门和档案行政管理部门联合发布了城市低保档案管理规定。我处在和民政部档案馆共同对北京、天津、浙江等地实地调研的基础上,经过共同协商,提出了进一步加强城市居民低保档案管理的具体措施。在这些措施中,我处明确了各级民政部门和档案行政管理部门的工作职责范围,以保证齐抓共管;对文件材料归档范围进行了具体规定,将属于文书档案和会计档案的部分文件材料分别归入其它种类档案的归档范围,突出了低保档案的专业特点;在保管期限确定上使用年度标识法,而且大大压缩了保管年限;对该项档案今后的归属流向我处也做了相应规定。目前这项措施正在向有关部门征求意见。

从以上劳动就业和社会保障领域专业档案管理现状来看,该项专业档案与人民群众切身利益密切相关,但管理却未能到位,亟需建立健全相关管理规章制度。(档案馆室业务指导司专业档案馆处)

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