档案特藏室建设作为一项任务被明确提出，是在２００１年全国档案局馆长会议上，而对建设特藏室的酝酿却可以追溯到上个世纪末。

    ２０世纪８０年代，随着档案的逐步开放，档案的利用工作进入了第一次高峰。上海市档案馆发现，一些珍贵档案被反复利用后，开始出现破损现象，他们参照国外及图书馆界的做法，提出了建立特藏室的想法。中国第二历史档案馆，作为集中收藏民国时期中央国家机关档案的国家级档案馆，也在上个世纪９０年代初提出了建立特藏档案库的想法，并于１９９４年６月付诸实践。中国第一历史档案馆面对藏量巨大的明清档案，也感到原来那种同等对待价值高下悬殊档案的做法不够科学也不尽合理，他们在１９９９年提出了对明清档案进行定级的想法，在起草《明清档案定级标准》时，设想定级之后对一级档案要单独建库进行管理。

    就国内档案界而言，建立特藏室毕竟是一种新尝试。２００１年国家档案局提出各级档案馆尤其是副省级以上档案馆尝试建立档案特藏室的要求后，各地档案馆普遍对馆藏进行了重新梳理，确立了进行“特藏”的内容。

    在２００４年１１月２４～２５日于济南召开的国家档案馆特藏室建设座谈会上，国家档案局副局长郭树银充分肯定了近几年各地特藏室建设的实践，提出要严格把握特藏室入选标准，属于抢救范围内的全国重点档案、入选《中国档案文献遗产名录》的档案以及实行分级管理后的国家一级档案应予优先考虑。能反映本地区政治、经济、文化、宗教等方面重要的、具有地方特色的档案也应纳入特藏室管理范围。要把珍贵、重要档案作为国家资源的核心内容，最大限度地延长其寿命，更加长久地发挥其特有的历史文化价值。

    他要求特藏室建设要以“藏”为本，正确处理“藏”与“用”的关系。只要是特藏档案，不论是开放的还是属划控范围的，都应进特藏室保管。要在绝对保证特藏档案安全的前提下，充分挖掘特藏档案的价值，为社会各方面提供利用。属开放范围的特藏档案利用，原则上不提供原件，馆藏精品展应全部制作仿真复制件。

    各地代表也对此进行了理论和实践方面的探讨。

    特藏室的定义

    中国第一历史档案馆邹爱莲认为：特藏库就是以优于普通库房保管条件，收藏保管档案珍品并实行特别管理的库房，其功能主要是保管收藏，同时也应具有宣传展示的作用。它虽是库房，但保管防护条件更高，对其藏品的利用也应有更严格的限制。它的陈列只是该库所藏档案的一小部分，不需要定期更换，但它的接待对象应严格限制。

    中国第二历史档案馆王俊明认为：特藏档案库可以定位为一种复合型库房，它既是库房又是展厅，兼有保管、利用两种功能。既可解决珍贵档案专库集中特护的问题，又化解了珍贵档案原件利用上的缺憾和矛盾。

    四川省档案馆张新认为：特，即档案的特殊，这个特殊是以档案的价值划分的，而划分标准国家、省、市（县）无法统一，只能根据各馆馆藏进行划分，划分时要有一定比例。藏，即保护上的要求，特藏档案应在安全保管措施上与其他档案有所区别，应该标准更高一些，制度更严格一些，装具更特殊一些。室，即体现在展览、陈列上，需要考虑的是“藏”和“展”的关系如何协调。

    江苏省档案馆姚军认为：叫特藏室容易使人产生误解，联想到馆库建设和展室建设，似乎是从档案保护的角度出发的。其实开展这项工作的落脚点是建好“特藏”，建议将“特藏室”建设改为“特藏”建设，有地方的可以开展，暂时找不到地方的也可以进行特藏建设，而且特藏的范围还应扩大到馆藏资料。至于“藏”和“展”的关系，似乎“藏”的成分应更大一些。

    特藏档案的入选标准

    正像会议代表所言，对特藏档案的入选标准，国家、省、市（县）无法统一，比如以一史馆或二史馆的一件明清档案或民国档案为例，在其馆内可能微不足道，但要放在省馆或市（县）馆，也许就是首选特藏对象。虽然入选标准各地不尽相同，但总的原则基本是一致的。

    天津市档案馆制定了《历史档案珍品件选材范围》，并将社会征集到的珍品档案也列进入选范围。主要标准：一是来源标准，即重要机关、机构、著名人物的档案；二是内容标准，即反映重大历史事件、内容独一无二的档案；三是形式特征标准，即年代久远或形式特征具有保存价值和文物观赏价值的档案；四是特色标准，即有浓郁地方特色的档案。

    辽宁省档案馆以政治性、历史性、全面性作为入选标准。政治性，即那些对国家民族利益有特别重要意义的档案；历史性，即在当时历史背景下有重要意义的档案；全面性，即不但要将反映重大历史事件的档案选出，还要将带有著名人物活动标记的档案选出，全面体现名人与事件的关系。

    上海市档案馆主要采取档案来源和职能的重要性原则、档案内容的典型性原则、档案的稀有性原则、档案的时间性原则。

    特藏档案的入库方式和选取程序

    青岛市档案馆的做法是，入藏档案尽可能保持一个全宗（序列）档案资料的相对完整性，即凡重要职能机构档案以全宗或目录为单位入藏；独一无二、利用率高且面临破损的地方出版物按时段入藏；对保管条件要求较高的新型载体档案资料以全宗为单位入藏；散存的个别珍贵档案尽量以卷（册）为单位入藏。

    第一历史档案馆的做法是，对那些内容特别重要且数量不多并已经集中保管的档案，采取整体选定的方式入藏；现存数量很多的文种或专题档案中一些内容特别重要的档案，可少量单件抽出入选特藏库；对散放在各处的重要档案可入库收藏或展示。

    上海市档案馆的做法是，由档案管理部门定期提出入选特藏室档案的候选目录及入选理由，由馆鉴定委员会进行审议并提出是否入选意见，由馆长最后审批。入选档案一律复制，复制件归入原全宗，原件移交特藏室。

    特藏档案的管理

    山东省档案馆采取三步管理，第一步，凡是以件为单位从原卷宗抽出的特藏档案，原件入特藏室，复制件放回原卷宗；整卷抽出的，则用代卷卡形式予以标识。第二步，对特藏档案进行单独分类、编号。第三步，进行数字化处理，已进行缩微的尽量利用原基础，其余部分全部进行扫描，为照片档案制作光盘。

    辽宁省档案馆首先制定了工作方案、入选标准、分类大纲、编目细则等规定，对特藏档案进行重新分类，同时专门设计特殊材质特藏档案装具和特藏档案工作单、代卷卡等，改善特藏室保管条件，加强对特藏档案的现代化管理，并利用特藏资源举办“馆藏珍品陈列”。

    第二历史档案馆对特藏档案库实行双人双锁制管理，进出库房要严格填写“进出库房登记”，参观时须填写审批表，由分管领导批准；利用特藏档案要经过馆领导审批，调卷量每次不超过三卷（件），使用期不得超过２４小时；特藏档案复制要经过馆领导批准，对复制件要严格登记；定期抽查特藏档案保管状况，发现问题及时处理。

    特藏档案的陈列

    山东省档案馆在挑选特藏档案时就考虑了展览的规划，把展品一并选出并制作仿真件用于布展。陈列展立足馆藏，突出地域特色。在建立特藏档案陈列室的同时，还建立了齐鲁名人、公务外事礼品、书画、声像、像章与票证等多个特色陈列室。

    辽宁省档案馆实行陈列与保管分开的原则，利用特藏档案的复制件在阅览大厅附近举办永久性展览，以提高社会对珍贵档案的保护意识。

    特藏档案室的作用

    第二历史档案馆王俊明认为，特藏档案室改善了珍贵档案的保管环境，有效维护了珍贵档案的完整与安全；将珍贵档案集中分类管理，使提供利用更快捷、准确；通过特藏档案室这个窗口，宣传了馆藏馆情，加强了交流。

    辽宁省档案馆赵焕林认为，特藏室的建立，最大限度地延长了珍贵档案的寿命；利用特藏档案进行宣传，扩大了档案馆的知名度；组织人员整理、挑选特藏档案，培养和锻炼了专业干部队伍；特藏档案打破了以往按全宗保管的概念，鉴定标准也发生了变化，促使我们在档案管理学理论上进行探讨。

    天津市档案馆陈采认为，建立特藏库，使分散在各全宗的珍品档案经分类后相对集中，更有利于档案信息资源的开发利用，解决以往档案信息不明、查找困难的局面；可以更加清楚地了解馆内应抢救的档案，现有资金的投入目标更加明确；便于管理人员熟悉档案内容，有针对性地开展利用工作；从实践上推动了档案分级管理理论的发展。

    特藏室建设需要解决的问题

    四川省档案馆张新认为，应明确特藏室的结构模式，是“展”与“藏”分开还是“展”与“藏”同在？“展”与“藏”的比例应是多少？特藏档案是永久保存的，若入藏档案不是以整个全宗进入特藏室，则有些全宗的档案将永久处于分离状态，如何解决？特藏室的安全保管条件应进一步规范，作为课题进行研究，并上升为标准。特藏室建设作为一项工作能否写进工作报告，以争取固定投资。

    山东省档案馆张奎明认为，目前特藏室建设主要依靠现有馆藏，若想进一步完善提高，必须拓宽渠道，从源头上保证其动态与活力；要打破地域封锁，解除馆际限制，加强珍贵档案馆际之间的交流，在必要时档案的陈列展览可互借互用，互做仿真件；加强与图书、博物等相关行业的合作，利用优势互补，开辟新的途径。