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2002年01月18日
各省、自治区、直辖市档案局，中央和国家机关各部委档案部门，各人民团体档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
现将《第四次全国档案统计工作会议纪要》印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。
国家档案局
二○○二年十一月十八日
第四次全国档案统计工作会议纪要
国家档案局于2002年10月24—25日在上海市召开第四次全国档案统计工作会议。来自各省、自治区、直辖市档案局从事档案统计工作的30名代表参加了会议。国家档案局副局长郭树银、上海市档案局局长刘南山出席会议并讲话。国家档案局政策法规研究司司长郭嗣平主持会议并作会议总结。
这次全国档案统计工作会议回顾了十多年来档案统计工作走过的历程，交流了工作经验，明确了今后一个时期档案统计工作的任务。与会代表一致认为，这次会议开得必要，对今后的全国档案统计工作具有重要的指导作用。
一
会议认为，自1991年第三次全国档案统计工作会议以来，全国档案统计工作无论是在制度建设、现代化管理方面，还是在发挥统计工作功能，为各项业务工作提供服务方面，都取得了明显的成效，在档案事业科学管理和决策中发挥了重要作用。主要表现在以下几个方面：
1．顺利地实施了全国档案事业统计年报制度。档案统计工作主要是通过实施《全国档案事业统计年报制度》来实现的，而实现这一制度又是靠定期填报档案事业统计年报来完成。1991年，经国家统计局批准，正式实行《全国档案事业统计年报制度》，1999年对该制度进行了修改，进一步完善、丰富了统计指标体系，为有效收集档案事业建设中各类统计数据提供了可行的手段。十多年来，各级档案部门在汇总、上报统计年报过程中，精心组织，多方努力，创造性地开展工作，为全国档案事业统计年报制度的顺利实施创造了良好的条件。在组织年报的汇总上报过程中，各省级档案部门统计工作人员勤奋工作、无私奉献，克服兼职多、工作量大、报表质量参差不齐的困难，刻苦钻研统计专业知识和计算机专业知识，为统计年报制度的顺利实施做了大量的基础性工作。
2．档案统计数据质量和统计工作水平不断提高。各地档案部门注意把提高统计数字质量当作头等大事来抓，确保反映档案事业发展的主要统计数据基本准确。在保证质量的前提下，统计工作还积极为各级领导和有关业务部门提供档案统计数据和分析资料，密切跟踪不同时期档案工作主要任务的实施情况，采用文字、表格或图表等多种形式，开展专题性、综合性的统计分析研究，所提供的有针对性的分析报告受到各级档案部门领导的充分肯定。通过利用统计数据，不仅较准确地反映了本地区档案事业发展的规模、水平和速度，而且起到了宣传成就、振奋精神、总结过去、展望未来的作用。
3．档案统计工作逐步走向制度化、规范化、法制化。随着《全国档案事业统计年报制度》的实施，各地越来越注重本地区档案统计工作规范化、制度化建设。全国大部分省（自治区、直辖市）档案局将档案统计工作列入了本地区年度工作计划，并纳入档案工作目标管理考核内容，档案统计工作的完成情况已经成为对各单位档案工作考核、评先的一项重要依据。还有一些省（自治区、直辖市）档案局积极寻求当地人大、政府及有关部门的支持配合，将档案统计工作列入本地区法规及规章建设议程，保障了档案统计工作在法制化、规范化的道路上健康发展。
4．档案统计工作的现代化步伐加快。为配合实施《全国档案事业统计年报制度》，国家档案局在全国档案系统推广使用了相应的计算机管理软件。目前，全国31个省级档案局已全部实现了用计算机进行数据处理。档案统计计算机管理软件的应用大大简化了档案统计年报的上报、汇总过程，降低了统计人员的劳动强度，提高了工作效率，保证了统计年报的质量。推广使用全国档案事业统计年报计算机管理软件，从根本上改变了档案统计工作的面貌，改变了过去大量统计数据完全依靠手工方式进行处理的状况，提高了档案统计工作水平，促进了档案统计工作向深层次的服务体系发展。
会议认为，虽然全国档案统计工作取得了很大成绩，但还存在不少问题。主要表现在：一是对档案统计工作的重要性认识不够。个别档案部门的领导对待统计工作在一定程度上依然存在用数据时急要、安排工作时次要、做起工作来不要的现象。二是档案统计工作现代化缺乏一定的技术保障。档案统计工作需要必不可少的资金和技术投入，其中技术投入包括设备投入和技术人才投入。从目前情况看，各省（自治区、直辖市）所辖县（区、旗、市）档案局统计工作现代化程度相对较低，存在着基础设施落后、经费不足的问题，绝大多数依然是手工填报。一些地区的档案部门将被其他业务单位置换下来的落后机型用于档案统计工作，这样的设备无法达到档案事业统计年报计算机管理软件要求的运行条件，难以完成档案统计任务。此外，档案统计工作岗位缺乏技术型人才。三是档案统计人员不稳定，基层档案部门统计力量不足，影响了统计年报数据质量。
二
会议指出，紧紧围绕档案事业发展的中心工作，努力提高档案统计数据质量和服务水平，加快档案统计制度改革，不断提高档案统计现代化程度，是今后一个时期内全国档案统计工作的主要任务。为实现档案统计工作目标，应着重抓好以下几方面工作：
1．努力提高档案统计数据质量和服务水平。统计工作强调“快、精、准”，其中“准”是第一位的。要确保统计数据真实、准确，各省（自治区、直辖市）档案局一方面要将着眼点放在基层，帮助基层档案部门完善各项档案统计管理制度，明确职责，建立健全原始记录和统计台账，做到数据的采集要数出有据、符合实际，经得起推敲，从源头上把住统计数据质量关。另一方面，一定要增强责任感，加强汇总前的数据审核工作，对相关数据要进行认真的推算分析，避免出现数据与数据间的逻辑错误；对反映工作阶段性进步发展的动态数据，要注意核查其连续性，防止连续性数据出现大的误差，确保汇总结果正确无误。在确保数据质量的基础上，要不断增强统计工作为各级领导和业务部门服务的意识，增强围绕不同时期档案工作重点搞好统计服务的责任感。档案统计工作要把为各级领导和各有关业务部门提供优质高效的档案统计信息服务作为出发点和归宿，不断研究提供档案统计数据利用的新方式，提高档案统计工作的服务水平。
2．加快档案统计制度改革。随着档案事业不断发展，档案工作领域出现了许多新情况、新问题。原有的档案统计年报制度存在统计调查方法单一，统计范围过窄，统计项目不足，取得数据太少等问题，不能完全满足各级档案部门领导科学决策对统计数据的需求，也不能满足事业发展的需要。为此，必须进行相应的改革，建立起符合实际情况、满足发展需要的统计年报制度、体系和方法。从明年起，国家档案局将在调查研究的基础上，加快档案统计年报制度的改革，进一步完善反映档案事业发展规模、水平的统计指标体系，新增加一些反映档案工作新情况、新发展的指标，使一些量性指标设立更具质性涵盖和前瞻性，力求档案统计指标体系更科学，更具实用性。
3．不断提高档案统计工作现代化程度。不断提高各级档案部门的档案管理现代化水平，是“十五”期间全国档案工作的重点任务之一。档案统计工作现代化是实现档案管理现代化必不可少的条件。档案统计工作担负着繁重的数据采集、数据加工和信息管理任务，理当在利用计算机和现代信息技术方面先行一步，以适应信息社会和国家信息化工作的需要，跟上全国信息化建设的步伐。
为完成好上述各项任务，会议要求各地档案部门：一要加强领导。各级档案部门的领导要充分认识档案统计工作的重要意义，进一步加强对档案统计工作的领导，将档案统计工作列入重要的议事日程，为确保档案统计工作的高质量提供所必需的基本条件。二要措施到位。各级档案部门要按照《统计法》和《档案法》赋予的职能，制定有关档案统计工作的规章和标准以及确保这些规章和标准能够顺利实施的具体措施，实现对档案统计工作的有效管理和监督。特别要加强研究制定能够充分发挥档案统计工作监督作用的具体措施，避免出现统计分工不明，重复调查，数出多门的问题，建立档案统计工作的良好秩序。三要狠抓落实。档案统计人员的素质直接影响档案统计工作的开展。建设一支既懂档案业务、又熟悉统计专业知识的档案统计干部队伍，是新形势对档案统计工作提出的要求。一方面是各级档案部门的领导要在机构、人员方面予以保证,为统计人员的业务学习和开展工作创造必要的条件；另一方面，更要强调档案统计人员应发挥自身的主观能动性。作为一个合格的档案统计工作人员，既要有高度的责任心和使命感，还要掌握多方面的知识和现代化技术，努力成为胜任档案统计工作的专业人才。
会议期间，北京、天津、河北、辽宁、上海、江苏、浙江、安徽、广东、甘肃等省（直辖市）档案局的代表进行了大会经验交流发言。
