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悠悠十三载 殷殷桃李情——兰州城市学院档案馆工作侧记

  兰州城市学院是2006年经教育部批准设置的一所省属全日制普通本科院校,位于“金城”兰州,交通便捷,四通八达,区位优势得天独厚。2015年,学院正式加入全国应用技术大学(学院)联盟,成为甘肃省首批应用技术大学试点高校。2016年,学院成为中国校企协同产学研创新联盟在甘肃省的唯一一家理事单位。2017年,教育部决定由华东师范大学对口支援兰州城市学院,两校正式建立对口支援关系。同年,兰州城市学院入选教育部“国育华渔VR世界实验室”项目试点学校。
  一进校门,“手脑并用,创造分析”8个大字映入眼帘。这是被习近平总书记高度评价,称之为“将毕生献给了中国民族独立和国家建设事业”的新西兰友人、中国人民的老朋友、著名教育家路易·艾黎教育思想的精髓,也是兰州城市学院的校训。兰州城市学院这所新兴的本科院校的前身是始建于1958年6月的兰州师范高等专科学校和路易·艾黎于1942年5月创办的培黎石油学校,历史可谓悠久。2007年8月,经甘肃省政府批准,省幼儿师范学校整体并入学院,最终形成现在的办学规模。学院秉承校训,继承发扬优良传统,以努力建设成为国内知名有特色高水平的应用型大学为目标,致力于应用型人才的培养,为甘肃经济社会发展作出了积极贡献。目前,学院已培养出各类优秀毕业生4万多名。
  兰州城市学院成立之初,档案馆就随之建立。档案馆刚建成时,只有几间房作为办公室和档案库房,仅藏有以文书档案为主的几千件档案,条件十分艰苦。经过13年的不懈努力,学院档案馆无论是在硬件还是软件上都得到很大的提升。如今的档案馆新馆位于校本部,由旧图书馆改建而成,馆库面积348平方米,馆藏档案逾7.3万卷(件)。其中,照片档案近3.8万件、实物档案150件、数字化档案近30万页250GB(吉字节)。内容涵盖原来3所学校以及兰州城市学院成立以来的党群行政、教学科研、学生学籍、基建、设备、出版、财务、声像等10类档案。
  目前,学院档案馆有5名工作人员,平均年龄超过50岁,爱岗敬业、忠于职守。他们通过外出学习培训、调研交流,不断提升自身的专业素质和水平,将学到的先进经验运用到实际工作中。建馆之初,档案馆就制定出较高的档案管理标准。在历任学院领导的关心支持和甘肃省档案局的业务指导下,他们加快步伐,以高效的档案管理和优质的利用服务,推进了学院档案工作的持续发展。
  2012年,学院档案馆通过甘肃省特级档案单位验收。2013年学院建设的“逸夫图书馆”项目档案被评为甘肃省建设项目档案管理省级示范项目。在全省历年档案管理工作检查中多次被评为“特优”,3次被授予“全省档案管理工作先进集体”称号。


建章立制 规范管理 对历史负责


  来到档案馆,档案馆馆长张亦军向记者介绍了档案管理工作情况。
  2016年,按照甘肃省委办公厅、省政府办公厅下发的《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》及甘肃省高校档案工作会议精神,校党委常委会议听取了档案馆关于修订《兰州城市学院档案管理办法》的汇报,专题研究了学校的档案管理工作,成立了由校长任主任的兰州城市学院档案管理委员会,档案馆馆长任办公室主任。档案管理委员会会议通过了重新修订的《兰州城市学院档案管理办法》,要求全校各院系、各部门按照新修订的办法开展工作。
  在此基础上,学院档案馆工作人员多方调研、集思广益,又先后修订了《兰州城市学院档案归档范围及保管期限表》《电子文件管理办法》《兰州城市学院学生档案管理细则》等一系列文件,形成了更加适合学院档案工作开展、便于实施操作的制度体系,为学院档案规范管理、现代化管理提供了制度保障。
  明者因时而变,知者随事而制。有了制度保障,学院档案馆进一步加强了对各类档案的规范管理。
  一是按照档案管理办法,整合所有档案资料。学院所有纸质档案、实物档案、声像档案、电子档案等一律由档案馆统一规范管理。档案工作人员负责保管整理,确保归档的各类文件资料、案卷、实物不遗漏丢失,归档材料格式、内容等符合档案保管要求,归档文件完整、准确、规范。此外,还制作了档案存放图,各类档案的存放位置一目了然,使档案的管理和利用更加便捷高效。
  二是加强学生档案的规范管理和转递。新生入学档案由各院系移交到档案馆时,档案管理人员对每个班级的每份档案都有明确详细的记录。不仅如此,档案馆对毕业生材料的审核、整理、归档和寄发更是严格把关,每个环节都要细致规范,确保毕业生档案各项内容规范齐全、转递信息准确无误,做到对每名学生负责。
  三是加强学籍档案的管理。在档案馆成立初期,档案工作人员便对馆藏原3所学校的学籍档案进行了核对整理。历年入馆的学籍档案包括毕业生录检表、学籍表、成绩档案表、学士学位审批表和毕业生发证登记表等。2018年,馆藏的16万多件学籍档案全部完成数字化,极大地提高了学籍认证的查阅效率。
  四是加强声像档案的征集与管理。在征集归档各类声像资料的同时,档案馆还开展了历届毕业生个人照片和班级合影照片的收集工作。现已归档整理了2009届至2018届毕业生个人照片和班级合影照片近4万张,并同步保存了数字化副本。此外,还归档整理了原3所学校和兰州城市学院成立后的教学观摩、学术研讨、国际交流和学院大型活动等方面的录像带、光盘等500余盒。
  在档案馆库房,工作人员展示了学籍档案、照片档案等档案资料。学籍档案内各种资料齐全有序规范,特别是照片档案中的班级合影,每名学生所在的位置都标注得非常清楚,为今后查阅利用提供了极大的便利。


以人为本 合理利用 为现实服务


  目录数据库和档案信息查阅系统是档案利用的基础。档案馆在学校领导的重视和支持下,建馆初期即开始档案目录数据库建设。2009年,学校划拨专项资金购买了档案管理系统软件,建立了档案信息查询系统,极大地方便了毕业学生档案去向的查询。依托兰州城市学院档案管理系统和学院办公自动化系统,学校通过对各院系兼职档案管理人员开展档案管理软件使用培训和档案规范管理业务知识培训,实现了部分院系和部门的数字文件网上归档,减少了工作程序,提高了工作效率。
  目前,档案馆每年的直接利用量达5000多人次,遇上利用高峰期,工作人员往往应接不暇。为方便快捷地满足档案利用需要,档案馆的工作人员在软件工程师协助下,编制了多种检索工具,完善档案信息查阅系统。在确认利用目的,不涉及保密、手续、身份等因素的前提下,档案馆可以在电脑上提供在线查询等服务,工作人员无需进库房即可提供各类档案的查询和利用服务。此举不仅提高了工作效率,也为档案利用者带来便利,提高了他们的满意度。
  档案利用工作在学院的教学科研、党政管理、教职员工的社保、房屋产权等方面不可或缺,在为毕业生学籍认证提供证明、为原培黎石油学校遗留的毕业证发放等工作提供原始依据方面更是作用显著。点点滴滴中,档案的价值得以充分发挥。档案馆工作人员向记者介绍了几个档案利用的事例。
  2014年5月30日,学院杰出校友、SOHO中国董事长潘石屹先生访问母校。在座谈会上,学校领导将学籍档案复制件作为纪念品赠予潘石屹。他非常激动,表达了对学校培育之恩的感谢。这背后少不了档案馆工作人员的默默付出。
  2015年12月,为顺利办理学校职工养老保险参保事宜,档案馆工作人员查阅了馆藏原3所学校上千件自1958年以来的相关档案资料,核准复印了在职、退休职工500余人的聘任以及退休档案资料,为学校教职工移交社保、办理养老保险提供了真实有效的依据。
  2016年12月,1989届毕业生余某因工作单位对其教师资格证进行重新审核,而其个人档案中缺少心理学、教育学成绩以及实习成绩,导致其教师资格证审核无法通过。如没有相关成绩,他必须参加几天后的教育学、心理学统一考试。余某本人已近50岁,又没有做好复习准备,心情十分沮丧。无奈之下,他抱着试一试的态度来到档案馆,请求帮助查询并提供证明。为此,档案馆工作人员加班加点,查阅了原兰州师专1988年、1989年的学籍档案,终于在原始记载中查找到了他的相关成绩,为其提供了复印件并加盖档案认证专用章,帮助余某顺利通过了相关审核。
  编史修志是各级档案馆的一项重要工作。兰州城市学院档案馆利用馆藏档案资料参与编撰校史、大事记、制度汇编等,为学院各院系、各部门及师生提供档案信息服务,先后在《兰州城市学院大事记》《兰州城市学院组织机构》《兰州城市学院学术活动》《兰州城市学院档案馆学术交流论文汇编》等文献资料的编纂中发挥了重要作用。此外,档案馆还为学校校史馆、路易·艾黎纪念馆的建设提供了许多宝贵的原始档案资料。
  亲身经历并见证了兰州城市学院档案馆13年间的从无到有、从小到大,张亦军感慨地说:“档案管理工作是一项基础性工作,随着兰州城市学院办学规模的不断扩大,档案管理工作在学院中的地位和作用日益突出。”他表示,丰富馆藏内容,避免馆藏档案损毁,更好地服务档案利用者,是档案人不变的初心,学院档案馆还将进一步优化档案服务功能,不断完善制度建设。
  档案是过去时,档案工作永远是进行时。
  我们相信,兰州城市学院的档案管理水平会越来越高,档案馆的功能作用会不断拓展,档案服务手段也将越来越丰富。

  原载于《中国档案报》2019年4月1日  总第3354期  第一版

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